9 Schritte zur Einhaltung der DSGVO im E-Commerce

Eine umfassende Datenprüfung ist der erste Schritt zur Einhaltung der DSGVO im E-Commerce.

Dieser Prozess umfasst die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses für personenbezogene Daten, um zu verstehen, welche Daten Ihr Unternehmen sammelt, wie sie verarbeitet werden und wo sie gespeichert werden. Zu den wichtigsten Schritten einer Datenprüfung gehören:

1. Ermittlung der gesammelten personenbezogenen Daten: Bestimme alle Arten von personenbezogenen Daten, die von Kund:innen gesammelt werden. Dazu gehören beispielsweise Namen, E-Mail-Adressen, Zahlungsinformationen und das Browserverhalten.
2. Bewertung der aktuellen Datenverarbeitungspraktiken: Überprüfe, wie Daten erfasst werden – dies kann Formulare, Cookies oder sogar Tools von Drittanbietern umfassen. Anschließend wird bewertet, wie diese Daten verarbeitet, verwendet und weitergegeben werden. Stelle sicher, dass alle Datenverarbeitungsaktivitäten den Grundsätzen der DSGVO entsprechen, wie z. B. Zweckbindung und Datenminimierung.
3. Abbildung von Datenflüssen: Verstehe den Weg der personenbezogenen Daten innerhalb deiner Organisation. Dazu gehört die Identifizierung von Abteilungen oder Personen, die Zugriff auf die Daten haben, sowie von grenzüberschreitenden Übertragungen.
4. Bewertung der Datenspeicherungs- und Aufbewahrungsrichtlinien: Analysiere, wo personenbezogene Daten gespeichert werden und welche Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Lege schließlich Aufbewahrungsrichtlinien fest – entscheide, wie lange Daten aufbewahrt werden sollen und wann sie sicher gelöscht werden sollen.

Durch eine gründliche Datenprüfung erhältst du ein klares Verständnis deiner Datenpraktiken und identifizierst Bereiche, die verbessert werden müssen, um sie an die Anforderungen der DSGVO anzupassen.

Darüber hinaus ermöglicht das Verständnis des vollen Umfangs deiner Datenverarbeitungspraktiken deinem E-Commerce-Unternehmen, stärkere Beziehungen zu Kund:innen aufzubauen und gleichzeitig ihre Informationen effektiv zu schützen.

Führe diesen Schritt aus, um eine solide Grundlage für nachfolgende Compliance-Bemühungen zu schaffen.

Eine präzise, klare und leicht verständliche Datenschutzerklärung ist ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung der DSGVO im E-Commerce. Eine Datenschutzrichtlinie sollte Folgendes abdecken:

• Welche Daten werden erfasst: Gib alle erfassten personenbezogenen Daten an.
• Zweck der Datenerfassung: Erkläre, warum Daten erfasst werden (z. B. Auftragsabwicklung, Marketing, Kundendienst).
• Wie die Daten verwendet werden: Erläutere, wie Kundendaten verarbeitet werden, und stelle sicher, dass jede Verwendung mit der Zustimmung übereinstimmt.
• Kundenrechte: Führe die Rechte der DSGVO wie Datenzugriff, -berichtigung und -löschung auf.

Eine gut strukturierte Datenschutzrichtlinie stellt nicht nur die Einhaltung der Vorschriften sicher, sondern schafft auch Kundenvertrauen. Stelle sicher, dass sie leicht zugänglich ist und in einer klaren, einfachen Sprache verfasst ist.

Erfahre mehr darüber, was eine Datenschutzerklärung beinhalten sollte.

Die Einholung einer ausdrücklichen Zustimmung zur Datenerfassung ist ein Eckpfeiler der DSGVO-Konformität im E-Commerce. Dazu gehören:

• Cookie-Zustimmungsmanagement: Stellt sicher, dass Benutzer Tracking-Cookies aktivieren oder deaktivieren können.
• Marketing-Zustimmung: Verwendet klare Opt-in-Mechanismen für E-Mail-Marketing und vermeidet vorab angekreuzte Zustimmungskästchen.
• Zustimmungsaufzeichnungen: Führt eine Dokumentation der Benutzereinwilligungen, um die Einhaltung bei Audits nachzuweisen.

Dazu gehören auch Cookies, die im E-Commerce eine entscheidende Rolle spielen, indem sie das Kundenverhalten verfolgen, das Einkaufserlebnis personalisieren, Marketingmaßnahmen optimieren, Warenkörbe speichern und maßgeschneiderte Produktempfehlungen bereitstellen.

Die einfachste Möglichkeit, das Content-Management umzusetzen, ist die Nutzung eines Zustimmungsmanagementsystems. Ein Zustimmungsmanagementsystem hat mehrere Funktionen:

• Einholen der Zustimmung (z. B. über ein Cookie-Banner)
• Sichere Speicherung der Zustimmungsaufzeichnungen zu Compliance-Zwecken, was für den Nachweis der Compliance bei Audits unerlässlich ist
• Benutzern die Möglichkeit geben, ihre Einwilligung jederzeit zu verwalten oder zu widerrufen
• Sicherstellen, dass Cookies und Tracker granular und entsprechend den Benutzereinstellungen eingesetzt werden

Zu den beliebten Plattformen für das Einwilligungsmanagement gehören CookieYes , Usercentrics oder consentmanager. Diese Plattformen helfen Unternehmen, den Prozess der Einholung von Einwilligungen zu optimieren und zu automatisieren und dabei die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für E-Commerce-Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Zahl der weltweiten Cyberangriffe weiter zunimmt. Durch die Umsetzung solider Datensicherheitsmaßnahmen kann das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen erheblich reduziert werden.

Um eure Daten zu schützen, solltet ihr zunächst folgende Strategien umsetzen:

• Verschlüsselung: Bei diesem Prozess werden sensible Informationen in einen Code umgewandelt, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Durch die Verschlüsselung von Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand wird sichergestellt, dass die Daten selbst dann unlesbar bleiben, wenn sie abgefangen werden, ohne dass der richtige Entschlüsselungsschlüssel vorliegt.
• Zugriffskontrollen: Um personenbezogene Daten zu schützen, muss festgelegt werden, wer auf bestimmte Daten zugreifen darf. Es sollten rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) eingerichtet werden, die Berechtigungen auf der Grundlage von Aufgabenbereichen einschränken. Durch regelmäßige Überprüfung dieser Zugriffsrechte kann sichergestellt werden, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf sensible Informationen hat.
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Durch die Durchführung häufiger Audits und Schwachstellenanalysen werden Schwachstellen in Ihren Sicherheitsprotokollen identifiziert. Diese Bewertungen tragen dazu bei, die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzstrategien auch bei neuen Bedrohungen wirksam bleiben.
• Reaktionspläne für Vorfälle: Bereite dich mit einer strukturierten Reaktionsstrategie auf Datenschutzverletzungen vor.

Die Sicherung personenbezogener Daten ist für E-Commerce-Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Zahl der weltweiten Cyberangriffe weiter zunimmt. Durch die Umsetzung robuster Datensicherheitsmaßnahmen kann das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen erheblich reduziert werden.

Durch die Nutzung dieser Strategien kannst du ein Sicherheitskonzept erstellen, das Kundendaten schützt und gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO in deinen E-Commerce-Abläufen gewährleistet.

Eine effektive Einhaltung der DSGVO in Ihrem E-Commerce-Geschäft hängt von gut ausgebildeten Mitarbeitern ab. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass alle Personen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, entsprechend geschult sind und die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Die Mitarbeiter:innen müssen die DSGVO-Vorschriften und ihre Auswirkungen auf den täglichen Betrieb verstehen. Dieses Wissen befähigt sie, verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umzugehen und das Risiko von Verstößen zu verringern.

Die Einführung einer unternehmensweiten Verpflichtung zum Datenschutz fördert die Rechenschaftspflicht. Ermutige Mitarbeiter:innen auf allen Ebenen, der Datensicherheit in ihren Rollen Priorität einzuräumen, und fördere Wachsamkeit und Verantwortung beim Umgang mit Kundendaten.

Darüber hinaus hält die Bereitstellung kontinuierlicher Schulungen dein Team über Aktualisierungen und Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden. Regelmäßige Workshops oder Compliance-Schulungen können das Bewusstsein schärfen und die Praktiken entsprechend anpassen.

Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es deiner Organisation, effektiv auf alle Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Umgang mit personenbezogenen Daten zu reagieren und so sowohl das Vertrauen der Kund:innen als auch den Ruf deines Unternehmens zu schützen.

Die Rechte von Kund:innen und betroffenen Personen gemäß der DSGVO sind von grundlegender Bedeutung für die Gewährleistung von Privatsphäre und Datenschutz im E-Commerce. Zu diesen Rechten gehören unter anderem das Recht auf Zugang zu den über sie gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung der Daten und das Recht auf Vergessenwerden, das sicherstellt, dass Kundendaten auf Anfrage gelöscht werden.

Bei der Bearbeitung dieser Anfragen ist die Aktualität von entscheidender Bedeutung. Die Dokumentation jeder Anfrage und der entsprechenden Maßnahmen schafft Vertrauen und Transparenz bei den Kund:innen. Die Einhaltung der DSGVO schreibt eine Antwort innerhalb eines Monats vor, was die Bedeutung eines gut organisierten Systems unterstreicht.

Die Einrichtung effizienter Prozesse zur Rechteverwaltung umfasst:

• Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) oder eines verantwortlichen Teams, das die Einhaltung des Datenschutzes überwacht und datenschutzbezogene Angelegenheiten innerhalb Ihrer Organisation bearbeitet.
• Einrichtung eines Kanals für den Eingang von Anfragen, z. B. eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein Online-Formular
• Entwicklung eines standardisierten Verfahrens für den Eingang, die Nachverfolgung und die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens.
• Führen von Aufzeichnungen über alle Anfragen, da diese Dokumentation bei Compliance-Audits von entscheidender Bedeutung sein wird

Mit diesen vier Schritten können Sie Anfragen zu den Rechten betroffener Personen effektiv verwalten und beantworten, während Sie gleichzeitig die DSGVO-Konformität wahren und das Vertrauen Ihrer Kund:innen stärken.

Der Abschluss solider Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV) mit externen Anbietern ist für E-Commerce-Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Diese Anbieter, darunter Zahlungsgateways, Marketingplattformen und Cloud-Speicherdienste, verarbeiten häufig sensible personenbezogene Daten, was bei unsachgemäßer Handhabung zu erheblichen Compliance-Risiken führen kann.

Um die mit Drittanbietern verbundenen Risiken zu managen, sind folgende Schritte zu unternehmen:

1. Identifiziere alle Drittanbieter, die in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten
2. Überprüfe bestehende Lieferantenvereinbarungen, um sicherzustellen, dass sie angemessene DSGVO-Bestimmungen enthalten
3. Verhandle bei Bedarf über Änderungen der Vereinbarungen, um sie an die Anforderungen der DSGVO anzupassen
4. Überwache und bewerte regelmäßig die Einhaltung der Verpflichtungen deiner Lieferanten aus den Vereinbarungen
5. Erwäge die Einführung von Vertragsklauseln, die die Lieferanten dazu verpflichten, dich unverzüglich über Datenschutzverletzungen oder -vorfälle zu informieren

Durch diese proaktiven Schritte können E-Commerce-Unternehmen das Risiko von Verstößen minimieren und sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten ihrer Kund:innen während ihres gesamten Lebenszyklus sicher behandelt werden.

Die Implementierung von Tools für das Risikomanagement von Anbietern kann diesen Prozess erheblich unterstützen. Mit einem effektiven Risikomanagement von Anbietern können Sie alle genutzten Dienste und Anbieter schnell und zuverlässig auf die Einhaltung der DSGVO überprüfen und so die mit Drittanbietern verbundenen Risiken minimieren.

Gemäß der DSGVO ist es obligatorisch, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) für Organisationen zu ernennen, die „in großem Umfang personenbezogene Daten als Kerngeschäftstätigkeit verarbeiten oder regelmäßig systematisch und in großem Umfang betroffene Personen überwachen“.

Ein engagierter DSB erhöht die Rechenschaftspflicht und stärkt die Bedeutung des Datenschutzes innerhalb der Organisation. Diese Position trägt zur Förderung einer Kultur bei, die dem Vertrauen der Kund:innen und der Einhaltung von Vorschriften Priorität einräumt, was auf dem heutigen datengesteuerten Markt von entscheidender Bedeutung ist.

Zu den Aufgaben eines DSB gehören:

• Überwachung der Einhaltung: Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und internen Richtlinien.
• Beratung der Geschäftsführung: Beratung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und erforderlichen Maßnahmen.
• Fungiert als Verbindungsstelle: Dient als Ansprechpartner für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden.

Die Investition in einen sachkundigen Datenschutzbeauftragten ist unerlässlich, um die Bemühungen um eine solide Einhaltung der DSGVO aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Kundendaten zu schützen. Wenn die Einstellung eines internen Datenschutzbeauftragten schwierig erscheint, sollten Sie einen externen Datenschutzbeauftragten in Betracht ziehen, der sichere und kompetente Unterstützung bei der DSGVO bieten kann. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Ihrem Unternehmen in nur wenigen Schritten dabei helfen, die DSGVO-Konformität zu erreichen, wodurch umfangreiche Schulungen überflüssig werden und die Kosten für die Einstellung und Bindung eines Vollzeit-Datenschutzbeauftragten gesenkt werden.

Letztendlich stellt ein DSB, ob intern oder extern, sicher, dass Ihre Organisation proaktiv personenbezogene Daten schützt, das Vertrauen der Kund:innen fördert und Bußgelder für Verstöße vermeidet.

Wenn kein Plan für die Reaktion auf Verstöße vorhanden ist, kann dies verheerende Folgen haben, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch für den Ruf. Im unglücklichen Fall einer Datenschutzverletzung ist eine sofortige und gut koordinierte Reaktion von entscheidender Bedeutung.

Gemäß der DSGVO ist es zwingend erforderlich, die betroffenen Personen und die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden einer Datenschutzverletzung zu benachrichtigen, es sei denn, es ist unwahrscheinlich, dass dies zu einer Gefährdung der Rechte und Freiheiten des Einzelnen führt. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann zu erheblichen Strafen führen.

Ein umfassender Reaktionsplan sollte Folgendes enthalten:

• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied, das am Reaktionsprozess beteiligt ist.
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der die Maßnahmen dargelegt werden, die im Falle einer Datenschutzverletzung zu ergreifen sind.
• Kommunikationsprotokolle, um rechtzeitige und genaue Benachrichtigungen an betroffene Personen, Aufsichtsbehörden und andere Interessengruppen sicherzustellen.
• Verfahren zur Eindämmung und Minderung der Datenschutzverletzung, einschließlich der Ermittlung der Grundursache und der Umsetzung der erforderlichen Abhilfemaßnahmen.

Durch die proaktive Erstellung eines Reaktionsplans kann Ihr E-Commerce-Unternehmen die Auswirkungen einer Datenschutzverletzung minimieren, sein Engagement für den Datenschutz unter Beweis stellen und das Vertrauen der Kund:innen auch in schwierigen Zeiten aufrechterhalten.

Die Einhaltung der DSGVO für dein E-Commerce-Unternehmen mag abschreckend erscheinen, aber mit den richtigen Schritten wird es zu einem überschaubaren und lohnenden Prozess.

Wenn ihr die 9 Schritte in diesem Leitfaden befolgt, könnt ihr eine solide Grundlage für die Einhaltung der Vorschriften und das Vertrauen der Kund:innen schaffen.

Denke daran, dass die Einhaltung der DSGVO nicht schwer sein muss. Tools wie die All-in-One-Compliance-Lösung von heydata vereinfachen den Prozess und bieten eine optimierte Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, während du dich auf das konzentrieren kannst, was du am besten kannst – das Wachstum deines Unternehmens. Mache heute den ersten Schritt und mache die Einhaltung der Vorschriften zu einem integralen Bestandteil deiner E-Commerce-Erfolgsgeschichte.