Partneragenturen als Compliance-Risiko: Wie Unternehmen ihre Dienstleister besser überwachen müssen

In der heutigen Geschäftswelt ist die Zusammenarbeit mit Partneragenturen und externen Dienstleistern oft unerlässlich, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und effizient zu arbeiten. Trotz aller Vorteile, die diese Partnerschaften bieten können, bergen sie auch erhebliche Risiken, insbesondere im Bereich der Compliance.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Partneragenturen nicht nur vertraglich gebunden sind, sondern auch kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. Vertrauen ist gut, aber in der Welt der Compliance ist Kontrolle Pflicht.

Compliance bedeutet mehr als nur das Einhalten von Gesetzen und Vorschriften – sie ist ein zentraler Bestandteil verantwortungsvoller Unternehmensführung. Eine starke Compliance-Kultur schützt nicht nur vor Bußgeldern oder regulatorischen Maßnahmen, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kund:innen, Partner:innen und Investoren.

Gerade in der Zusammenarbeit mit externen Partneragenturen ist besondere Sorgfalt gefragt. Denn Verstöße gegen Datenschutz, arbeitsrechtliche Vorgaben oder branchenspezifische Regeln durch Dienstleister haben direkte Auswirkungen auf das beauftragende Unternehmen – rechtlich wie reputativ.

Deshalb reicht es nicht aus, sich lediglich auf formale Verpflichtungen im Vertrag zu verlassen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Agenturen die relevanten Standards auch praktisch und dauerhaft umsetzen. Dazu zählen insbesondere:

• Datenschutz, z. B. gemäß DSGVO, Art. 28 ff. (inkl. Auftragsverarbeitung und Transparenzpflichten)
• Informationssicherheit, z. B. durch Umsetzung von Standards wie ISO 27001
• Branchenspezifische Vorgaben, z. B. FinVermV im Finanzbereich, Medizinproduktegesetz im Gesundheitswesen, oder Compliance-Anforderungen aus dem Energiesektor

Nur wer diese Anforderungen auch auf externe Dienstleister konsequent überträgt und deren Einhaltung regelmäßig überprüft, kann Compliance-Risiken wirksam beherrschen.

Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bringt Effizienz und Fachwissen – aber auch erhebliche Compliance-Risiken. Wenn Partneragenturen nicht die gleichen Standards einhalten wie das Unternehmen selbst, entstehen schnell rechtliche, finanzielle und sicherheitsrelevante Schwachstellen.

Zu den häufigsten Risiken zählen:

• Unzureichende Datensicherheit
  → z. B. fehlende Verschlüsselung, Einsatz unsicherer Tools, veraltete Software
• Fehlende oder mangelhafte AV-Verträge
  → z. B. unklare Regelungen zur Datenverarbeitung, fehlende Weisungsbindung
• Intransparente Subdienstleister-Strukturen
  → z. B. unbekannte Datenflüsse über Drittanbieter oder Serverstandorte im Ausland
• Verstöße gegen arbeitsrechtliche oder branchenspezifische Vorgaben
  → z. B. Nichtbeachtung von Mindeststandards im Finanz-, Medizin- oder Bildungsbereich

Ein besonderes Risiko liegt darin, dass externe Partner nicht dieselbe Sorgfalt in puncto Datenschutz und Sicherheit walten lassen. Das kann zu Sicherheitslücken, Datenlecks oder Verstößen gegen gesetzliche Auflagen führen – mit direkten Konsequenzen für das beauftragende Unternehmen.

Praxisbeispiel:
Eine Marketingagentur nutzt ein US-basiertes Tracking-Tool, ohne eine gültige Rechtsgrundlage für den Drittland Transfer nach DSGVO Kapitel V. Die Agentur wurde nicht ausreichend geprüft, und ein AV-Vertrag fehlt. Trotz des Fehlers auf Agenturseite haftet auch das beauftragende Unternehmen – mit möglichen Bußgeldern und Reputationsverlust.

Compliance-Risiken lassen sich nicht vollständig vermeiden – aber durch klare Prozesse und konsequente Überwachung erheblich reduzieren. Unternehmen sollten deshalb ein strukturiertes Vorgehen etablieren, um Partneragenturen aktiv zu steuern und deren Datenschutz- und Sicherheitsstandards regelmäßig zu überprüfen.

1. Sorgfältige Auswahl vor Vertragsbeginn

Bevor eine Agentur beauftragt wird, sollten Datenschutz- und Compliance-Kriterien klar definiert und überprüft werden. Dazu gehören:

• Selbstauskünfte zur DSGVO-Konformität
• Nachweise über Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, TISAX)
• Bewertung des Risikoprofils (Datenarten, Verarbeitungstiefe, Drittstaaten Transfers)

2. Vertragliche Absicherung mit klaren Anforderungen

Ein rechtssicherer Vertrag ist Pflicht – idealerweise mit:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO
• Regelungen zu Subdienstleistern und Drittland Übermittlungen
• Meldepflichten bei Verstößen oder Sicherheitsvorfällen
• Sanktionen bei Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben

Tipp: Lege die Verantwortlichkeiten beider Seiten transparent fest – inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs).

3. Regelmäßige Audits und Selbstauskünfte

Auch nach Vertragsabschluss braucht es Kontrolle:

• Durchführung interner oder externer Audits bei risikobehafteten Agenturen
• Pflicht zur jährlichen Selbstauskunft mit Nachweispflicht
• Dokumentation aller Prüfungsergebnisse und Maßnahmen

4. Risikobasierte Überwachung

Nicht jede Agentur muss gleich intensiv überwacht werden. Entscheidend ist:

• Welche Daten werden verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten, Geodaten, Finanzdaten)?
• Wie kritisch ist der Geschäftsbereich für das Unternehmen?
• Gibt es Erfahrungen mit Compliance-Vorfällen?

Basierend auf diesen Faktoren lassen sich Ressourcen gezielt auf kritische Dienstleister fokussieren.

5. Dokumentation & Eskalationsprozesse

Alle Maßnahmen, Prüfungen und Auffälligkeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. Gleichzeitig braucht es einen klaren Eskalationsprozess, falls Verstöße oder Unregelmäßigkeiten auftreten – inkl. Verantwortlichkeiten, Fristen und Konsequenzen.
 

Die manuelle Überwachung aller Dienstleister ist in der Praxis kaum noch realisierbar – gerade bei wachsenden Unternehmen mit zahlreichen Partneragenturen. Technologie kann hier entscheidend unterstützen, um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben effizient, skalierbar und revisionssicher zu gestalten.

Moderne Compliance-Management-Systeme (CMS) bieten zentrale Funktionen, die Unternehmen helfen, den Überblick zu behalten und Risiken frühzeitig zu erkennen:

Kernfunktionen moderner CMS-Lösungen

• Verzeichnisse aller aktiven Dienstleister & AVVs
  → zentrale Erfassung, Versionierung und Nachverfolgbarkeit aller Auftragsverarbeiter
• Echtzeit-Monitoring von Vorfällen oder Vertragsänderungen
  → automatische Benachrichtigung bei kritischen Ereignissen oder Fristen
• Reminder-Funktionen für Audits, Vertragsprüfungen oder Schulungen
  → um nichts zu vergessen und die regelmäßige Überprüfung zu sichern
• Risikobewertungen zur Priorisierung von Kontrollen
  → damit besonders kritische Partner intensiver geprüft werden können

Digitale Lösungen machen den Unterschied

Solche Systeme ermöglichen es, potenzielle Verstöße schnell zu identifizieren und sofort zu reagieren – statt erst dann zu handeln, wenn der Schaden bereits eingetreten ist. Gleichzeitig fördern sie die strukturierte Zusammenarbeit mit externen Partnern, indem sie Prozesse, Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten klar dokumentieren.

Tipp: Tools wie heyData bieten eine integrierte Lösung für genau diese Anforderungen – inklusive Dienstleister-Management, AVV-Verwaltung, Audit-Vorbereitung und automatisierter Compliance-Dokumentation.

Dass sich strukturierte Compliance-Maßnahmen lohnen, zeigen viele Unternehmen in der Praxis. Wer systematisch kontrolliert, schult und dokumentiert, reduziert nicht nur Risiken – sondern stärkt auch das partnerschaftliche Vertrauen.

Fall 1: Internationale Audit-Pflicht

Ein internationales Softwareunternehmen hat ein verpflichtendes Audit-Programm eingeführt: Alle Agenturen, die mit Kundendaten arbeiten, werden regelmäßig datenschutzrechtlich geprüft. Die Ergebnisse werden in einem zentralen System dokumentiert und ausgewertet.

Ergebnis: Seit Einführung der Audits ist die Zahl schwerwiegender Vorfälle um über 40 % gesunken. Gleichzeitig ist die Reaktionszeit bei sicherheitsrelevanten Problemen deutlich kürzer geworden.

Fall 2: Externe Schulungspflicht

Ein großer E-Commerce-Anbieter verpflichtet alle externen Dienstleister – von Marketingagenturen bis zur externen HR-Beratung – zur Teilnahme an jährlich stattfindenden Online-Schulungen zu Datenschutz, IT-Sicherheit und regulatorischen Grundlagen.

Ergebnis: Das Bewusstsein für Compliance-Themen bei Partnern ist deutlich gestiegen, Rückfragen und Unsicherheiten wurden minimiert – und in Audits zeigen sich messbar bessere Ergebnisse bei den Dienstleistern.

Die Zusammenarbeit mit Partneragenturen kann viele Vorteile bieten, birgt jedoch auch erhebliche Compliance-Risiken. Unternehmen müssen daher klare Spielregeln aufstellen und sicherstellen, dass diese von allen Beteiligten eingehalten werden.

Durch die Implementierung von effektiven Überwachungsstrategien und den Einsatz technologischer Lösungen können Unternehmen ihre Compliance-Risiken minimieren und eine erfolgreiche und sichere Zusammenarbeit gewährleisten.