Sichere Verwaltung von E-Mails ehemaliger Beschäftigter unter Einhaltung der DSGVO

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, enthalten ihre E-Mail-Konto wertvolle Daten - Kommunikationshistorie, Kontakte und potenziell sensible Informationen. Auch wenn es praktisch erscheint, diese Daten für eine mögliche zukünftige Nutzung aufzubewahren, ist es wichtig, die notwendigen Maßnahmen zu kennen. Einfach ausgedrückt, besteht die beste Lösung darin, diese Daten zu löschen.

Die belgische Datenschutzbehörde (DPA) hat in einem Urteil geklärt, wie lange die Mailbox eines Arbeitnehmers nach seinem Ausscheiden aktiv bleibt und ob der Arbeitgeber weiterhin Zugriff auf ihren Inhalt hat. Im Jahr 2020 wurde ein Unternehmen mit einem Bußgeld in Höhe von 15.000€ belegt, weil es die Mailboxen ehemaliger Mitarbeiter/innen falsch gehandhabt hatte. Das Unternehmen hatte lediglich die E-Mail-Konten ehemaliger Mitarbeiter/innen (unter Verwendung ihres Vor- und Nachnamens) nach 2,5 Jahren geschlossen.

Laut der Entscheidung und den Leitlinien der Datenschutzbehörde verstößt das Versäumnis des Unternehmens, E-Mail-Adressen nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern zu deaktivieren, gegen wichtige Grundsätze der Datenschutzgrundverordnung. Insbesondere stellte die Datenschutzbehörde Verstöße in Bezug auf die Rechtmäßigkeit (fehlende Rechtsgrundlage), die Zweckbindung, die Datenminimierung und die angemessene Dauer der Aufbewahrung personenbezogener Daten (Speicherbegrenzung) fest. Daher ist eine ordnungsgemäße Verwaltung entscheidend, um vertrauliche Daten zu schützen und einen reibungslosen Übergang für laufende Aufgaben und Beziehungen zu gewährleisten. Diese Entscheidung kann als Leitlinie für die Umsetzung von DSGVO-konformen Prozessen herangezogen werden.

Die Art und Weise, wie ein Arbeitgeber mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters umgeht und ihn unterstützt, kann sich erheblich auf die Erfahrungen beider Parteien auswirken. Praktiken für die Zeit nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen sind entscheidend für die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zwischen Arbeitgebern und ehemaligen Arbeitnehmern. Hier sind einige bewährte Praktiken, die Arbeitgeber beachten sollten:

Datenschutzgesetze und deren Einhaltung

Halte dich an die lokalen und bundesstaatlichen Datenschutzgesetze. Achte auf Vorschriften wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und andere Gesetze. Diese Vorschriften schreiben vor, wie personenbezogene Daten behandelt, gespeichert und verarbeitet werden müssen. Stelle sicher, dass du die Vorschriften einhältst, indem du dich mit den Besonderheiten dieser Gesetze und ihrer Anwendbarkeit auf die Datenpraktiken deines Unternehmens auseinandersetzt. Es kann Vorschriften geben, die die Aufbewahrung bestimmter E-Mails vorschreiben.

Unternehmensrichtlinien und -vereinbarungen

Vergewissere dich, dass die Unternehmensrichtlinien Klarheit über die Verwaltung von E-Mail-Konten ehemaliger Beschäftigter schaffen. Alle mit den Beschäftigten getroffenen Vereinbarungen über den Datenzugriff nach dem Ausscheiden sollten eingehalten werden. Überprüfe und aktualisiere diese Richtlinien regelmäßig, um sie an Gesetzesänderungen oder organisatorische Anforderungen anzupassen.

Externer Datenschutzbeauftragter

Unternehmern wird empfohlen, die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) entweder intern oder extern zu erwägen, um die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO zu gewährleisten. Datenschutzbeauftragte bieten wertvolles Fachwissen, helfen bei der Identifizierung von Datenschutzrisiken, bieten wichtige Datenschutzschulungen an und halten sich über relevante Vorschriften auf dem Laufenden.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter:

In Datenschutz- und Sensibilisierungsschulungen werden die Mitarbeiter/innen über die Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten, die Risiken von Datenschutzverletzungen und die Schritte, die sie zum Schutz ihrer persönlichen Daten unternehmen können, aufgeklärt. heyData bietet ein solides Schulungsprogramm für Mitarbeiter/innen an, das die Folgen des Hinterlassens sensibler Informationen in E-Mail-Konten und vieles mehr aufzeigt.

Die Verwaltung und der Zugriff auf die E-Mail-Konten ehemaliger Mitarbeiter ist ein heikles Gleichgewicht zwischen Datensicherheit, rechtlicher Einhaltung und ethischer Verantwortung. Die Befolgung klarer Richtlinien, die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und ein strukturierter Ansatz sorgen für einen reibungslosen Übergang und schützen gleichzeitig sensible Informationen.

Mit diesen Strategien können Unternehmen das Ausscheiden von Mitarbeitern effektiv verwalten und gleichzeitig die Datensicherheit und die Einhaltung von Gesetzen in den Vordergrund stellen, um einen nahtlosen Übergang sowohl für die ausscheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zu gewährleisten.