Die größten Fehler im Vertrags- und Datenschutzmanagement
Ein sorgfältiges Vertrags- und Datenschutz-Management ist unerlässlich, um nicht nur rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sondern auch das Vertrauen von Kund:innen und Geschäftspartner:innen zu gewinnen. Dennoch vernachlässigen viele Unternehmen die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Verwaltung von Verträgen und Datenschutz und setzen sich dadurch unnötigen Risiken aus. In diesem Artikel erfahrt ihr mögliche Fauxpas.
1. Fehlendes Dokumentenmanagement
Der Mangel an Dokumentenmanagement und unzureichenden Sicherheitsmaßnahmen können zu Doppelarbeit und Minderung der Effizienz führen. Darüber hinaus steigt das Risiko von Datenleaks.
2. Unzureichende Datenschutzklauseln
Ohne Datenschutzmanagement fehlen wichtige Informationen in Datenschutzerklärungen oder Verträgen mit Drittanbietern und Kund:innen, die zu hohen Geldstrafen bei Nichteinhaltung führen können.
Achtung: Der fehlende Schutz und Umgang mit personenbezogenen Daten bringt oftmals hohe Bußgelder mit sich.
3. Unzureichende Schulungen für Mitarbeitende
Schulungen für Mitarbeitende im Datenschutz- und Vertragsmanagement sind sehr wichtig, um sie für Risiken zu sensibilisieren und zukünftig Fehler zu vermeiden.
4. Verträge werden gesammelt anstatt verwaltet
So können relevante Informationen verloren gehen und bspw. Fristen verpasst werden. Vertragsstrafen oder umfangreiche und kostspielige Verhandlungen können die Folge sein.
5. Dezentrale Ablage von Verträgen
Übersicht ist wichtig! Werden Verträge nicht zentral verwaltet, entstehen Dopplungen und somit kann bspw. bei der Anfrage einer Behörde viel Zeit verloren gehen - Mehrarbeit und Kosten sind die Folge.
Die Bedeutung von Vertrags- und Datenschutzmanagement
Effektive Dokumentenmanagement- und Datenschutzpraktiken sind unerlässlich, um solch teure und zeitaufwendige Fehler zu vermeiden. Mit bewährten Verfahren stellt ihr sicher, dass alle Daten sicher und Verträge effizient verwaltet werden.
Mit unserem Partner ContractHero haben wir neben den größten Fehlern im Vertrags- und Datenschutzmanagement auch über die größten Vorteile gesprochen. Hier entlang zum Blogbeitrag!
Compliance-Newsletter
Abonniere jetzt unseren Newsletter und bleibe informiert über die neuesten Entwicklungen zu Datenschutz, DSGVO, Cybersicherheit und weiteren wichtigen Compliance-Regelungen wie revDSG, NIS 2 und ISO 27001. Erhalte wertvolle Tipps, exklusive Ressourcen und regelmäßigen Zugang zu Webinaren. Verpasse keine wichtigen Neuigkeiten mehr!
Weitere Artikel
So vermeidest du teure Datenlecks: Datensicherheit für KMU
Datenlecks verursachen Unternehmen jedes Jahr Millionen Schäden. Kleine und mittlere Organisationen sind besonders gefährdet. Denn sie nutzen häufig veraltete Sicherheitsstrategien: Software-Updates erfolgen nicht regelmäßig, Backupstrategien und Verschlüsselungen werden nur lückenhaft eingesetzt. Es fehlt an einem umfassenden Sicherheitskonzept, das Mitarbeitenden eine klare Orientierung gibt, wie sie mit Daten umgehen sollen und welche Maßnahmen sie im Schadensfall sofort ergreifen müssen. Es gibt nicht die Technologie, um Datenlecks bestmöglich zu verhindern und einen Schaden im Ernstfall zu minimieren. Vielmehr müssen technische Sicherheitsmaßnahmen, standardisierte Prozesse und datenkompetente Mitarbeitende zusammenwirken
Mehr erfahren
Hinweisgeberschutzgesetz: So schaffst du eine Kultur des Vertrauens in deinem Unternehmen
Es ist wichtig, dass in deinem Unternehmen eine Kultur geschaffen wird, in der Whistleblower willkommen sind. Das sorgt für mehr Transparenz, Verantwortlichkeit und Compliance. Dieser Leitfaden zeigt, wie man eine Kultur schafft, in der Mitarbeiter:innen offen über Probleme sprechen können. Dazu muss man erst Whistleblowing-Programme einrichten. Diese Programme müssen einfach zu nutzen sein und alle Informationen vertraulich behandeln. Außerdem muss man die Mitarbeiter:innen schulen und ihnen zeigen, dass man ihnen vertraut. Wenn jemand einen Fehler macht, darf er oder sie nicht bestraft werden. Alle Meldungen müssen schnell bearbeitet werden. Wenn man das alles beachtet, kann man eine transparente und ethische Organisationskultur schaffen, in der alle vertrauen und gemeinsam Probleme lösen.
Mehr erfahren
Warum Dein Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten braucht
Im heutigen digitalen Zeitalter ernennen Unternehmen Datenschutzbeauftragte (DSB), um den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Interne Datenschutzbeauftragte sind zwar mit den Abläufen im Unternehmen vertraut, ihnen fehlt es aber möglicherweise an Objektivität und umfassender Erfahrung. Externe Datenschutzbeauftragte bieten Vorteile wie Fachwissen, Unparteilichkeit, Kosteneffizienz und umfassende Branchenerfahrung. Sie ermöglichen es, sich auf die Kernfunktionen des Unternehmens zu konzentrieren und durch die Zusammenarbeit mit internen Teams die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Das steigert die Produktivität und die Datensicherheit und macht externe DSB zu einer guten Wahl für Unternehmen.
Mehr erfahren