Der Schutz personenbezogener Daten: Technische und organisatorische Maßnahmen für Unternehmen

Einleitung

Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfordert eine hohe Sorgfaltspflicht, da diese sensiblen Informationen nicht in deine Hände gelangen dürfen. Sowohl elektronische als auch analoge Datenverzeichnisse müssen geschützt werden. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) spielen hierbei eine entscheidende Rolle, da sie alle Vorkehrungen umfassen, die zum Schutz personenbezogener Daten getroffen werden müssen.

Technische und organisatorische Maßnahmen im Überblick

Um dir einen Überblick über die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu geben, die Unternehmen ergreifen sollten, sind folgende Aspekte zu beachten:

Gewährleistung der sicheren Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Es ist entscheidend, dass du sicherstellst, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Dokumentationspflicht laut DSGVO

Du bist verpflichtet, die TOM schriftlich festzuhalten, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht zu werden.

Umsetzung physischer Schutzmaßnahmen

Physische Schutzmaßnahmen wie Zugangskontrollen, Alarmsysteme und Gebäudesicherungen sind erforderlich, um den Schutz von analogen Datenverzeichnissen zu gewährleisten.

Handlungs-, Vorgehens- und Verfahrensweisen der Mitarbeiter

Du musst klare Anweisungen und Schulungen bereitstellen, um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter die richtigen Maßnahmen im Umgang mit personenbezogenen Daten ergreifen.

Berücksichtigung des aktuellen Standes der Technik

Es ist wichtig, dass du technologische Entwicklungen im Blick behältst und sicherstellst, dass deine Schutzmaßnahmen auf dem neuesten Stand sind.

Risikoeinschätzung nach dem Verhältnismäßigkeitsprinzip

Du musst eine Risikoeinschätzung durchführen, um angemessene Schutzmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen, die im Verhältnis zu den identifizierten Risiken stehen.

Datenschutz und Datensicherheit

Im Datenschutzrecht wird zwischen Datenschutz und Datensicherheit unterschieden. Während der Datenschutz die rechtlichen Voraussetzungen für den Schutz personenbezogener Daten regelt, beziehen sich die technischen und organisatorischen Maßnahmen auf die Datensicherheit, d.h. wie der Schutz von Daten gewährleistet wird. Es ist wichtig, dass du sowohl den Datenschutz als auch die Datensicherheit beachtest.

Beispiele für TOM gemäß der DSGVO

Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die gemäß der DSGVO ergriffen werden sollten, gehören:

Technische Maßnahmen im Bereich der Datenverarbeitung (IT)

• Verwendung einer Firewall und Antiviren-Software
• Überwachung von Datenbankenzugriffen
• Verschlüsselung und Sicherung von Datenträgern und Datenverarbeitung

Physische Maßnahmen

• Zugangskontrollen
• Einrichtung von internen und externen Alarmsystemen
• Gebäudesicherung
• Sicherung des Geländes

Organisatorische Maßnahmen

• Durchführung von Prozessschulungen
• Datenschutzschulungen für die Belegschaft
• interne und externe Geheimhaltung
• Besucherregistrierung

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sind sinnvoll?

Die DSGVO legt fest, dass die ergriffenen Schutzmaßnahmen ein angemessenes Niveau bieten müssen. Die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Vorfalls und die Schwere des Risikos müssen dabei berücksichtigt werden. Es ist wichtig, die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu beachten.

heyData - 8 angemessene Schritte zur angemessenen Unternehmenssicherung

Um eine angemessene Unternehmenssicherung zu gewährleisten, empfehlen wir dir die folgenden 8 Schritte:

1. Überprüfe, wie die Datenverarbeitung in deinem Unternehmen gehandhabt wird, einschließlich der Art der Daten, des Zwecks der Datenverarbeitung und der verwendeten Systeme.
2. Stelle sicher, dass die Daten im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben erfasst und verarbeitet werden. Achte auf eine klare Zweckbindung und die Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung.
3. Identifiziere die Geschäftsprozesse, die abgesichert werden müssen, und kläre, welche Dienste, Leistungen, Systeme, Räume und Verbindungsverhältnisse schutzwürdig sind.
4. Führe eine Risikoanalyse durch, um potenzielle Risiken zu erkennen und zu benennen. Analysiere die Folgen von Datenschutzpannen und bewerte die Eintrittswahrscheinlichkeit anhand von Erfahrungswerten oder Branchenvergleichen.
5. Setze angemessene Sicherheitsmaßnahmen um, die sowohl kosteneffizient als auch wirksam sind. Berücksichtige den aktuellen technischen Stand und kombiniere technische und organisatorische Maßnahmen, um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen.
6. Behalte das Restrisiko im Auge und informiere dich über mögliche Schutzmaßnahmen, um dieses Risiko zu minimieren.
7. Bewerte dein Unternehmen, indem du interne und externe Bewertungen durchführst. Ziehe einen externen Datenschutzbeauftragten hinzu und hole dir Feedback von Mitarbeitern. heyData steht dir gerne für eine Bewertung zur Verfügung.
8. Setze die erforderlichen Maßnahmen um und überwache deren Umsetzung. Erstelle einen Ablaufplan und lege fest, wer für die Umsetzung verantwortlich ist.

Sind technische und organisatorische Maßnahmen zwingend notwendig?

Ja, die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen ist zwingend erforderlich, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und potenzielle Sanktionen, Abmahnungen oder Bußgelder zu vermeiden. Darüber hinaus können fehlende Schutzmaßnahmen zu einem Imageverlust und wirtschaftlichen Einbußen führen. Es ist ratsam, eine lückenlose Dokumentation der Sicherheitsvorkehrungen durchzuführen, insbesondere im IT-Bereich. Wenn du mit externen Dienstleistern zusammenarbeitest, solltest du auch deren technische und organisatorische Maßnahmen überprüfen und schriftlich bestätigen lassen.

TOM - Sicherheit und Unternehmensphilosophie

Die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen verbessert nicht nur den Datenschutz, sondern bietet auch einen Mehrwert für dein Unternehmen. Einige Vorteile sind:

• Konsequenter und besserer Schutz sensibler Unternehmensdaten
• Aufzeigen der Effizienz von Unternehmensprozessen
• Erhöhung der Wertschöpfung durch Bewertung und mögliche Verbesserungen der IT-Infrastruktur
• Stärkung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit durch Einbeziehung in die Prozesse

heyData - was können wir für dein Unternehmen leisten?

heyData bietet allumfassende Datenschutzlösung, die Unternehmen bei der Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen unterstützt. Unsere Leistungen umfassen:

• Externer Datenschutzbeauftragter: Koordination und Überwachung der Einhaltung der DSGVO, Bewertung und Vorschläge zur Verbesserung.
• Überprüfung der IT-Landschaft: Analyse des technischen Zustands und enge Zusammenarbeit mit deiner IT-Abteilung.
• Schulungen und Gespräche: Ideenaustausch und Maßnahmenvorschläge in Zusammenarbeit mit deinen Mitarbeitern zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Bewertung und Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Effiziente Bewertung und Umsetzung der Maßnahmen zur Sicherung deines Unternehmens.

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