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Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach DSGVO
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Inhaltsverzeichnis
- Was ist unter einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu verstehen?
- Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Die Checkliste für dein Verarbeitungsverzeichnis
- Warum ist ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) wichtig?
- Das Verarbeitungsverzeichnis und der Datenschutzbeauftragte
- Die Vorteile von heyData für dein Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
- FAQ
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Artikel 30 – ein zentrales und detailliertes Dokument, das gemäß der DSGVO erstellt wird und sämtliche Aktivitäten eines Unternehmens auflistet, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es stellt einen wesentlichen Bestandteil der Datenschutzstrategie eines Unternehmens dar und hilft dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Dieses Hilfsmittel dient dazu, einen vollständigen Überblick über alle Arten von personenbezogenen Daten zu erhalten, die im Unternehmen verarbeitet werden, und die Datenverarbeitungsprozesse zu erfassen. Deshalb ist das VVT ein unverzichtbares Instrument, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu gewährleisten.
Wenn ein Betrieb personenbezogene Daten sammelt, aufbewahrt, modifiziert, weitergibt oder in sonstiger Weise nutzt, muss er gemäß Art. 30 DSGVO meist ein Verzeichnis dieser Verarbeitungen führen. Nur in wenigen Ausnahmesituationen, laut Art. 30 Abs. 5 DSGVO, ist dies nicht nötig.
Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten sind beispielsweise nur dann von dieser Regelung ausgenommen, wenn:
- Die Verarbeitung der Daten keine Gefahr für die Privatsphäre und Rechte der betroffenen Personen darstellt.
- Die Datenverarbeitung nur gelegentlich stattfindet.
- Es keine Verarbeitung von besonderen Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO und Art. 10 DSGVO gibt.
Bei Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ist die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses grundsätzlich Pflicht. Diese Regelung betont die Bedeutung des Datenschutzes in größeren Betrieben, in denen die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass eine größere Menge an Daten und komplexere Datenverarbeitungssysteme vorhanden sind. Es ist unerlässlich, dass diese Unternehmen die DSGVO-Bestimmungen streng einhalten, um hohe Strafen zu vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner zu bewahren.
Trotzdem ist es aufgrund der komplizierten Vorschriften der DSGVO für alle Unternehmensgrößen ratsam, ein solches Verzeichnis (VVT) zu haben. Das VVT zeigt, dass die Firma den Datenschutz einhält und ermöglicht einen klaren Überblick über alle Datenverarbeitungsaktivitäten im Unternehmen.
Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis enthält eine Vielzahl von Informationen. Hier findest du eine Checkliste, die dir helfen wird, alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen:
- Verantwortlicher: Wer verarbeitet die Daten? Kontaktdaten und ggf. Datenschutzbeauftragter und Vertreter des Verantwortlichen.
- Zwecke: Warum werden Daten verarbeitet? Klar definierte, rechtmäßige Gründe.
- Datenkategorien: Welche Daten? Z. B. Name, Adresse, Geburtstag.
- Betroffenengruppen: Wer ist betroffen? Z. B. Kunden, Mitarbeiter.
- Empfänger: Wer erhält die Daten? Z. B. Dienstleister, Behörden.
- Löschfristen: Wann werden Daten gelöscht? Klar definierte Fristen.
- Drittländer: Datenübermittlung außerhalb der EU oder des EWR?
- Notwendige Schutzmaßnahmen: Wie werden Daten geschützt? Z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen.
- Besonderheiten: Besonders schützenswerte Daten oder automatisierte Entscheidungen? Z. B. Kulturelle Herkunft, politische und religiöse Überzeugungen, Gesundheit und Sexualität.
Ein gut geführtes Verarbeitungsverzeichnis bietet drei wesentliche Vorteile:
- Transparenz: Es wird klar aufgezeigt, welche personenbezogenen Daten von deinem Unternehmen verarbeitet werden, warum sie verarbeitet werden und wer Zugang zu ihnen hat. Das schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern.
- Compliance: Auch wenn es für dein Unternehmen nicht verpflichtend ist, kann es mit einem VTT sicherstellen, dass es die Anforderungen der DSGVO erfüllt und präventiv agiert, um mögliche zukünftige Geldstrafen zu vermeiden.
- Effizienz: Durch die genaue Dokumentation aller Datenverarbeitungsprozesse kann das Unternehmen bestimmte Prozesse identifizieren und verbessern und somit die Produktivität steigern.
Es ist empfehlenswert, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen, um qualifizierte Unterstützung bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses zu erhalten. Ein Datenschutzbeauftragter kennt die zu analysierenden Prozesse und kann dich am besten beraten, was zu tun ist, um diese internen Prozesse zu optimieren.
Mit heyData kannst du dein Verarbeitungsverzeichnis einfach und effizient verwalten. Unsere Softwarelösung hilft dir, den Überblick über alle deine Datenverarbeitungsprozesse zu behalten und sicherzustellen, dass dein Unternehmen den DSGVO-Anforderungen entspricht.
Intuitive Verwaltung
heyData macht die Erstellung und Aktualisierung deines Verarbeitungsverzeichnisses digital und rechtssicher. Dank unserer intuitiven Benutzeroberfläche und nützlichen Funktionen kannst du alle Datenverarbeitungsprozesse in deinem Unternehmen mühelos dokumentieren.
Umfassende Übersicht
Mit heyData erhältst du einen vollständigen Überblick über alle deine Datenverarbeitungsprozesse. So kannst du sicherstellen, dass alle deine Datenverarbeitungsprozesse den DSGVO-Vorschriften entsprechen und keine Datenschutzlücken existieren.
Expertenberatung
heyData bietet nicht nur eine effektive Softwarelösung, sondern auch Zugang zu einem Team erfahrener Anwälte. Du kannst dich bei Fragen oder Unklarheiten rund um das Thema Datenschutz und Compliance jederzeit an unsere Datenschutzexperten wenden.
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Höre es von unseren Kunden
"heyData hat uns mit ihrer digitalen Software-Lösung und Fachkompetenz überzeugt. Wie auch wir ist heyData digitaler Vorreiter in einer eher traditionellen und wenig digitalen Industrie. heyData ist ein starker Partner für die BRZ-Gruppe."
Markus Schobert
Leiter Kundenservice bei BRZ Gruppe
"heyData ist eine große Hilfe für uns und macht das Thema Datenschutz wirklich einfach. Mit dem digitalen Audit, den Online-Trainings und dem Kundensupport sind wir sehr zufrieden."
Leonard von Kleist
CTO und Co-Founder bei Hive Technologies GmbH
"Ich schätze diese Funktion für ihre Fähigkeit, die Bewertung von Lieferantenrisiken zu vereinfachen. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der sich mit Datenkonformität in der Europäischen Union und der Schweiz befasst."
Jan Stephan
Head of Legal Affairs bei Learnship
“Als Kunde haben wir nur gute Erfahrungen mit dem Support und der Kommunikation von heyData gemacht. Fragen wurden ausführlich beantwortet, die Antworten kamen immer prompt und auch der persönliche 1-1-Support ist kein Problem.“
Roman Georgi
Director Of Customer Support bei AMBOSS
"Was heyData auszeichnet, ist die Reaktionsfähigkeit und die schnelle Umsetzung."
Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland
“Wir werden von heyData immer kompetent und zeitnah beraten und konnten bisher zu jeder Fragestellung in Bezug auf die DSGVO bzw. Datenschutz allgemein eine zufriedenstellende Lösung finden.”
Nikolai
CTO bei Instaffo GmbH
Frequently asked question
Es ist empfehlenswert, ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) so früh wie möglich zu erstellen, idealerweise bereits bei Beginn deiner Geschäftstätigkeit. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du von Beginn an die DSGVO-Vorschriften erfüllst und so das Risiko von Verstößen erheblich reduzierst.
Ein Verarbeitungsverzeichnis bietet einige entscheidende Vorteile. Es hilft, Datenschutzverletzungen zu minimieren, was potenzielle finanzielle Strafen und Reputationsverluste verhindert. Außerdem fördert es das Vertrauen deiner Kunden und Partner, was langfristige Beziehungen und eine positive Unternehmensreputation begünstigt. Darüber hinaus sorgt es für eine klare interne Dokumentation, die für Datenschutz-Audits und die Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden von Vorteil ist.
Die Komplexität hängt von der Größe und dem Umfang des Unternehmens ab. Für kleine und mittlere Unternehmen kann er überschaubar sein, während größere Unternehmen mehr Aufwand betreiben müssen. Aus diesen Gründen wenden sich unsere Kunden sehr oft an uns, wenn sie schnelle und effektive Unterstützung benötigen, damit sie nicht Wochen mit der Erstellung dieser Dokumente verbringen müssen.
Ja, ein Verarbeitungsverzeichnis sollte regelmäßig aktualisiert werden. Da sich Geschäftsprozesse ändern können und neue Datenschutzanforderungen entstehen, ist es wichtig, das Verzeichnis auf dem neuesten Stand zu halten. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung gewährleistet, dass Datenschutzrisiken weiterhin angemessen bewertet und verwaltet werden.
Obwohl die Begriffe “Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ und „Verfahrensverzeichnis“ oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied zwischen beiden.
Ein Verarbeitungsverzeichnis, wie bereits beschrieben, ist eine detaillierte Auflistung aller Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten in einem Unternehmen gemäß den Anforderungen der DSGVO. Es enthält Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung, die beteiligten Personen und die vorgesehenen Aufbewahrungsfristen, um nur einige zu nennen.
Ein Verfahrensverzeichnis hingegen stammt aus der Zeit vor der DSGVO und war eine Anforderung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Es hatte einen ähnlichen Zweck wie das Verarbeitungsverzeichnis, war jedoch weniger detailliert und umfassend.