Das Hinweisgebersystem für Unternehmen

Ein Whistleblowing-System hilft deinen Beschäftigten, beobachtete Rechtsverstöße an eine Vertrauensperson im Unternehmen zu melden. Unternehmen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetzt verpflichtet, eine Möglichkeit zum Melden bestimmter Verstöße anzubieten. Wenn es dich ganz genau interessiert, findest du die komplette Liste möglicher Themen für Deutschland in § 2 Abs. 1 Hinweisgeberschutzgesetz. Es steht dem Unternehmen natürlich frei, eine Whistleblowing-Lösung auch für andere Themen zu öffnen.

Außerdem habt ihr die Möglichkeit, eine Meldung über bei der externen Meldestelle des Bundes abzugeben Als Mitarbeiter:innen solltet ihr euch aber zunächst über mattersOut an euer Unternehmen wenden, wenn innerhalb eures Unternehmens wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.

Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, welches die nationale Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie ist. Es tritt voraussichtlich Mitte Juni 2023 in Kraft. Dieses Gesetz wurde verabschiedet, um Hinweisgeber besser zu schützen und ihnen eine sichere Möglichkeit zu bieten, Missstände bei ihren Arbeitgebern zu melden.

Zunächst müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten interne Hinweisgebersysteme einrichten. Diese Systeme sollen es den Mitarbeitern ermöglichen, Missstände sicher und vertraulich zu melden. Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitenden haben eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023.

Du kannst eine breite Palette von Fehlverhalten an deine Vertrauensperson melden. Die unten aufgeführten Begriffe kannst du auch im Betreff deiner Meldung nutzen, um den Prozess zu vereinfachen.

• Diskriminierung: Wenn jemand aufgrund bestimmter Merkmale wie Geschlecht, Religion oder ethnischer Herkunft unfair behandelt wird.
• Bestechung: Das Anbieten oder Annehmen von Geld oder Geschenken, um in geschäftlichen Angelegenheiten einen Vorteil zu erzielen.
• Sexuelle Belästigung: Jedes unerwünschte Verhalten mit sexuellem Bezug, das eine andere Person unangenehm berührt oder belästigt.
• Kartellabsprachen: Voreingenommene Entscheidungsfindung zum eigenen Vorteil, etwa bei der Auswahl von Lieferanten oder Partnern.
• Korruption: Der Missbrauch von Macht oder Position für persönlichen Gewinn, oft mit finanziellen oder anderen Vorteilen verbunden.
• Diebstahl: Die unbefugte Entnahme oder Verwendung von Firmeneigentum.
• Machtmissbrauch: Die Nutzung von Macht oder Autorität für persönliche Vorteile, meist auf Kosten der Organisation oder anderer Personen.
• Dokumentenfälschung: Das Manipulieren von Dokumenten, um andere zu täuschen, sei es durch Hinzufügen oder Ändern von Informationen.

Verwende diese Begriffe in der Betreffzeile deiner Meldung, um eine schnelle und effektive Bearbeitung zu gewährleisten. Mit unserem System kannst du all diese Vorfälle sicher und anonym melden. 

Ein anonymes Hinweisgeberschutzsystem bietet den Hinweisgebenden die Möglichkeit, Missstände sicher und vertraulich zu melden, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Identität preisgegeben wird. Dies kann dazu beitragen, dass mehr Mitarbeiter bereit sind, Missstände zu melden, da sie sich sicher fühlen und keine negativen Konsequenzen fürchten müssen. Ein solches System kann dazu beitragen, dass Unternehmen schneller auf Missstände reagieren und diese beheben können, was letztendlich dazu beitragen kann, das Vertrauen der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in das Unternehmen zu stärken.

Ja, denn wir als heyData sind ein Compliance Unternehmen, das sich vor allem auf Datenschutz spezialisiert hat und wir verstehen, wie persönliche Daten am besten geschützt werden. Diese Erfahrung und unser Wissen haben wir auch hier einfließen lassen.

Ja, unsere Whistleblowing-Lösung ist auch als eigenständiges Produkt buchbar. Sprecht uns einfach an.

Unternehmen im öffentlichen Dienst sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern fallen unter das Gesetz und müssen ab Mitte Juni 2023 Hinweisgebersysteme anbieten. Diese Systeme sollen es den Bürgern ermöglichen, Missstände sicher und vertraulich zu melden.

Das Verfahren der Meldungsabgabe muss mündlich oder schriftlich und auf Wunsch auch persönlich möglich sein.

Die interne Meldestelle muss Hinweisgebenden innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.

Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person darüber informieren, welche Maßnahmen in Folge ergriffen wurden. Z.B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde.

Im Whistleblower-System werden die Meldungen in der Regel von Case Managern, Vertrauenspersonen oder Ombudspersonen entgegengenommen. 

Als potenzielle Case Manager sollten Personen in Betracht gezogen werden, die keine Konflikte mit anderen Tätigkeiten haben. Das bedeutet, dass beispielsweise verantwortliche Positionen in Datenschutzangelegenheiten (DSB), der Geldwäschebekämpfung oder in anderen ähnlichen Bereichen für diese Rolle perfekt geeignet sind.

Idealerweise sollte der Case Manager über Fachkenntnisse im Bereich des Hinweisgeberschutzgesetzes verfügen oder bereit sein, sich in diesem Bereich fortzubilden. Personen mit Erfahrung in der Bearbeitung von sensiblen Informationen und der Gewährleistung der Vertraulichkeit könnten besonders geeignet sein.

Für die Besetzung der Position des Case Managers bietet es sich an, jemanden aus der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung in Betracht zu ziehen, sofern sie nicht in einer leitenden Position sind. Personen in diesen Abteilungen haben oft ein Verständnis für Compliance-Fragen und rechtliche Aspekte, die bei der Behandlung von Whistleblower-Meldungen relevant sind.

Ja, es ist wichtig, den Case Manager regelmäßig zu schulen. Wir empfehlen eine Schulung mindestens einmal im Jahr, um sicherzustellen, dass der Case Manager über die erforderliche Fachkunde verfügt und mit den neuesten Entwicklungen im Bereich des Hinweisgeberschutzgesetzes vertraut ist. Durch regelmäßige Schulungen bleiben Case Manager auf dem aktuellen Stand und können effektiv und kompetent mit den eingehenden Meldungen umgehen.

Eine Schulung für Mitarbeitende zum Thema Whistleblowing ist eine empfehlenswerte Maßnahme, um die Nutzung der Whistleblower-Software bekannt zu machen und attraktiv zu gestalten. Es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung für Mitarbeitende, die Software zu nutzen, da es ihnen gesetzlich erlaubt ist, sich direkt an staatliche Meldestellen zu wenden. Unternehmen bevorzugen jedoch in der Regel, dass interne Missstände intern behandelt werden.

Auf Anfrage stellen wir Schulungen für Mitarbeitende bereit, um sie über das Whistleblowing-Verfahren, die Vorteile der internen Meldung von Missständen und den sicheren Umgang mit der Whistleblower-Software zu informieren. In solchen Schulungen werden in der Regel die Bedeutung von Whistleblowing für die Unternehmensintegrität, die Vertraulichkeit der Meldungen, der Schutz vor Repressalien sowie die möglichen Konsequenzen von Missbrauch oder Falschmeldungen behandelt.

Die Schulungen sollen Mitarbeitende dazu ermutigen, potenzielle Missstände oder illegales Verhalten intern zu melden, anstatt externe Stellen aufzusuchen. Durch die Schulung erhalten die Mitarbeitenden das notwendige Wissen und die Sensibilisierung, um mögliche Risiken und Missstände frühzeitig zu erkennen und angemessen zu handeln.