Compliance Erfolg: Warum Vendor Risk Management ein Muss für KMUs ist

Das Vendor Risk Management (VRM) unterstützt Unternehmen, indem es sicherstellt, dass sie ein umfassendes Verständnis der Drittanbieter haben, mit denen sie zusammenarbeiten, damit sie fundierte Entscheidungen treffen und fruchtbare Partnerschaften eingehen können. Indem es Transparenz und Verantwortlichkeit in den Vordergrund stellt, schafft VRM Vertrauen in die Zuverlässigkeit und Professionalität der Lieferantenbeziehungen und fördert so ein sicheres und produktives Betriebsumfeld, das die Interessen des Unternehmens schützt.

Vendor Risk Management ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Europäischen Union (EU) aus mehreren Gründen wichtig:

Compliance-Anforderungen: Unternehmen, insbesondere in der EU, müssen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die Datenschutzgrundverordnung einhalten, um rechtliche Konsequenzen und finanzielle Strafen zu vermeiden.

Datensicherheit: KMU haben oft mit sensiblen Daten zu tun, egal ob es sich um Kundeninformationen, Finanzdaten oder geistiges Eigentum handelt. Die Unternehmen müssen sich vergewissern, dass der Anbieter über robuste Sicherheitsmaßnahmen für den Zugriff auf bestimmte Daten verfügt, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Geschäftskontinuität: Ein effektives VRM hilft KMU, die potenziellen Risiken ihrer Lieferanten einzuschätzen, und stellt sicher, dass sie ihren Betrieb auch dann reibungslos fortsetzen können, wenn es bei einem Lieferanten zu Unterbrechungen kommt. Die VRM-Lösung von heyData vereinfacht die Einhaltung der Vorschriften für Unternehmen und führt sie durch die wichtigsten Schritte für einen reibungslosen Betrieb bei Störungen durch einen Lieferanten. Von Vertragsverhandlungen bis hin zu Einstellungsanpassungen versetzen wir KMU in die Lage, die Beziehungen zu ihren Lieferanten reibungslos zu gestalten und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.

Cybersicherheitsbedrohungen: Angesichts der zunehmenden Häufigkeit und Raffinesse von Cyberbedrohungen müssen KMU die Cybersicherheitsmaßnahmen ihrer Lieferanten bewerten. Schwachstellen in den Sicherheitsvorkehrungen eines Anbieters können auch für das KMU Schwachstellen darstellen.

Die Häufigkeit von Angriffen auf Dritte nimmt zu, wobei kleine Unternehmen bei der Einführung von robusten Informationssicherheitspraktiken durchweg hinterherhinken, was sie zu bevorzugten Zielen für Cyberkriminelle macht. Viele KMU haben oft keinen ausreichenden Einblick in die Sicherheitskontrollen ihrer Zulieferer, was sie anfällig für potenzielle Verstöße macht. Das Fehlen von Gesundheits- und Sicherheitskontrollen bei Zulieferern kann auch zu einem Imageschaden für dein Unternehmen führen. Einige bemerkenswerte Beispiele für Datenschutzverletzungen im Jahr 2023, die die weitreichenden Folgen von Schwachstellen bei Drittanbietern verdeutlichen, sind:-

• Okta, ein Anbieter von Identitätsmanagementdiensten, wurde 2023 Opfer einer Datenschutzverletzung. Betroffen waren aktuelle und ehemalige Mitarbeiter und ihre Angehörigen, die mit einem Drittanbieter (Rightway Healthcare) verbunden waren, der von Okta-Mitarbeitern für die Navigation im Gesundheitswesen genutzt wurde. Gestohlene Zugangsdaten wurden verwendet, um auf das Kunden-Support-Fallverwaltungssystem von Okta zuzugreifen, und ein Angriff auf die Lieferkette hatte das Potenzial, Oktas umfangreichen Kundenstamm von über 18.000 Kunden zu beeinträchtigen.
   
• MOVEit, eine Fortschrittssoftware, hat am 31. Mai 2023 eine Schwachstelle bekannt gegeben, die es nicht authentifizierten Akteuren ermöglicht, auf die MOVEit Transfer-Datenbank zuzugreifen und SQL-Anweisungen auszuführen. Die Cyberkriminelle Gruppe Clop nutzte diese Schwachstelle aus und nahm verschiedene Organisationen aus unterschiedlichen Branchen und Regionen ins Visier, darunter Zellis, die BBC, die Regierung von Nova Scotia und andere.

Darüber hinaus gefährdet das Fehlen von Gesundheits- und Sicherheitskontrollen in den Betrieben der Anbieter nicht nur die Datensicherheit, sondern kann auch zu schweren Rufschädigungen für die betroffene Organisation führen, die Unterbrechungen und Verzögerungen verursachen und sogar Geldstrafen nach sich ziehen. Gemäß Vorschriften wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) können Unternehmen für Sicherheitsvorfälle in der Lieferkette haftbar gemacht werden.

Drittparteienbeziehungen und GDPR

Es ist wichtig zu verstehen, wie die Beziehungen zwischen Dritten im Rahmen der DSGVO funktionieren. Bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsaktivitäten wird das auslagernde Unternehmen zum Datenverantwortlichen, während der Dritte zum Datenverarbeiter wird. Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist sowohl für seine eigene Einhaltung als auch für die des Datenverarbeiters verantwortlich. Es ist wichtig, sich über die Sicherheitspraktiken potenzieller Dritter zu informieren und schriftliche Vereinbarungen zu treffen, in denen die Sicherheitsmaßnahmen festgelegt sind:

1. die Einhaltung der dokumentierten Anweisungen,
2. die Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern und
3. die Rückgabe oder Löschung der personenbezogenen Daten bei Vertragsende.

heyData Vendor Risk Management

Die Investition in Compliance-Plattformen wie heyData kann Unternehmen bei der effektiven Verwaltung der Beziehungen zu Dritten erheblich helfen. Das heyData Vendor Risk Management Tool sorgt für eine vorausschauende, mühelose und nachhaltige Einhaltung der Vorschriften. Zu den wichtigsten Funktionen dieses Tools gehören:

• Zentrales Dienstleistermanagement: Das „All Service Providers Dashboard“ fungiert als umfassendes Kontrollpanel und bietet sofortige Datenschutzbewertungen für bestehende und potenzielle Dienstleister.

1. Bei bestehenden Dienstleistern verbessert heyDatas VRM-Lösung die Organisation, indem sie die Anbieter und die damit verbundenen Aufgaben unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben effizient verwaltet. Dies erleichtert das nahtlose Hinzufügen oder Entfernen von Anbietern für bestimmte Teams.
    
2. Potenziellen Dienstleistern hilft die VRM-Lösung bei der Auswahl des am besten geeigneten Anbieters und vereinfacht den Entscheidungsprozess durch umfassende Einblicke und Analysen.

• Tiefe Einblicke in die Dienstleister: Unternehmen können fundierte Entscheidungen treffen, indem sie sich ein umfassendes Bild von den Sicherheitsmaßnahmen der einzelnen Dienstleister und den damit verbundenen Datenschutzrisiken machen.
   
• Automatisierte Risikobewertungen: Rationalisiere die Einhaltung von Vorschriften mit automatisierten Risikobewertungen, die Dienstleister auf der Grundlage von Risikostufen kategorisieren und Empfehlungen zur Notwendigkeit von Datenverarbeitungsverträgen geben.

VRM erleichtert die effiziente Auswahl und Verwaltung von Anbietern und strafft gleichzeitig die betrieblichen Abläufe, was Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus dient sein proaktiver Ansatz als Präventivmaßnahme, um potenzielle Fallstricke und rechtliche Komplikationen zu vermeiden, was letztlich zu einem reibungsloseren Betrieb und nachhaltigem Wachstum führt. Durch die proaktive Einführung von VRM können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, Datenschutzmaßnahmen verstärken und die Geschäftskontinuität aufrechterhalten.

Mit der innovativen VRM-Lösung von heyData kannst du dein Unternehmen in der dynamischen und sich entwickelnden digitalen Landschaft schützen. Schau dir unser kurzes Video an, in dem wir dir zeigen, wie heyDatas Vendor Risk Management Tool deine Compliance-Strategie revolutionieren und dein Unternehmen vor den Risiken im Zusammenhang mit Dienstleistern schützen kann.