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Natsana stärkt Datenschutz & Finanzen mit heyData & Candis

Image success story Natsana heyData Candis

Wie hat Natsana, ein Anbieter von natürlichen Nahrungsergänzungsmitteln, durch die Zusammenarbeit mit heyData und Candis seine Datenschutz- und Finanzprozesse verbessert?

Natsana, eine treibende Kraft in der Nahrungsergänzungsmittelbranche, steht seit jeher für Qualität und Zuverlässigkeit und revolutioniert den Markt, indem es drei der erfolgreichsten und am schnellsten wachsenden Marken – Natural Elements, Nature Love und Feel Natural – unter einem Dach vereint. Natsana ist es stets gelungen, auf die sich ständig wandelnden Anforderungen seiner Kunden zu reagieren und seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Mit der Mission, den Markt für Nahrungsergänzungsmittel zu transformieren, hat sich Natsana dem Ziel verschrieben, Transparenz, Qualität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Konsumenten zu bieten, die ihr Wohlbefinden durch natürliche Lösungen verbessern möchten.

„Die Notwendigkeit einer Lösung wie heyData und Candis war von Anfang an offensichtlich. Bei der Verarbeitung von Kundendaten war der Datenschutz oberste Priorität. Der manuelle Rechnungsgenehmigungsprozess erwies sich als zeitaufwendig, und wir suchten nach einem effizienten Weg, Rechnungen für die Buchhaltung vorzubereiten, insbesondere mit Blick auf die DATEV-Schnittstelle.“ 

Lea Kehrmann

Referentin des CFOs bei Natsana

Auf ihrer Mission, die Branche zu revolutionieren, sah sich Natsana mehreren betrieblichen Herausforderungen gegenüber, die eine umfassende Lösung erforderten. Die komplexe Aufgabe, mehrere Submarken zu einer einheitlichen Entität zusammenzuführen und komplexe rechtliche sowie finanzielle Prozesse zu koordinieren, stellte eine erhebliche Herausforderung für Natsana dar. Lea Kehrmann, CEO von Natsana, erzählt uns mehr darüber, wie die Kombination von heyData und Candis ihre Operationen optimierte und das Unternehmen besser in die Lage versetzte, seiner Mission zu dienen.

Candis ist eine cloudbasierte Automatisierungslösung für Rechnungen, die Unternehmen ermöglicht, ihre Verarbeitungsabläufe zu optimieren, einschließlich der automatischen Extraktion von Rechnungsdaten, der nahtlosen Zuordnung zu entsprechenden Bestellungen oder Belegen und der effizienten Vorbereitung von Rechnungen zur Genehmigung und Zahlung. Als vertrauenswürdiger Experte auf diesem Gebiet ist Candis darauf ausgerichtet, Unternehmen Zeit und Ressourcen zu sparen und den Bedarf an manuellen Eingriffen in die Finanzverwaltungsaufgaben zu reduzieren.

Die Herausforderungen

„Die gesamte Datenschutzlandschaft schien komplex und überwältigend. Das schnelle Wachstum hatte dazu geführt, dass wir keinen klaren Überblick über unsere Datenverarbeitungsprozesse hatten, was zu wiederkehrenden Fragen ohne interne Antworten führte - ein erheblicher Zeit- und Ressourcenaufwand. Genehmigungen erfolgten manuell, mit Excel-Tabellen und hohem Zeitaufwand.“
Lea Kehrmann

Referentin des CFO von Natsana

Einhaltung des Datenschutzes:

Da Natsana mit sensiblen Kundendaten arbeitet, hat der Datenschutz höchste Priorität. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen war komplex und ressourcenintensiv, insbesondere bei der Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (Record of Processing Activities, ROPA). Aufgrund des schnellen Wachstums hatte Natsana keinen klaren Überblick über seine Datenverarbeitungsprozesse.

Martin Bastius

Die DSGVO ist eine vielschichtige und sich ständig weiterentwickelnde Verordnung. Es war eine große Herausforderung für Natsana, die Feinheiten der Verordnung zu verstehen und die Bestimmungen einzuhalten. Es erforderte erhebliche Anstrengungen, mit den sich entwickelnden Anforderungen Schritt zu halten.

Martin Bastius

Mitbegründer & CLO heyData

Komplexität der Finanzoperationen:

Der manuelle Rechnungsgenehmigungsprozess von Natsana war zeitaufwendig. Genehmigungen wurden über Excel-Tabellen verwaltet, was direkte Kommunikation über Rechnungen erschwerte und einen zuverlässigen Weg benötigte, um sie einzureichen und zu priorisieren. Diese Komplexität schuf Engpässe in den Finanzoperationen.

 

Warum heyData und Candis als kombinierte Lösung?

„Die Entscheidung für heyData und Candis als integrierte Lösung hat unsere Arbeitsabläufe wirklich verändert. Der strukturierte Ansatz von heyData, die kostengünstige Preisgestaltung und die bemerkenswerten Funktionen von Candis zur Kosten- und Rechnungsanalyse haben unsere betriebliche Effizienz erheblich gesteigert. Zusammen sind sie die perfekte Ergänzung für unsere geschäftlichen Anforderungen und revolutionieren unsere Abläufe.“

– Lea Kehrmann

Referentin des CFO von Natsana

Natsanas Suche nach Lösungen führte das Unternehmen zu heyData und Candis, die beide maßgeschneiderte Lösungen für seine spezifischen Herausforderungen boten:

  • Verbesserte DSGVO-Konformität
  • Benutzerfreundliche Plattformen
  • Erhöhte Effizienz und Zeitersparnis
  • Maßgeschneiderte Lösungen

heyData und Candis haben die spezifischen Probleme des Unternehmens effektiv gelöst, indem sie Werkzeuge und Ressourcen für die Einhaltung des Datenschutzes bereitstellten und gleichzeitig die Finanzprozesse rationalisierten und eine effiziente Rechnungsbearbeitung ermöglichten. Die Kosteneffizienz war ein Schlüsselfaktor, wobei sich die Preisstruktur von heyData als attraktiver erwies als die der traditionellen Datenschutzbeauftragten. Natsana schätzte die Benutzerfreundlichkeit und Modernität beider Plattformen, die eine Arbeit aus der Ferne und eine Zentralisierung ermöglichen. Die Kombination von Candis und heyData führte zu Effizienzsteigerungen und Zeitersparnissen, so dass sich Natsana wieder auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Die Lösungen

Durch die Integration von heyData für die Einhaltung des Datenschutzes und Candis für die Optimierung der Finanzabläufe erhielt Natsana eine ganzheitliche Lösung, um seine komplexen Herausforderungen zu bewältigen. Die kombinierte Leistung beider Plattformen ermöglichte es Natsana:

  • Klarheit und Konformität im Bereich Datenschutz zu schaffen und so Zeit und Ressourcen zu sparen.
  • Finanzielle Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren, um die Effizienz und Kommunikation zu verbessern.
  • Remote-Arbeit zu erleichtern und eine zentrale Plattform für die Tochtergesellschaften bereitzustellen.

„Die Wahl von heyData und Candis war die perfekte Entscheidung für unser Unternehmen. Der strukturierte Ansatz von heyData, die effizienten Fragebögen und die wettbewerbsfähigen Preise gingen auf unsere spezifischen Probleme ein und machten das Datenmanagement zu einem Kinderspiel. Und Candis hat uns die ideale Lösung für Remote-Arbeit geboten, mit Kosten- und Rechnungsanalysen, einer benutzerfreundlichen Plattform und einer optimierten Verwaltung der Niederlassungen. Gemeinsam haben sie unsere Abläufe verändert und unsere Erwartungen übertroffen.“

– Lea Kehrmann

Referentin des CFO von Natsana

Die Ergebnisse

Die Zusammenarbeit von heyData und Candis hat den Betrieb von Natsana spürbar verändert. Das Unternehmen bemerkte sofort Verbesserungen im Tagesgeschäft. Nach der anfänglichen Implementierung und der Schulung der Mitarbeiter erlebten sie Folgendes:

  • Erhebliche Zeitersparnis bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen - dadurch werden Ressourcen für das Kerngeschäft frei.
  • Rationalisierte Finanzvorgänge - weniger manueller Aufwand und weniger Kommunikationsengpässe.
  • Verbesserte Möglichkeiten zur Remote-Arbeit, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs in sich verändernden Arbeitsumgebungen zu gewährleisten.

„Heute fühlen wir uns besser vorbereitet und haben viel Zeit und Geld gespart, so dass wir uns mehr auf unser Kerngeschäft konzentrieren können. Wir haben auch sofort eine deutliche Verbesserung der täglichen Abläufe festgestellt, insbesondere die Straffung unserer Finanzprozesse, wodurch wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben frei geworden ist. Die Kombination aus heyData und Candis ist für unser Streben nach operativer Exzellenz von unschätzbarem Wert.“

– Lea Kehrmann

Referentin des CFO von Natsana

Die Zukunft

Natsana freut sich auf die Zukunft mit heyData und Candis. Die kombinierten Vorteile dieser Lösungen haben Natsana in die Lage versetzt, zukünftigen Herausforderungen mit Zuversicht zu begegnen. Die strategische Investition von Natsana in heyDatas Whistleblowing-Tool mattersOut im vergangenen Jahr war ein entscheidender Schritt, der sich nahtlos in die Vision des Unternehmens einfügt und sein Engagement für Transparenz und Compliance unterstreicht.

Mit einer stärkeren Fokussierung auf das Kerngeschäft, die Lieferung von qualitativ hochwertigen Nahrungsergänzungsmitteln, ist Natsana bereit für eine bessere und effizientere Zukunft in der Branche, die das Unternehmen verändern will.

Maximiere deine DSGVO-Compliance, indem du deine Datenprozesse und Dokumentationen mit heyData optimierst, und rationalisiere noch heute deine finanziellen Abrechnungsprozesse mit Candis!


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