DSGVO-Software 2025: Top-Vergleich

Unternehmen haben heute Zugang zu einer Reihe von Compliance-Lösungen, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Es ist wichtig, sie im Hinblick auf deine spezifischen Bedürfnisse, deine Organisationsstruktur und verfügbaren Ressourcen zu bewerten, um den effektivsten Ansatz zur Erreichung und Aufrechterhaltung der DSGVO-Konformität zu ermitteln.

1. Interne Compliance-Teams

Viele Unternehmen erwägen die Bildung eines internen Compliance-Teams, um die DSGVO intern zu verwalten. Dieser Ansatz ermöglicht die vollständige Kontrolle über die Prozesse und stellt sicher, dass die Compliance tief in die Unternehmenskultur integriert ist. Er bringt jedoch auch erhebliche Herausforderungen mit sich.

Vorteile:

• Volle Kontrolle: Ein internes Team ermöglicht eine Entscheidungsfindung in Echtzeit und eine sofortige Reaktion auf Datenschutzprobleme. Die Teammitglieder sind in der Regel besser mit der Unternehmenskultur, den Prozessen und den besonderen Herausforderungen vertraut.
• Maßgeschneiderte Lösungen: Ein internes Team kann maßgeschneiderte Compliance-Strategien entwickeln und umsetzen, die eng auf die spezifischen Bedürfnisse und betrieblichen Besonderheiten der Organisation abgestimmt sind.
• Kontinuierliche Überwachung: Mit dedizierten Ressourcen, die sich ausschließlich auf den Datenschutz konzentrieren, können Organisationen die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und sich schnell an sich ändernde Vorschriften anpassen.

Nachteile:

• Hohe Kosten: Der Aufbau eines leistungsfähigen internen Compliance-Teams erfordert erhebliche Investitionen in die Einstellung von qualifiziertem Personal und die Bereitstellung fortlaufender Schulungen. Dies kann die finanziellen Ressourcen belasten, insbesondere bei kleineren Organisationen.
• Wissenslücken: Die Komplexität der DSGVO bedeutet, dass interne Teams ohne externe Beratung möglicherweise mit bestimmten technischen Aspekten zu kämpfen haben. Kontinuierliche Weiterbildung ist notwendig, da es schwierig sein kann, mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.
• Zeitintensiv: Die Entwicklung eines Compliance-Teams von Grund auf erfordert viel Zeit und Mühe, was die Compliance-Bereitschaft verzögert.
• Rechtliche Haftung: Wenn Datenschutzverpflichtungen nicht eingehalten werden, kann die gesamte Organisation ernsthaften rechtlichen Risiken und finanziellen Strafen ausgesetzt sein. Im Falle einer Datenschutzverletzung ist nicht nur das Unternehmen betroffen – auch Einzelpersonen wie der CEO oder direkt beteiligte Mitarbeiter:innen können persönlich haftbar gemacht werden. Die Zusammenarbeit mit externen Compliance-Experten kann dazu beitragen, diese Risiken zu minimieren und eine zusätzliche Schutzebene zu bieten. Die Zusammenarbeit mit externen Experten kann in dieser Hinsicht eine Schutzebene bieten.
• Mitarbeiterfluktuation: Die Aufrechterhaltung der Konsistenz bei den Compliance-Bemühungen kann aufgrund der potenziellen Mitarbeiterfluktuation eine Herausforderung darstellen. Jeder neue Mitarbeiter benötigt möglicherweise Zeit, um sich mit den bestehenden Prozessen vertraut zu machen.

2. Traditionelle Anwaltskanzleien und Berater

Einige Unternehmen entscheiden sich für traditionelle Anwaltskanzleien oder Compliance-Berater, um die DSGVO zu handhaben. Diese Expert:innen bieten maßgeschneiderte Beratung und juristisches Fachwissen und helfen Unternehmen, komplexe Compliance-Herausforderungen zu meistern.

Diese Methode kann jedoch auch kostspielig und ineffizient sein.

Vorteile:

• Juristisches Fachwissen: Berater:innen verfügen oft über Spezialwissen in Bezug auf die DSGVO und bieten Einblicke, die für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung sein können.
• Maßgeschneiderte Beratung: Diese Fachleute können maßgeschneiderte Beratung anbieten, die auf die einzigartigen Datenverarbeitungspraktiken Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Trotz der klaren Vorteile ist es mit erheblichen Einschränkungen verbunden, sich ausschließlich auf traditionelle Anwaltskanzleien und Berater zu verlassen:

Nachteile:

• Hohe Kosten: Die Beauftragung von Rechtsberatern kann mit der Zeit kostspielig werden, insbesondere wenn kein strukturierter Plan für die fortlaufende Zusammenarbeit vorliegt.
• Begrenzte fortlaufende Unterstützung: Traditionelle Kanzleien bieten nach den ersten Beratungen möglicherweise keine kontinuierliche Unterstützung an. Im Zuge der Weiterentwicklung der DSGVO kann es vorkommen, dass Unternehmen nicht über die erforderlichen Updates verfügen.

3. DSGVO-Compliance-Software und SaaS-Lösungen

Software und SaaS-Lösungen (Software as a Service) zur Einhaltung der DSGVO haben sich als leistungsstarke Alternativen zu herkömmlichen Compliance-Ansätzen herausgestellt. Die Software zur Einhaltung der DSGVO bietet eine automatisierte und skalierbare Lösung, die das Compliance-Management für Unternehmen jeder Größe erleichtert. Diese Tools helfen Organisationen dabei, ihre Datenverarbeitungsaktivitäten zu verfolgen, die Compliance-Dokumentation zu verwalten und fortlaufende Risikobewertungen durchzuführen. Einige Organisationen, wie z. B. heyData, bieten auch ergänzende Expertenberatungen und -unterstützung an.

Vorteile:

• Kosteneffizient: Software zur Einhaltung der DSGVO bietet einen kostengünstigeren Ansatz im Vergleich zu traditionellen Rechtsberatern oder internen Compliance-Teams. Anstatt hohe Gebühren für eine einmalige Beratung zu zahlen, können sich Unternehmen für ein Abonnementmodell entscheiden, das ihrem Budget entspricht.
• Effizienz und Skalierbarkeit: Die Automatisierung von Compliance-Prozessen durch Software optimiert das Datenmanagement, die Dokumentation und die Risikobewertung. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch Skalierbarkeit, wenn Unternehmen wachsen und größere Datenmengen verarbeiten.
• Reduziert menschliche Fehler: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und minimieren den manuellen Arbeitsaufwand.
• Immer auf dem neuesten Stand: Diese Softwarelösungen bieten in der Regel regelmäßige Updates, um die Einhaltung der sich weiterentwickelnden DSGVO-Vorschriften zu gewährleisten. Dieser fortlaufende Support stellt sicher, dass Unternehmen über alle Änderungen auf dem Laufenden bleiben und ihre Praktiken entsprechend anpassen können.
• Einfache Integration: Durch die Integration in bestehende HR-Systeme stellen Compliance-Softwarelösungen sicher, dass Datenschutzmaßnahmen in die täglichen Abläufe eingebettet sind und nicht als eigenständige Aufgaben behandelt werden.
• Rechtliche Haftung: Einige Anbieter:innen, wie z. B. heyData, übernehmen die rechtliche Haftung für die Einhaltung der DSGVO, d. h. wenn euer Unternehmen aufgrund von Verstößen mit behördlichen Problemen konfrontiert wird, übernimmt heyData die Verantwortung. Dieser zusätzliche Schutz gibt Ihnen Sicherheit, reduziert rechtliche Risiken und gewährleistet die vollständige Einhaltung der Datenschutzgesetze.

Nachteile:

• Unterschiedliche Qualität: Da die Qualität je nach Anbieter variiert, ist die Auswahl der richtigen Software von entscheidender Bedeutung.
• Mangel an persönlicher Beratung: Software kann zwar Prozesse optimieren, bietet aber möglicherweise nicht das gleiche Maß an persönlicher Beratung und Fachwissen wie menschliche Berater. Einige Anbieter wie heyData bieten jedoch eine Komplettlösung an, die die Vorteile von Software mit persönlicher Beratung kombiniert.

Insgesamt haben traditionelle Anwaltskanzleien und Berater zwar ihre Vorzüge, aber Software zur Einhaltung der DSGVO macht einen Großteil der manuellen Arbeit im Zusammenhang mit der Einhaltung überflüssig und stellt sicher, dass Unternehmen über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden bleiben, ohne dass spezielle interne Rechtsteams erforderlich sind.

Bei der Auswahl einer Lösung zur Einhaltung der DSGVO sind mehrere wichtige Funktionen zu berücksichtigen.

1. Digitaler Datenschutz-Audit

Eine umfassende Compliance-Lösung sollte zunächst eine Bewertung der DSGVO-Bereitschaft bereitstellen, um Risiken und Lücken in den Datenschutzpraktiken zu ermitteln.

Der Datenschutz-Audit von heyData funktioniert in vier einfachen Schritten:

1. Ausfüllen des Fragebogens: Unsere Plattform bietet Audit-Bögen, die auf verschiedene Abteilungen wie Marketing oder Finanzen zugeschnitten sind und mit eueren Kolleg:innen geteilt werden können. Unser Privacy Success-Team steht bereit, um dich zu unterstützen, sodass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für alle Audit-Bögen nur zwei Stunden beträgt.
2. Datenprüfung und Audit-Call: Sobald die Fragebögen ausgefüllt sind, erstellen wir die Compliance-Dokumente und planen einen Audit-Call, um die Ergebnisse zu besprechen und die nächsten Schritte zu besprechen.
3. Compliance-Dokumentation: Als Nächstes stellen wir einen vollständigen Satz an Compliance-Dokumenten bereit, darunter einen Audit-Bericht, Datenschutzerklärungen, Verarbeitungsaufzeichnungen und andere wichtige Materialien.
4. Laufende Unterstützung: Unser Datenschutz-Support-Team steht für weitere Fragen zur Verfügung.

Unser Datenschutz-Audit führt zu einem detaillierten Bericht mit von Experten geprüften Empfehlungen zur Verbesserung der Compliance. Er hebt bestehende Maßnahmen hervor, identifiziert Schwachstellen und bietet klare, umsetzbare Verbesserungen – und dient so als solide Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

2. Sichere Dokumentenverwaltung für die sichere Speicherung personenbezogener Daten

Die Verwaltung der Compliance-Dokumentation ist ein entscheidender Bestandteil der DSGVO. Eine sichere Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass sensible Aufzeichnungen sicher gespeichert werden und für Audits und behördliche Kontrollen zugänglich bleiben.

Eine sichere Dokumentenverwaltung sollte Compliance-bezogene Dateien aus Sicherheitsgründen verschlüsseln, zentralen Zugriff für wichtige Interessengruppen bieten und Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten automatisieren.

Mit unserer Dokumentenverwaltung werden beispielsweise alle  Dokumente, von Prüfberichten bis hin zu Schulungszertifikaten, zentral und sicher auf ISO-zertifizierten deutschen Servern gespeichert und können nahtlos mit deinem Team geteilt werden.

3. Branchenspezifische Datenschutzbeauftragte (DSB)

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) überwacht die Einhaltung der Vorschriften und dient als Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden.

Der Zugang zu einem branchenspezifischen externen DSB stellt sicher, dass dein Unternehmen fachkundige und Branchen-zugeschnittene Beratung erhält, ohne dass eine Vollzeitstelle erforderlich ist. Darüber hinaus verpflichtet die DSGVO Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern oder Unternehmen, die regelmäßig eine große Menge sensibler personenbezogener Daten verarbeiten, einen DSB zu ernennen.

Es gibt zwar viele Unterschiede zwischen der Ernennung eines internen und eines externen DSB, doch die Inanspruchnahme eines externen DSB kann bis zu 90 % günstiger sein.

Die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet somit Fachwissen im Bereich Compliance und ermöglicht es dem Unternehmen gleichzeitig, Zeit und Geld zu sparen, das in das Wachstum des Unternehmens investiert werden kann.

4. Mitarbeiterschulungen und Sensibilisierungsprogramme

Einer der am häufigsten übersehenen Aspekte der DSGVO-Compliance ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen. Selbst die ausgefeilteste Compliance-Strategie kann scheitern, wenn die Mitarbeiter:innen nicht ordnungsgemäß im Datenschutz geschult sind.

Mitarbeiterschulungen helfen, versehentliche Datenschutzverletzungen zu verhindern, schulen die Mitarbeiter:innen in bewährten Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten und stellen die unternehmensweite Einhaltung der DSGVO sicher.

Im Allgemeinen ist der Arbeitgeber für die Schulung der Mitarbeiter:innen verantwortlich, um sicherzustellen, dass alle, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, entsprechend geschult sind und die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Unsere Online-Plattform ermöglicht flexibles Lernen auf einer intuitiven Plattform mit transparenten Preisen.

5. Risikomanagement für Anbieter:innen

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Drittanbietern zusammen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Drittanbieter, die personenbezogene Daten verarbeiten, können jedoch erhebliche Compliance-Risiken mit sich bringen.

Eine Lösung für das Risikomanagement für Anbieter sollte Folgendes umfassen:

• Bewertung der Einhaltung der DSGVO durch Drittanbieter
• Automatisierung von Vertrags- und Risikobewertungs-Workflows
• Überwachung des laufenden Compliance-Status

Mit heyDatas Vendor Risk Management (VRM) können alle für die Einhaltung der DSGVO genutzten Dienste und Anbieter zuverlässig überprüft werden. Wir zeigen dir alle Informationen, die du benötigst, auf einen Blick, um die Sicherheitsstandards zu bewerten – für Anbieter, die du bereits nutzt, sowie für die Auswahl neuer Anbieter und Tools.

6. Zentralisiertes Compliance-Management

Die Verwaltung der DSGVO-Compliance über verschiedene Teams, Abteilungen und Standorte hinweg kann schnell komplex werden. Ein zentralisiertes Compliance-Management-System rationalisiert den Prozess, indem es eine einzige Plattform bereitstellt, auf der Unternehmen alle Compliance-bezogenen Aktivitäten in Echtzeit überwachen, verfolgen und verwalten können.

Eine zentralisierte Lösung bietet mehrere Vorteile:

• Einheitliches Dashboard: Zugriff auf alle Compliance-Aufgaben, -Dokumente und -Richtlinien an einem Ort.
• Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben: Sicherstellen, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind und Compliance-Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
• Echtzeit-Updates und -Warnmeldungen: Bleibe über anstehende Audits, Richtlinienänderungen oder potenzielle Compliance-Risiken auf dem Laufenden.

Unsere zentralisierte Compliance-Management-Plattform integriert alle wichtigen DSGVO-Aufgaben in einem benutzerfreundlichen Dashboard. So kannst du den Compliance-Status effizient verfolgen, Aufgaben an relevante Teammitglieder zuweisen und Berichte erstellen, um sicherzustellen, dass sie jederzeit für Audits bereit sind.

7. Software-Integration

Eine moderne DSGVO-Compliance-Lösung sollte sich nahtlos in bestehende Unternehmenssoftware (z. B. HR-Systeme, CRM-Plattformen und Cloud-Speicherlösungen) integrieren lassen, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern und Compliance-bezogene Aufgaben zu automatisieren.

Unsere Plattform unterstützt die Integration mit über 40 HR-Tools und branchenführenden Plattformen wie Google Workspace, Azure Active Directory, Microsoft Dynamics 365, Okta, Personio, BambooHR und Workday.

Abgesehen von der Optimierung Ihrer HR-Prozesse verbessern unsere Integrationen die DSGVO-Konformität, indem sie die Handhabung deiner HR-Daten sowohl skalierbar als auch sicher machen.

Unsere All-in-One-Compliance-Lösung bietet die oben beschriebenen Schlüsselfunktionen und bietet deinem Unternehmen einen nahtlosen, skalierbaren und von Experten unterstützten Ansatz zur Einhaltung der DSGVO. Sie gewährleistet eine schnellere Einhaltung, vereinfacht die Dokumentation und lässt sich mühelos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren.

Wir bieten transparente, strukturierte Preise mit Optionen, die auf Unternehmen unterschiedlicher Größe und Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind. Im Gegensatz zu traditionellen Anwaltskanzleien oder maßgeschneiderten Beratungsdiensten sind unsere Pläne vorhersehbar, kosteneffizient und passen sich dem Wachstum deines Unternehmens an.

Die Wahl der richtigen Lösung zur Einhaltung der DSGVO hängt von den spezifischen Bedürfnissen deines Unternehmens, den Branchenanforderungen und den internen Ressourcen ab. Um sicherzustellen, dass du eine fundierte Entscheidung triffst, befolge diese wichtigen Schritte:

1. Beurteile deine Compliance-Anforderungen: Ermittle Lücken in deinem aktuellen Compliance-Rahmen.
2. Bewerte Funktionen: Vergleiche verschiedene Lösungen zur Einhaltung der DSGVO auf der Grundlage von juristischem Fachwissen, deinen Ressourcen und Skalierbarkeit.
3. Berücksichtige die langfristige Einhaltung: Eine DSGVO-Lösung sollte nicht nur unmittelbare Probleme beheben, sondern auch dazu beitragen, dass dein Unternehmen langfristig die Vorschriften einhält.

Um deine DSGVO-Compliance-Reise zu optimieren, bieten wir einen klaren, geführten Prozess, der dir dabei hilft, die Einhaltung der Vorschriften mühelos zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Deine Reise mit heyData beginnt in der Regel mit diesen Schritten:

✅ Lerne uns kennen – Buche eine kostenlose Beratung, um deine Compliance-Anforderungen zu besprechen und zu ermitteln.

✅ Wähle dein passendes heyData-Paket – Wähle einen Plan, der zu deiner Unternehmensgröße und der Komplexität der Compliance passt.

✅ Schließe die digitale Prüfung ab – Die digitale Prüfung führt dich Schritt für Schritt durch Fragen zu den datenschutzrelevanten Punkten in deinem Unternehmen.

✅ Verlasse dich auf unser Know-how – Unser Team hilft dir gerne bei technischen Problemen und Fragen zur Einhaltung des Datenschutzes.