Ostern & Datenschutz: 5 Dinge, die dein Unternehmen 2025 braucht

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) spielt weiterhin eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. In Deutschland ist die Bestellung eines DSB oft gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere wenn dein Unternehmen große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet oder bestimmte Arten von Datenverarbeitungsaktivitäten durchführt. Für 2025 solltet ihr jedoch sicherstellen, dass eure Datenschutzbeauftragten über Fachkenntnisse in neuen und aufkommenden Bereichen wie KI, maschinellem Lernen und automatisierter Datenverarbeitung verfügen.

Der DSB fungiert als primäre Ansprechperson für Datenschutzangelegenheiten innerhalb deines Unternehmens. Er ist verantwortlich für:

• Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze.
• Beratung des Unternehmens zu seinen Datenschutzpflichten.
• Schulung der Mitarbeiter:innen in Datenschutzfragen.
• Zusammenarbeit mit der Datenschutzbehörde.
• Ansprechpartner für betroffene Personen, die ihre Rechte ausüben möchten.

Wenn dein Unternehmen noch keinen Datenschutzbeauftragten hat, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, einen zu bestellen – entweder intern oder extern. Ein interner DSB sollte ein fundiertes Verständnis des Datenschutzrechts und der Datenverarbeitungsaktivitäten des Unternehmens haben. Ein externer DSB kann umfassende Erfahrungen und Fachkenntnisse aus der Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen einbringen. Plattformen wie heyData bieten weiterhin externe Datenschutzbeauftragte an, die nicht nur rechtliche Beratung leisten, sondern auch bei der Integration von KI-gestützten Compliance-Lösungen unterstützen.

Warum ein:e DSB entscheidend ist:

• Expert:innenrat: Ein DSB bietet fachkundige Beratung zu komplexen Datenschutzfragen.
• Risikominderung: Er hilft bei der Identifizierung und Minimierung von Datenschutzrisiken.
• Compliance: Er stellt sicher, dass dein Unternehmen die Datenschutzgesetze einhält.
• Vertrauen: Ein DSB demonstriert dein Engagement für den Datenschutz und baut Vertrauen bei Kund:innen und Stakeholdern auf.

Mit der zunehmenden Nutzung von Drittanbietern und KI-Tools wird die Verwaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) immer komplexer. Ein AVV ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einem Verantwortlichen (dein Unternehmen) und einem Auftragsverarbeiter (einem Drittanbieter, der in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet). Für 2025 solltest du sicherstellen, dass deine Verträge nicht nur DSGVO-konform sind, sondern auch neue Anforderungen wie Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz berücksichtigen.

Deine AVV sollten klar definieren:

• Den Gegenstand und die Dauer der Verarbeitung.
• Art und Zweck der Verarbeitung.
• Die Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• Die Kategorien betroffener Personen.
• Die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen.

Tools wie heyData können dir helfen, deine bestehenden Verträge zu überprüfen und zu aktualisieren. Es ist jetzt besonders wichtig, eine zentrale Plattform zu nutzen, die alle Drittanbieterrisiken überwacht und Compliance-Monitoring integriert.

Wichtige Überlegungen für AVV im Jahr 2025:

• KI und automatisierte Verarbeitung: Stelle sicher, dass deine AVV die spezifischen Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit KI und automatisierter Verarbeitung berücksichtigen.
• Datenlokalisierung: Berücksichtige die Anforderungen an die Datenlokalisierung, insbesondere wenn sich dein Auftragsverarbeiter außerhalb der EU befindet.
• Sicherheitsmaßnahmen: Stelle sicher, dass deine AVV die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen festlegen, die der Auftragsverarbeiter zum Schutz personenbezogener Daten implementieren muss.
• Prüfrechte: Nimm Prüfrechte in deine AVV auf, um zu überprüfen, ob der Auftragsverarbeiter seinen Verpflichtungen nachkommt.

Profi-Tipp: Mit neuen Technologien wie KI, die die Datenverarbeitung verändern, ist es super wichtig, bei regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Die DSGVO bleibt ein Grundpfeiler des Datenschutzes. Aber 2025 kommen neue Herausforderungen hinzu: Verbraucher:innen erwarten mehr Kontrolle über ihre Daten und transparente Informationen darüber, wie KI ihre Daten verarbeitet.

Eine moderne Datenschutzerklärung sollte klar formuliert sein und auch Aspekte wie KI-Datenverarbeitung abdecken. Sie sollte leicht verständlich sein und alle relevanten Informationen enthalten:

• Welche Daten gesammelt werden.
• Warum diese Daten verarbeitet werden.
• Wie lange sie gespeichert werden.
• Welche Rechte Nutzer:innen haben (z.B. Auskunftsrecht oder Recht auf Löschung).

Mit Plattformen wie heyData kannst du nicht nur die Dokumentation optimieren, sondern auch Schulungen für Mitarbeiter:innen durchführen und digitale Signaturen für Richtlinien einholen.

Wichtige Elemente einer DSGVO-konformen Datenschutzerklärung:

• Wer du bist: Name und Kontaktinformationen deines Unternehmens.
• Welche Daten du sammelst: Arten der gesammelten personenbezogenen Daten.
• Wie du Daten sammelst: Methoden der Datensammlung (z.B. über Website-Formulare, Cookies usw.).
• Warum du Daten sammelst: Zwecke der Datensammlung.
• Mit wem du Daten teilst: Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten.
• Wie lange du Daten speicherst: Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten.
• Rechte der betroffenen Personen: Informationen über die Rechte der betroffenen Personen gemäß der DSGVO (z.B. Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung usw.).
• Wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können: Anweisungen, wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind immer noch wichtig – aber 2025 geht's noch einen Schritt weiter: KI kann genutzt werden, um Sicherheitsrisiken früh zu erkennen und die Reaktion auf Vorfälle zu automatisieren. Ein Datenverstoß ist ein Sicherheitsvorfall, bei dem personenbezogene Daten versehentlich oder illegal zerstört, verloren gehen, verändert, weitergegeben oder unberechtigt abgerufen werden. Datenverstöße können für dein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, darunter:

• Finanzielle Verluste: Bußgelder, Schadensersatzforderungen und Anwaltskosten.
• Reputationsschäden: Verlust des Kundenvertrauens und Schädigung Ihrer Marke.
• Betriebsstörungen: Störung Ihres Geschäftsbetriebs.

Investiere in Tools mit KI-gestützter Bedrohungserkennung und stelle sicher, dass dein Incident-Response-Team auf dem neuesten Stand ist. Ein Incident-Response-Team sollte bestehen aus:

• Personalabteilung
• IT
• Rechtsabteilung
• PR

heyData bietet Lösungen mit integrierter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und automatischer Benachrichtigung im Falle eines Vorfalls.

Wichtige Schritte zum Schutz vor Datenverletzungen:

• Starke Sicherheitsmaßnahmen umsetzen: Setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten um.
• Mitarbeiter:innen schulen: Schult eure Mitarbeiter:innen in den besten Praktiken der Datensicherheit.
• Systeme überwachen: Überwacht eure Systeme auf verdächtige Aktivitäten.
• Einen Plan für die Reaktion auf Vorfälle entwickeln: Entwickelt einen Plan für die Reaktion auf Vorfälle, um effektiv auf Datenverletzungen reagieren zu können.
• Systeme regelmäßig testen: Testet eure Systeme regelmäßig, um Schwachstellen zu identifizieren.

Die Mitarbeiter:innen sind immer noch super wichtig, um die Datenschutzregeln einzuhalten. Aber bis 2025 sollten Schulungen nicht nur die DSGVO abdecken, sondern auch neue Themen wie den Umgang mit KI-Datenverarbeitung und Risiken durch Dritte. Mitarbeiter:innen sind oft die erste Verteidigungslinie gegen Datenlecks und andere Datenschutzprobleme. Es ist wichtig, sie regelmäßig über die besten Datenschutzpraktiken zu informieren.

Die Schulungen sollten Folgendes abdecken:

• Die DSGVO und andere Datenschutzgesetze.
• Die Datenschutzrichtlinien und -verfahren deines Unternehmens.
• Wie man Datenschutzverletzungen erkennt und meldet.
• Wie man personenbezogene Daten sicher behandelt.
• Die Bedeutung des Datenschutzes.

Die heyData Academy bietet flexible Schulungsoptionen zu diesen Themen an. Nach Abschluss der Schulung erhalten die Mitarbeiter:innen Zertifikate als Nachweis ihrer Kenntnisse – eine wertvolle Investition in die Zukunft deines Unternehmens.

Vorteile von Datenschutzschulungen:

• Gesteigertes Bewusstsein: Schulungen sensibilisieren Mitarbeiter:innen für Datenschutzrisiken.
• Verbesserte Compliance: Sie tragen dazu bei, dass Mitarbeiter:innen die Datenschutzrichtlinien und -verfahren einhalten.
• Geringeres Risiko: Sie verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen und anderen Datenschutzvorfällen.
• Besserer Ruf: Sie stärkt den Ruf deines Unternehmens als vertrauenswürdiger und verantwortungsbewusster Datenverantwortlicher.

2025 bringt neue Herausforderungen im Bereich Datenschutz – von komplizierteren Vorschriften bis hin zu höheren Erwartungen der Verbraucher an Transparenz. Nutzt die Osterzeit, um euer Unternehmen auf diese Anforderungen vorzubereiten:

• Setz einen kompetenten Datenschutzbeauftragten mit Fachwissen in neuen Technologien wie KI ein.
• Überprüfe und aktualisiere deine Datenverarbeitungsverträge, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden.
• Aktualisiere deine Datenschutzerklärung, um klare und transparente Informationen über deine Datenverarbeitungsprozesse bereitzustellen.
• Implementiere fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor Datenverstößen zu schützen.
• Schult eure Mitarbeiter:innen regelmäßig zu den besten Praktiken im Bereich Datenschutz.

Mit einer Plattform wie heyData könnt ihr alle Aspekte der Compliance zentral verwalten und sicherstellen, dass euer Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze ist. Datenschutz sollte keine Belastung sein, sondern eine Chance, das Vertrauen eurer Kunden zu stärken! Durch einen proaktiven Ansatz beim Datenschutz könnt ihr euer Unternehmen schützen, Vertrauen zu euren Kunden aufbauen und euch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.