Sicher und konform – mit heyData
Datenschutz für Steuerberater
Datenschutz zählt zu den zentralen Pflichten von Steuerberatern. Neben der Verschwiegenheitspflicht gelten strenge Vorgaben wie die DSGVO und das BDSG. Diese Seite zeigt dir, welche Anforderungen für Kanzleien wichtig sind – und wie heyData dich dabei unterstützt, Datenschutz effizient und rechtssicher umzusetzen.
Inhaltsverzeichnis
Warum Datenschutz für Steuerberater wichtig ist
Steuerberater:innen tragen eine besondere Verantwortung beim Umgang mit sensiblen Daten. Neben rechtlichen Vorgaben geht es darum, das Vertrauen der Mandanten zu schützen und Bußgelder zu vermeiden. Dazu zählen etwa der Schutz von Steuererklärungen, Finanzdaten oder Gesundheitsinformationen.
Ein wirksames Datenschutzkonzept sorgt dafür, dass gesetzliche Anforderungen im Kanzleialltag eingehalten werden – zum Beispiel durch sichere Dokumentenübermittlung und klare Zugriffsrechte.
Leistungen für deine Steuerkanzlei
Datenschutz-Audit
Ermittlung des aktuellen Datenschutz-Status und Identifikation von Schwachstellen
Datenschutz-Dokumentation
Erstellung aller notwendigen Unterlagen für den Kanzleibetrieb
Externer Datenschutzbeauftragter (DSB)
Fachliche Betreuung, spezialisiert auf Steuerberater
Mitarbeiterschulungen
Praxisnahe Trainings zu DSGVO, Verschwiegenheit und Datensicherheit
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Erfassung aller relevanten Datenverarbeitungen gemäß Artikel 30 DSGVO
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Sicherstellung von Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Datensicherung
Welche Daten müssen geschützt werden?
Mandantendaten:
- Name, Geburtsdatum, Adresse
- Steuernummer, Sozialversicherungsnummer
- Finanz- und Kontodaten
- Angaben zur Lebensführung
Kanzlei- und Mitarbeiterdaten:
- Steuerberaterausweisnummer, Berufsbezeichnung
- Kontaktdaten von Vertretern und Geschäftspartnern
- Mitarbeiter- und Bewerberdaten
Ein sicheres Datenschutzkonzept schützt diese Daten zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff und minimiert rechtliche Risiken.
Braucht deine Kanzlei einen Datenschutzbeauftragten (DSB)?
Ohne Verpflichtung
Pflicht
Erforderlichkeit
Keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines DSB
Ein DSB ist nach DSGVO gesetzlich vorgeschrieben.
Kriterien
Eine Bestellung ist nicht erforderlich, wenn weniger als 20 Mitarbeitende personenbezogene Daten verarbeiten und der Jahresumsatz unter 10 Mio. € liegt.
Ein DSB ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn 20 oder mehr Mitarbeitende personenbezogene Daten verarbeiten oder der Jahresumsatz über 10 Mio. € liegt.
In vier Schritten zur DSGVO-Compliance
01
Bestandsaufnahme und Audit
Analyse der Kanzlei und Identifikation von Schwachstellen
02
Dokumentation und Verträge
Erstellung von Datenschutzrichtlinien, VVT und Auftragsverarbeitungsverträgen
03
Technische und organisatorische Maßnahmen
Umsetzung von Schutzmaßnahmen und Schulungen für das Team
04
Laufende Betreuung und Anpassung
Regelmäßige Audits, Updates bei Gesetzesänderungen und Beratung
Pflichten und Anforderungen nach der DSGVO
Gesetzliche Anforderungen:
- Mandanten über die Datenverarbeitung informieren (Informationspflicht)
- Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung prüfen und dokumentieren
- Verträge mit Dienstleistern (Auftragsverarbeitung) abschließen
- Schutz bei Datenübermittlung in Drittländer sicherstellen
Praktische Umsetzung im Kanzleialltag:
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen
- Technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen einsetzen
- Mitarbeiter:innen regelmäßig zum Datenschutz schulen
- Löschfristen und Datensicherungen einhalten
Höre es von unseren Kunden
"heyData hat uns mit ihrer digitalen Software-Lösung und Fachkompetenz überzeugt. Wie auch wir ist heyData digitaler Vorreiter in einer eher traditionellen und wenig digitalen Industrie. heyData ist ein starker Partner für die BRZ-Gruppe."
Markus Schobert
Leiter Kundenservice bei BRZ Gruppe
"heyData ist eine große Hilfe für uns und macht das Thema Datenschutz wirklich einfach. Mit dem digitalen Audit, den Online-Trainings und dem Kundensupport sind wir sehr zufrieden."
Leonard von Kleist
CTO und Co-Founder bei Hive Technologies GmbH
"Ich schätze diese Funktion für ihre Fähigkeit, die Bewertung von Lieferantenrisiken zu vereinfachen. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der sich mit Datenkonformität in der Europäischen Union und der Schweiz befasst."
Jan Stephan
Head of Legal Affairs bei Learnship
“Als Kunde haben wir nur gute Erfahrungen mit dem Support und der Kommunikation von heyData gemacht. Fragen wurden ausführlich beantwortet, die Antworten kamen immer prompt und auch der persönliche 1-1-Support ist kein Problem.“
Roman Georgi
Director Of Customer Support bei AMBOSS
"Was heyData auszeichnet, ist die Reaktionsfähigkeit und die schnelle Umsetzung."
Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland
“Wir werden von heyData immer kompetent und zeitnah beraten und konnten bisher zu jeder Fragestellung in Bezug auf die DSGVO bzw. Datenschutz allgemein eine zufriedenstellende Lösung finden.”
Nikolai
CTO bei Instaffo GmbH
Starte jetzt mit heyData in eine sichere und rechtskonforme Zukunft für deine Kanzlei.
Kostenlose Erstberatung sichernFAQ
In der Regel ist der Steuerberater selbst für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn der Steuerberater die personenbezogenen Daten im Auftrag eines Dritten verarbeitet, z. B. eines Unternehmens oder einer Privatperson. Der Steuerberater kann sich jedoch von einem externen Datenschutzbeauftragten, wie die von heyData angebotenen Experten, unterstützen lassen.
Steuerberater dürfen nur solche personenbezogenen Daten verarbeiten, die zur Erfüllung ihrer berufsrechtlichen Aufgaben erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Daten, die zur Erstellung von Steuererklärungen, zur Prüfung von Jahresabschlüssen und zur Beratung von Mandanten erforderlich sind.
Steuerberater müssen die Mandanten über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten umfassend informieren. Dazu müssen sie den Mandanten insbesondere die folgenden Informationen zur Verfügung stellen:
- die Zwecke der Datenverarbeitung
- die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
- die Empfänger der personenbezogenen Daten
- die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
- die Rechte der Mandanten
Steuerberater müssen den Mandanten die in der DSGVO vorgesehenen Rechte gewährleisten. Dazu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
Bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer müssen Steuerberater sicherstellen, dass ein angemessenes Schutzniveau für die Daten besteht. Dies kann durch eine vertragliche Vereinbarung mit dem Empfänger der Daten oder durch die Anwendung eines dem EU-Datenschutzniveau vergleichbaren Rechtssystems in dem Drittland erreicht werden.
Bei Verstößen gegen die DSGVO müssen Steuerberater die zuständigen Aufsichtsbehörden informieren. Darüber hinaus müssen sie in einigen Fällen auch die betroffenen Personen informieren.
Bei Verstößen gegen die DSGVO können empfindliche Sanktionen verhängt werden. So kann beispielsweise ein Bußgeld von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens verhängt werden.