Hinweisgeberschutzgesetz: Neue Pflichten für Unternehmen und ein Meilenstein für den Whistleblower-Schutz in Deutschland

Am 12. Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vom Bundesrat angenommen, nachdem zuvor der Vermittlungsausschuss eine Vereinbarung erzielt hatte. Dieses Gesetz, welches auf der EU-Whistleblower-Richtlinie basiert, hat das Ziel, den Schutz von Hinweisgebern in Deutschland zu verbessern und eine rechtliche Grundlage für den Umgang mit Meldungen über Missstände zu schaffen. Die Umsetzung dieser neuen Vorschriften bringt Unternehmen zusätzliche Verpflichtungen und Informationen im Hinblick auf den Schutz von Hinweisgebern mit sich. In diesem Blogbeitrag werden wir die wesentlichen Aspekte des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Whistleblowing-Richtlinie beleuchten und ihre Bedeutung für Startups, Unternehmen und Gründer erläutern. Das Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine nationale Regelung, die im Zuge der Umsetzung der europäischen Whistleblowing-Richtlinie eingeführt wurde. Es schafft klare rechtliche Rahmenbedingungen zum Schutz von Hinweisgebern, die Missstände, wie etwa Korruption, Betrug oder Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen, innerhalb von Unternehmen melden. Die Richtlinie betrifft Unternehmen und Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitenden und legt fest, dass diese Unternehmen geeignete Mechanismen einführen müssen, um Hinweise auf Verstöße gegen verschiedene rechtliche und ethische Standards entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Welche neuen Pflichten bringt das Hinweisgeberschutzgesetz mit sich?

Mit der Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes sind Unternehmen nun dazu verpflichtet, interne Meldesysteme einzurichten, über die Hinweisgeber sicher Verstöße melden können. Diese Meldesysteme müssen leicht zugänglich sein und den Schutz der Identität der Beteiligten (z.B. Zeugen oder auch Hinweisgeber) gewährleisten. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass eingehende Hinweise vertraulich behandelt und gründlich untersucht werden. Es ist wichtig, eine Kultur des Hinweisgebens zu fördern und sicherzustellen, dass Hinweisgeber keine Nachteile erleiden.

Um für das Hinweisgeberschutzgesetz und die Whistleblowing-Richtlinie vorbereitet zu sein, müssen Unternehmen und der öffentliche Sektor folgende Informationen berücksichtigen:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitenden mussten bis Mitte Juni sichere Hinweisgebersysteme einführen. Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern erhielten eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.
• Das Gesetz gilt auch für den öffentlichen Sektor sowie für Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Diese Organisationen müssen ab Mitte Juni Hinweisgebersysteme bereitstellen.
• Hinweise können mündlich oder schriftlich übermittelt werden, und auf Wunsch ist auch eine persönliche Meldung möglich.
• Die interne Meldestelle muss Hinweisgebern innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.
• Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Verstöße gegen das EU-Recht und nationales Recht, insbesondere wenn es sich um strafbewehrte (Straftat) oder bußgeldbewehrte (Ordnungswswidrigkeit) Vergehen handelt, die die Gesundheit oder das Leben gefährden.
• Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person darüber informieren, welche Maßnahmen ergriffen wurden, zum Beispiel die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde.
• Unternehmen müssen die Identität der Hinweisgeber schützen und dabei die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten.
• Unternehmen sollten Informationen über die zuständigen Aufsichtsbehörden bereithalten, die für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes zuständig sind.

Die Whistleblowing-Richtlinie: Ein Überblick

Ursprünglich hätte die EU-Whistleblower-Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Allerdings wurde die erste Version des Hinweisgeberschutzgesetzes am 16. Dezember 2022 vom Bundestag verabschiedet, doch der Bundesrat lehnte am 10. Februar 2023 seine Zustimmung ab. Um eine Einigung zu erzielen, wurde der Vermittlungsausschuss eingeschaltet.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie legt Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern in allen EU-Mitgliedstaaten fest und bildet die Grundlage für das Hinweisgeberschutzgesetz. Sie definiert Anforderungen an Meldesysteme, den Schutz der Identität der Hinweisgeber und den Umgang mit den gemeldeten Informationen.

Das Ziel der Richtlinie besteht darin, mehr Transparenz und Integrität in Unternehmen zu fördern. Sie soll wirksame Maßnahmen gegen Korruption und Missstände ermöglichen, indem sie Hinweisgebern Schutz und Sicherheit bietet. Unternehmen sollten die Richtlinie als Chance betrachten, ihre Compliance-Mechanismen zu stärken und das Vertrauen ihrer Mitarbeiter zu gewinnen.

Auswirkungen auf Startups, Unternehmen und Gründer: Vorbereitung auf das Hinweisgeberschutzgesetz und die Whistleblowing-Richtlinie

Das Hinweisgeberschutzgesetz und die Whistleblowing-Richtlinie haben Auswirkungen auf Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen, einschließlich Startups und Gründer. Es ist von großer Bedeutung, dass sich Unternehmen rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um mögliche Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Im Folgenden sind wichtige Aspekte aufgeführt, die Startups, Unternehmen und Gründer beachten sollten, um den Anforderungen gerecht zu werden:

• Einrichtung eines effektiven Meldesystems: Unternehmen müssen ein sicheres Meldesystem einführen, das es Hinweisgebern ermöglicht, Verstöße zu melden. Dieses System sollte leicht zugänglich sein und klare Anweisungen zur Meldung von Missständen bereitstellen
• Schutz der Hinweisgeber: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen sicherstellen, dass Hinweisgeber vor Benachteiligung oder Repressalien geschützt werden. Dies erfordert die Implementierung von Schutzmaßnahmen und die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Bedeutung des Hinweisgeberschutzes
• Gründliche Untersuchung der Hinweise: Jeder eingehende Hinweis sollte gründlich und vertraulich untersucht werden. Unternehmen müssen klare Verfahren festlegen, wie mit den gemeldeten Informationen umzugehen ist, und sicherstellen, dass alle relevanten rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.
• Klare Richtlinien und Schulungen: Unternehmen sollten Richtlinien zur Behandlung von Hinweisen entwickeln und ihre Mitarbeiter darüber informieren. Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen sind entscheidend, um eine Kultur des Hinweisgebens zu fördern und das Bewusstsein für die Bedeutung von Integrität und Compliance zu stärken.

Die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Whistleblowing-Richtlinie hat sowohl für etablierte Unternehmen als auch für Startups und Gründer erhebliche Auswirkungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Unternehmen die neuen Anforderungen verstehen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Integrität, Transparenz und Rechtskonformität in ihren Organisationen sicherzustellen. Durch die Einrichtung effektiver Meldesysteme, den Schutz der Hinweisgeber, gründliche Untersuchungen von Hinweisen und die Implementierung klarer Richtlinien und Schulungen können Unternehmen dazu beitragen, eine Kultur des Hinweisgebens zu fördern und potenzielle Verstöße aufzudecken und zu bekämpfen.

Die Rolle von heyData bei der Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Als führender Anbieter von Datenschutzlösungen und -services hat heyData eine innovative Plattform entwickelt, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu unterstützen. Mit mattersOut, unserer Whistleblowing-Software, bieten wir Unternehmen eine effektive Lösung zur Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes und zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie.

Die Vorteile von mattersOut für Unternehmen

MattersOut bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die den Hinweisgeberschutz ernst nehmen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Früherkennung von Missständen: Durch die Einrichtung eines anonymen Meldekanals können Unternehmen potenzielle Missstände frühzeitig erkennen und angemessen darauf reagieren. MattersOut ermöglicht es den Mitarbeitenden, sicher und ohne Furcht vor Repressalien Vorfälle zu melden, was dazu beiträgt, rechtliche und ethische Verstöße aufzudecken und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden.
2. Minimierung finanzieller Risiken: Durch die schnelle Aufdeckung von Betrugs- oder Rechtsfällen können Unternehmen finanzielle Risiken minimieren. Mit mattersOut erhalten Unternehmen die Möglichkeit, mögliche Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen oder andere gesetzliche Vorgaben frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um rechtliche Konsequenzen und finanzielle Verluste zu vermeiden.
3. Schutz der Unternehmensreputation: Der Schutz der Unternehmensreputation ist von entscheidender Bedeutung. Durch die Implementierung eines Hinweisgeberschutzsystems wie mattersOut können Unternehmen sicherstellen, dass Verstöße und Missstände effektiv angegangen und behoben werden. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit in das Unternehmen aufrechtzuerhalten und den Ruf und die Glaubwürdigkeit zu schützen.
4. Stärkung der Unternehmenskultur: Ein gut funktionierendes Hinweisgeberschutzsystem fördert eine Unternehmenskultur der Offenheit, Transparenz und Integrität. Indem Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben wird, Vorfälle zu melden, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen, fühlen sie sich ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und zur Aufdeckung von Missständen beizutragen. Dies stärkt die Unternehmenskultur und schafft eine positive Arbeitsumgebung.
5. Effizienz im Case-Management: MattersOut optimiert den Arbeitsablauf der Vertrauenspersonen durch intuitive und funktionale Tools. Diese unterstützen sie bei verschiedenen Aufgaben wie der Beschaffung von Gutachten, dem Versand von Empfangsbestätigungen und der Beantwortung von Sachfragen. MattersOut bietet ein benutzerfreundliches Dashboard, das Vertrauenspersonen hilft, die Kontrolle zu behalten und ihre Aufgaben im Blick zu behalten.

So funktioniert mattersOut

MattersOut ist einfach zu implementieren und einfach zu bedienen. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich sicher und anonym zu Wort zu melden und Vorfälle in nur drei einfachen Schritten zu melden, ohne dass ein Login erforderlich ist. Die gemeldeten Vorfälle werden vertraulich behandelt und von einer dafür vorgesehenen Vertrauensperson im Unternehmen bearbeitet. MattersOut bietet somit einen sicheren und geschützten Kommunikationskanal, der die Anonymität der Hinweisgeber gewährleistet.

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz lässt es Unternehmen offen, ob sie ein anonymes Hinweisgeberschutzsystem aufsetzen wollen oder ob die Angabe der Identität von meldenden Personen eine Voraussetzung zur Abgabe einer Meldung ist. Genau daran orientiert sich MattersOut: Unser Plattform ist flexibel, um diese Unternehmensentscheidung abzubilden.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz und die Whistleblowing-Richtlinie bringen neue Pflichten und Informationen für Unternehmen mit sich. Startups, Unternehmen und Gründer sollten sich mit den Anforderungen vertraut machen und Maßnahmen ergreifen, um den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten. Die Einrichtung eines effektiven Meldesystems, der Schutz der Identität der Hinweisgeber und die gründliche Untersuchung von Hinweisen sind entscheidende Schritte, um die Integrität und Compliance in Unternehmen zu stärken.

Die Umsetzung dieser neuen Gesetze sollte nicht als Belastung betrachtet werden, sondern als Chance, die Unternehmenskultur zu verbessern und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Unternehmen, die proaktiv handeln und einen starken Fokus auf Datenschutz und Ethik legen, werden langfristig erfolgreicher sein und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner gewinnen.

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz und die EU-Whistleblowing-Richtlinie stellen neue Anforderungen an Unternehmen und Organisationen. Es ist wichtig, dass Unternehmen geeignete Mechanismen zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen implementieren, um Hinweisgeber zu schützen und rechtliche und ethische Verstöße aufzudecken. Mit mattersOut bietet heyData eine effektive Lösung, um Unternehmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen zu unterstützen.

MattersOut ermöglicht es Unternehmen, einen sicheren und anonymen Kanal für Hinweisgeber einzurichten, um potenzielle Missstände zu melden. Durch die frühzeitige Erkennung von Verstößen können Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben und weitere Schäden zu verhindern. Gleichzeitig schützt MattersOut die Identität der Hinweisgeber und gewährleistet, dass sie keine Repressalien befürchten müssen.

Es ist wichtig anzumerken, dass heyData bei der Entwicklung von MattersOut großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit gelegt hat. Alle über die Plattform gesammelten Daten werden vertraulich behandelt und unterliegen strengen Sicherheitsvorkehrungen, um den Schutz personenbezogener Informationen zu gewährleisten. MattersOut erfüllt die Anforderungen der DSGVO und anderer einschlägiger Datenschutzgesetze.

Kontaktiere uns noch heute das Team von heyData, um mehr über mattersOut und die Unterstützung bei der Einhaltung der neuen Richtlinien zu erfahren.