DSGVO-Compliance für Arztpraxen: 9 Schritte zur Umsetzung

Die Durchführung einer Datenprüfung ist der erste Schritt für Arztpraxen, um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften sicherzustellen.

Bei einer umfassenden Prüfung werden Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten erfasst, um zu verstehen, welche Daten erfasst werden, wo sie gespeichert sind und wie sie verarbeitet werden. Die Dokumentation, wo, wie und warum Patientendaten erfasst und verarbeitet werden, schafft Transparenz und Verantwortlichkeit.

Regelmäßige Audits helfen dabei, die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen zu bestätigen und potenzielle Risiken bei der Datenverwaltung und -verarbeitung aufzuzeigen.

Um ein Datenaudit durchzuführen, sind folgende Schritte erforderlich:

1. Bestandsaufnahme der Daten: Katalogisiere alle Arten von personenbezogenen Daten, die in der Praxis erhoben werden – dazu gehören Patientennamen, Adressen, Kontaktinformationen, Krankenakten und alle anderen sensiblen Informationen.
2. Identifizierung des Datenflusses: Erstelle eine Übersicht darüber, wie diese Daten in der Praxis erhoben, gespeichert und weitergegeben werden. Dazu gehört auch die Identifizierung der Systeme und Plattformen, die für die Datenverarbeitung und -speicherung verwendet werden.
3. Bewertung der Einwilligungsverfahren: Überprüfe, wie die Einwilligung der Patient:innen zur Datenerhebung eingeholt wird, und stelle sicher, dass sie den Standards der DSGVO entspricht. Stelle sicher, dass die Einwilligungsformulare klar, spezifisch und für die Patient:innen leicht zugänglich sind.
4. Ermittlung von Compliance-Lücken: Erkenne alle Bereiche, in denen die Verfahren nicht den Standards der DSGVO entsprechen. Dies kann von unsachgemäßen Datenspeicherungsverfahren bis hin zu unzureichenden Datenschutzmaßnahmen reichen. Notiere dir diese Lücken und priorisiere sie für die Behebung.

Durch regelmäßige Datenprüfungen können Arztpraxen ihr Engagement für den Schutz von Patientendaten und die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften unter Beweis stellen. Dies trägt nicht nur dazu bei, das Vertrauen der Patient:innen zu stärken, sondern schützt die Praxis auch vor potenziellen rechtlichen und rufschädigenden Risiken.

Falls ihr bei diesem ersten entscheidenden Schritt zur Einhaltung der DSGVO Hilfe benötigt, stehen wir euch mit unserem umfassenden Datenschutz-Audit zur Seite.

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist gesetzlich für alle Behörden und Organisationen vorgeschrieben, die regelmäßig betroffene Personen überwachen oder große Datenmengen verarbeiten.

Zu den Aufgaben eines DSB gehören:

• Überwachung der Datenverarbeitungsaktivitäten, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen
• Beratung zu Datenschutzverpflichtungen
• Funktion als Anlaufstelle für Personen, deren Daten verarbeitet werden
• Unterstützung bei der Schulung von Mitarbeitern in Datenschutzfragen

Die Rolle eines Datenschutzbeauftragten ist daher von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Arztpraxen die Anforderungen der DSGVO erfüllen.

Ein Datenschutzbeauftragter kann je nach Größe und Komplexität der Datenverarbeitungsaktivitäten der Praxis ein interner Mitarbeiter oder ein externer Berater sein. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der ernannte Datenschutzbeauftragte über Fachwissen in Bezug auf Datenschutzgesetze und -praktiken verfügt, da er für die Überwachung der Compliance-Bemühungen verantwortlich ist.

Für viele Arztpraxen kann die Einstellung eines externen DSB von Vorteil sein. Ein externer DSB bringt Fachwissen und Erfahrung mit, sodass sich die Praxen auf die Patientenversorgung konzentrieren können, während gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO gewährleistet ist. Darüber hinaus kann ein externer DSB objektive Einblicke bieten und bei der Umsetzung von bewährten Verfahren helfen, die auf die besonderen Bedürfnisse des Gesundheitssektors zugeschnitten sind.

Um die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten, müssen Arztpraxen vor der Verarbeitung personenbezogener Daten eine klare und informierte Einwilligung der Patient:innen einholen. Das bedeutet, dass Patient:innen umfassend darüber informiert werden sollten, wie ihre Daten verwendet werden, wer Zugriff darauf hat und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden. Die ausdrückliche Einwilligung ist eine wichtige, aber nicht die einzige rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Rahmen der DSGVO. Weitere gesetzliche Grundlagen sind medizinische Notwendigkeit, Gesundheitsversorgung oder gesetzliche Verpflichtungen. Es ist wichtig, je nach den Umständen die geeignete gesetzliche Grundlage zu bestimmen.

Die Einwilligung sollte durch bestätigende Maßnahmen eingeholt werden, z. B. durch Ankreuzen eines Kästchens oder Unterzeichnung eines Einwilligungsformulars, und sie sollte freiwillig und ohne unangemessenen Druck oder Zwang erteilt werden.

Die Verfahren sollten den Patient:innen auch die Möglichkeit bieten, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, da dies ein Grundrecht im Rahmen der DSGVO ist.

Es ist unerlässlich, dass die Praxen die Einwilligung der Patient:innen dokumentieren, einschließlich des Datums und der Uhrzeit, zu der sie eingeholt wurde, sowie der spezifischen Informationen, die dem Patienten zu diesem Zeitpunkt gegeben wurden.

Die Einwilligung zur Datenverarbeitung muss auch auf der Website deiner Arztpraxis eingeholt werden. Besucher müssen verstehen, womit sie einverstanden sind, einschließlich der Art der erfassten Daten, der Art und Weise, wie sie verwendet werden, und der Dritten, an die sie weitergegeben werden können.

Diese Zustimmung kann über ein Cookie-Banner, das in Zustimmungsmanagement-Plattformen enthalten ist, eingeholt werden. Zustimmungsmanagement-Plattformen können dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren, indem sie:

• die Cookie-Zustimmung auf allen Seiten verwalten
• die Präferenzen der Benutzer dokumentieren
• Cookies basierend auf den Entscheidungen der Benutzer:innen automatisch blockieren oder aktivieren
• Prüfprotokolle für Compliance-Zwecke bereitstellen
• Cookie-Hinweise aktualisieren, wenn neue Tracking-Technologien implementiert werden

Zu den beliebten Zustimmungsmanagement-Plattformen gehören Usercentrics, CookieYes oder consentmanager.

Eine aktuelle Datenschutzrichtlinie auf der Website deiner Arztpraxis ist für die Einhaltung der DSGVO im Bereich der digitalen Gesundheitsversorgung von entscheidender Bedeutung.

Diese Richtlinie dient als transparente Erklärung darüber, wie Patientendaten erhoben, verwendet und geschützt werden.

Eine umfassende Datenschutzrichtlinie sollte Folgendes enthalten:

• Datenerhebungspraktiken: Klare Beschreibungen darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, einschließlich Gesundheitsinformationen.
• Zweck der Datenverarbeitung: Erläuterung, warum Daten benötigt werden und wie sie verwendet werden.
• Verfahren zur Datenweitergabe: Informationen über Dritte, an die Patientendaten weitergegeben werden können, und den Zweck der Weitergabe.
• Patientenrechte: Darstellung der Rechte von Patienten gemäß der DSGVO, einschließlich ihres Rechts auf Zugang, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten.

Wenn ihr Hilfe bei der Aktualisierung eurer Datenschutzrichtlinie benötigt, erfahrt mehr darüber, was eine Datenschutzrichtlinie beinhalten sollte, oder lasst euch von uns bei der Erstellung einer auf eure medizinische Praxis zugeschnittenen Datenschutzrichtlinie unterstützen.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein wesentlicher Prozess zur Identifizierung und Reduzierung von Risiken für Patientendaten im Gesundheitswesen. Sie hilft dabei, Risiken für Patientendaten während der Verarbeitung zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, sei es durch elektronische Patientenakten, Terminplanungssysteme oder die Weitergabe von Daten an externe Labore.

Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist besonders wichtig für Arztpraxen, da sie große Mengen an sensiblen Gesundheitsinformationen verarbeiten, die von der DSGVO aufgrund des höheren Risikos von Missbrauch oder Schäden bei Offenlegung als besondere Datenkategorie eingestuft werden. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung trägt dazu bei, dass solche Daten rechtmäßig, transparent und sicher verarbeitet werden, während Risiken wie Datenschutzverletzungen oder unbefugter Zugriff minimiert werden.

Um eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, sind folgende Schritte erforderlich:

1. Identifizierung der Verarbeitungsaktivitäten: Beginne mit der Identifizierung aller Verarbeitungsaktivitäten, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Patienten darstellen könnten.
2. Bewertung der Datenschutzrisiken: Bewerte das mit diesen Verarbeitungsaktivitäten verbundene Risiko sowie deren mögliche Folgen.
3. Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung: Schlage Maßnahmen zur Reduzierung der identifizierten Risiken vor, einschließlich der Umsetzung verbesserter Sicherheitsprotokolle und Mitarbeiterschulungsprogramme.
4. Dokumentation der Ergebnisse: Führe detaillierte Aufzeichnungen über die Ergebnisse der Datenschutz-Folgenabschätzung und die Maßnahmen, die zur Einhaltung der DSGVO-Anforderungen ergriffen wurden.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist ein entscheidender Bestandteil der Einhaltung der DSGVO in Arztpraxen. Wenn ihr Hilfe benötigt, unterstützen euch unsere Experten gerne bei der Durchführung und Umsetzung einer erfolgreichen Datenschutz-Folgenabschätzung.

Regelmäßige Schulungen zur Einhaltung der DSGVO sind für alle Mitarbeiter einer Arztpraxis unerlässlich. Diese Schulungen schärfen das Bewusstsein der Mitarbeiter und stellen sicher, dass sie ihre Verantwortung im Umgang mit personenbezogenen Daten verstehen.

Zu den wichtigsten Schwerpunkten gehören:

• Datenverarbeitungsverfahren: Das Personal muss mit dem Umgang mit sensiblen Patientendaten vertraut sein, einschließlich der ordnungsgemäßen Speicherung, der Zugangskontrollen und der sicheren Weitergabe.
• Reaktionsprotokolle bei Verstößen: Die Schulung sollte Maßnahmen für den Fall eines Datenverstoßes umfassen. Das Verständnis der richtigen Reaktion kann potenzielle Schäden mindern und die Einhaltung der DSGVO-Meldepflichten sicherstellen.

Um ein effektives Lernen zu ermöglichen, sollten strukturierte Programme in Betracht gezogen werden, die speziell für Einrichtungen des Gesundheitswesens entwickelt wurden. Bei heyData bieten wir umfassende Mitarbeiterschulungen an, die auf die Einhaltung der DSGVO-Standards in Arztpraxen zugeschnitten sind.

Mit einem proaktiven Ansatz bei der Mitarbeiterschulung können Arztpraxen das Risiko von Datenschutzverletzungen und Verstößen gegen die DSGVO erheblich reduzieren.

Arztpraxen verlassen sich bei verschiedenen Dienstleistungen zunehmend auf externe Anbieter, wie z. B. Plattformen für elektronische Patientenakten (ePA), Diagnoselabore und telemedizinische Dienste, die alle mit sensiblen Patientendaten umgehen und die DSGVO einhalten müssen.

Um die Einhaltung der DSGVO durch Ihre Anbieter sicherzustellen, ist es unerlässlich, Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) abzuschließen. Eine DPA ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen der Arztpraxis und dem Drittanbieter, in dem die Verantwortlichkeiten und Pflichten jeder Partei in Bezug auf den Datenschutz gemäß der DSGVO festgelegt sind. Kurz gesagt stellen diese Vereinbarungen sicher, dass jeder Anbieter, der mit Patientendaten umgeht, die Vorschriften der DSGVO einhält und somit sensible Informationen schützt.

Eine DPA sollte Folgendes enthalten:

• klare Definitionen der Rollen und Verantwortlichkeiten sowohl der Arztpraxis als auch des Drittanbieters in Bezug auf den Datenschutz;
• Bestimmungen für regelmäßige Audits oder Bewertungen der Datensicherheitsmaßnahmen des Drittanbieters;
• Klauseln, die sicherstellen, dass alle vom Drittanbieter beauftragten Unterauftragsverarbeiter ebenfalls die DSGVO-Vorschriften einhalten;
• Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen oder -vorfällen, einschließlich Meldepflichten und -fristen.

Du kannst Tools für das Vendor Risk Management nutzen, um das mit Drittanbietern verbundene Risiko weiter zu minimieren. Diese Tools können die Sicherheitslage potenzieller Anbieter schnell und zuverlässig bewerten und dir dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, mit welchen Anbietern du zusammenarbeiten möchtest, und sicherzustellen, dass sie die DSGVO einhalten.

Datensicherheitsmaßnahmen im Gesundheitswesen sind für den Schutz sensibler Patientendaten von entscheidender Bedeutung. Die Umsetzung starker technischer und organisatorischer Maßnahmen ist unerlässlich, um hohe Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten und die DSGVO einzuhalten.

Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen sollten gehören:

• Verschlüsselung: Durch die Verschlüsselung von Patientendaten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung wird sichergestellt, dass Unbefugte nicht auf sensible Informationen zugreifen können. Dies ist besonders wichtig für elektronische Patientenakten (EPA) und bei der Datenübertragung.
• Zugriffskontrollen: Es sollten strenge Zugriffskontrollen eingerichtet werden, um einzuschränken, wer Patientendaten einsehen oder ändern kann. Durch einen rollenbasierten Zugriff wird sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf bestimmte Informationen hat, wodurch das Risiko einer unbefugten Offenlegung verringert wird.
• Regelmäßige Audits: Es sollten regelmäßige Audits durchgeführt werden, um die Wirksamkeit bestehender Sicherheitsprotokolle zu bewerten. Durch die regelmäßige Überprüfung der Datenverarbeitungspraktiken können Schwachstellen und verbesserungswürdige Bereiche identifiziert werden.

Durch die Priorisierung dieser Datensicherheitsmaßnahmen können Arztpraxen das Risiko von Verstößen erheblich reduzieren und den Schutz von Patientendaten verbessern.

Ein klar definierter Reaktionsplan für Datenschutzverletzungen ist im Gesundheitswesen unerlässlich. Dieser Plan stellt sicher, dass Ihre Arztpraxis schnell und effektiv auf Datenschutzverletzungen reagieren kann.

Ein effektiver Reaktionsplan sollte folgende Komponenten enthalten:

• Sofortige Maßnahmen: Legt fest, was im Falle einer Datenschutzverletzung zuerst zu tun ist, einschließlich Eindämmungsmaßnahmen, um die weitere Offenlegung von Patientendaten zu begrenzen. Dies sollte eine klare Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten der am Prozess beteiligten Teammitglieder enthalten.
• Verfahren zur Vorfallsverwaltung: Legt klare Protokolle fest, um die Schwere der Datenschutzverletzung zu bewerten, festzustellen, welche Patientendaten betroffen sind, und die erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
• Protokolle zur Meldung von Verstößen: Gemäß der DSGVO müssen Organisationen betroffene Personen und zuständige Behörden unverzüglich benachrichtigen. Benachrichtigungen sollten nach Möglichkeit innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Neben der Benachrichtigung betroffener Personen und Behörden sollten Arztpraxen auch alle Verstöße dokumentieren, unabhängig von deren Schweregrad. Die DSGVO verpflichtet Organisationen, interne Aufzeichnungen über Datenschutzverletzungen zu führen, auch wenn keine Benachrichtigung der Aufsichtsbehörde erforderlich ist. Dies gewährleistet die Rechenschaftspflicht und hilft, Muster zu erkennen, um zukünftige Datenschutzmaßnahmen zu stärken.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Arztpraxen Risiken effektiv managen und gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen sicherstellen.

Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Schritten können Arztpraxen proaktive Maßnahmen zum Schutz von Patientendaten ergreifen und die DSGVO-Vorschriften einhalten.

Auch wenn die vollständige Einhaltung der DSGVO abschreckend wirken kann, macht unsere All-in-One-Compliance-Lösung die Einhaltung einfach, sodass man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann – die Bereitstellung einer hochwertigen Gesundheitsversorgung für die Patient:innen. Setze deine Praxis nicht der Gefahr von Datenschutzverletzungen und den möglichen Folgen der Nichteinhaltung aus. Handle noch heute und schütze die sensiblen Daten deiner Patient:innen.