DSGVO-Checkliste: 10 Schritte für Vermögensverwalter (2025)

Der erste Schritt auf deinem Weg zur DSGVO-Konformität: Finde heraus, welche Daten du sammelst, wo sie gespeichert sind, wie sie verarbeitet werden und ob du sie wirklich brauchst.

Als Vermögensverwalter:in arbeitest du mit verschiedenen Arten sensibler Daten, etwa:

• Identifikationsdaten & Risikoprofile deiner Kund:innen,
• Portfoliozusammensetzung und Transaktionshistorien,
• Prognosen, Strategien und Analysen zum Anlageverhalten.

Gehe bei deiner Datenprüfung am besten wie folgt vor:

1. Datentypen & -quellen erfassen: Welche personenbezogenen und finanziellen Daten erhebst du genau und woher?
2. Interne Datenflüsse dokumentieren: Wie bewegen sich Daten durch dein Unternehmen? Wer greift wann und worauf zu?
3. Externe Weitergaben prüfen: An wen gibst du Daten weiter – Broker, Verwahrstellen, Analyseanbieter?
4. Speicherorte erfassen: Wo liegen deine Daten Cloud, lokale Server, physische Ordner?
5. Besonders sensible Daten priorisieren: Handelsdaten, Anlagestrategien & Risikoeinschätzungen brauchen besonders hohe Schutzstandards.

Tipp: Eine professionelle Datenschutzprüfung hilft dir, diese Schritte systematisch umzusetzen. heyData unterstützt dich mit einem Audit speziell für Vermögensverwalter:innen.

Mit den Ergebnissen der Datenprüfung solltest du konkrete Regeln festlegen. Deine Datenschutzrichtlinien müssen den gesamten Datenlebenszyklus abdecken von der Erhebung über Verarbeitung bis zur Löschung.

Achte dabei auf:

• Datenerfassung: Was darfst du sammeln, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchem Zweck?
• Datenverarbeitung: Wer nutzt welche Daten und wie stellst du sicher, dass der Zugriff kontrolliert und nachvollziehbar ist?
• Datenspeicherung & -löschung: Lege Aufbewahrungsfristen und Löschfristen fest, die sowohl DSGVO als auch Finanzaufsichtsvorgaben entsprechen.
• Weitergabe an Dritte: Dokumentiere den sicheren Umgang bei Übermittlungen an Partner oder Behörden.

Zentrale DSGVO-Prinzipien, die du in deine Richtlinien einbauen solltest:

• Datenminimierung: Sammle nur, was du wirklich brauchst.
• Zweckbindung: Nutze Daten nur für die Zwecke, für die sie erhoben wurden.
• Zugangskontrolle: Nur wer unbedingt muss, darf auf sensible Daten zugreifen.

Wenn du regelmäßig mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitest (und das tust du), ist ein:e Datenschutzbeauftragte:r gesetzlich vorgeschrieben.

Dein:e DSB sollte:

• dich bei der Umsetzung der DSGVO beraten,
• Datenschutz-Folgenabschätzungen begleiten,
• Audits durchführen,
• Ansprechpartner:in für Behörden und Betroffene sein.

Dabei ist wichtig: Die Person muss unabhängig arbeiten können, also frei von Interessenskonflikten und sollte direkt an die Geschäftsführung berichten.

Wenn dir das Know-how oder die Kapazitäten fehlen, kannst du eine externe DSB-Lösung nutzen. Das spart Zeit und Ressourcen und bringt gleichzeitig DSGVO-Expertise in dein Unternehmen.

 Erfahre mehr über heyDatas externen DSB-Services

Sicherheit ist das Fundament deiner DSGVO-Strategie. Schon ein kleiner Vorfall kann deinen Ruf dauerhaft beschädigen und teuer werden.

Das solltest du umsetzen:

• Verschlüsselung (bei Übertragung und Speicherung),
• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Zugriffe auf sensible Daten,
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen, damit nur autorisierte Personen auf Daten zugreifen,
• Sichere Kommunikationskanäle, z. B. VPN, verschlüsselte E-Mails oder sichere Plattformen,
• Regelmäßige Penetrationstests und Schwachstellenscans, um Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen.

Deine Kund:innen müssen wissen, was du mit ihren Daten machst und dem zustimmen. Die Einwilligung muss:

• klar, freiwillig und informiert erfolgen,
• spezifisch und dokumentiert sein,
• jederzeit widerrufbar sein – ohne Hürden.

Informiere deine Kund:innen z. B. beim Onboarding klar darüber:

• Welche Daten erhebst du?
• Warum brauchst du sie?
• Was machst du damit?

Tools wie UserCentrics, CookieYes oder consentmanager helfen dir, Einwilligungen DSGVO-konform zu erfassen und zu verwalten.

Deine Datenschutzerklärung sollte:

• leicht verständlich sein,
• alle Verarbeitungszwecke und -grundlagen offenlegen,
• Rechte der Nutzer:innen erklären (z. B. Auskunft, Löschung, Berichtigung),
• klare Kontaktmöglichkeiten zur Ausübung dieser Rechte bieten.

Achte auf regelmäßige Updates etwa bei neuen Tools, Partnern oder gesetzlichen Änderungen.

Deine Kund:innen haben ein Recht auf:

• Auskunft über ihre Daten,
• Löschung oder Korrektur,
• Datenübertragbarkeit.

Richte dafür klare Prozesse ein mit festgelegten Zuständigkeiten und Tools, um Anfragen fristgerecht (innerhalb von 30 Tagen) zu bearbeiten.

Beachte: Manche Daten (z. B. Transaktionshistorien) musst du gesetzlich aufbewahren. Kommuniziere das transparent.

Datenschutz beginnt bei deinen Mitarbeitenden. Vom IT-Team bis zu den Berater:innen alle sollten:

• DSGVO-Grundlagen verstehen,
• interne Prozesse kennen,
• wissen, wie sie mit Anfragen umgehen,
• und die Folgen von Verstößen einschätzen können.

Setze auf regelmäßige Schulungen – am besten mit branchenspezifischen Inhalten (z. B. Risiken wie Insiderhandel). Eine digitale Schulungsplattform hilft, alles strukturiert umzusetzen.

Tipp: Mit dem heyData-Trainingsprogramm bleiben deine Mitarbeitenden immer auf dem aktuellen Stand.

Deine Verantwortung endet nicht beim eigenen Unternehmen. Auch Dienstleister, die mit Kund:innendaten umgehen, musst du absichern.

So gehst du vor:

1. Identifiziere alle Drittanbieter, die Daten verarbeiten.
2. Schließe mit allen Dienstleistern DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungs Verträge (AVV).
3. Prüfe regelmäßig, ob deine Anbieter Datenschutzstandards einhalten (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Vorfallmanagement).
4. Nutze Tools wie das heyData Vendor Risk Management, um Risiken systematisch zu überwachen.

Kein System ist perfekt – aber du solltest vorbereitet sein.

Dein Notfallplan sollte:

• Verantwortlichkeiten klären,
• Schritte zur Identifizierung, Eindämmung und Behebung festlegen,
• interne und externe Kommunikationswege definieren,
• eine Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden sicherstellen,
• Kund:innen bei hohem Risiko schnell informieren,
• alles dokumentieren für interne Learnings und Audits.

In der Vermögensverwaltung schützt Datenschutz nicht nur Informationen, sondern Vertrauen. Wenn du deine Prozesse kontinuierlich prüfst, Mitarbeitende schulst und klare Richtlinien etablierst, stellst du sicher, dass dein Unternehmen langfristig regelkonform und erfolgreich bleibt.

Wenn du eine einfache, verlässliche Lösung für deine Datenschutzprozesse suchst, schau dir heyDatas All-in-One-Compliance-Plattform an speziell für Unternehmen wie deins.

Was ist der erste Schritt zur Einhaltung der DSGVO in der Vermögensverwaltung?
Der erste Schritt ist eine gründliche Datenprüfung. Dabei findest du heraus, welche personenbezogenen und finanziellen Daten du erhebst, wie du sie speicherst, verarbeitest und weitergibst – und ob das alles DSGVO-konform ist.

 Muss ich als Vermögensverwalter:in eine:n Datenschutzbeauftragte:n (DSB) benennen?
Ja – wenn du regelmäßig mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitest (was in der Vermögensverwaltung fast immer der Fall ist), bist du dazu verpflichtet. Du kannst eine:n interne:n oder externe:n DSB einsetzen.

Wie gehe ich richtig mit der Einwilligung meiner Kund:innen um?
Die Einwilligung muss ausdrücklich, informiert und nachvollziehbar dokumentiert sein. Deine Kund:innen sollten wissen, welche Daten du sammelst, warum du sie brauchst und wie du sie nutzt. Wichtig: Sie müssen ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können – ohne Aufwand.

Was passiert, wenn ein externer Dienstleister eine Datenschutzverletzung verursacht?
Auch dann kannst du haftbar gemacht werden. Deshalb ist ein solides Risikomanagement für Drittanbieterentscheidend – inklusive Verträgen, Prüfungen und Dokumentation.

Wie schnell muss ich eine Datenschutzverletzung melden?
Sobald eine Verletzung festgestellt wurde, musst du sie innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Datenschutzbehörde melden. Bei hohem Risiko musst du auch die betroffenen Kund:innen direkt informieren.