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Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach DSGVO
Unsere innovative Plattform und zertifizierte Datenschutzexperten unterstützen dich bei der Erstellung deines Verarbeitungsverzeichnisses (VVT) – digital, effizient und rechtssicher!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist unter einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu verstehen?
- Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis?
- Warum ist ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) wichtig?
- Checkliste: So erstellst du dein Verarbeitungsverzeichnis
- Das Verarbeitungsverzeichnis und der Datenschutzbeauftragte
- Warum heyData für deine Verarbeitungsverzeichnisse wählen?
- Vorteile eines digitalen Verarbeitungsverzeichnisses
Was ist unter einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu verstehen?
Ein zentrales und detailliertes Dokument nach Artikel 30 der DSGVO, das alle Aktivitäten auflistet, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es dient als wesentliche Grundlage für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und schafft Transparenz über die Datenverarbeitungsprozesse eines Unternehmens.
Wer benötigt ein Verarbeitungsverzeichnis?
Wenn ein Betrieb personenbezogene Daten sammelt, aufbewahrt, modifiziert, weitergibt oder in sonstiger Weise nutzt, muss er gemäß Art. 30 DSGVO meist ein Verzeichnis dieser Verarbeitungen führen. Nur in wenigen Ausnahmesituationen, laut Art. 30 Abs. 5 DSGVO, ist dies nicht nötig.
Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten sind beispielsweise nur dann von dieser Regelung ausgenommen, wenn:
- Die Verarbeitung der Daten keine Gefahr für die Privatsphäre und Rechte der betroffenen Personen darstellt.
- Die Datenverarbeitung nur gelegentlich stattfindet.
- Es keine Verarbeitung von besonderen Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO und Art. 10 DSGVO gibt.
Bei Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ist die Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses grundsätzlich Pflicht. Diese Regelung betont die Bedeutung des Datenschutzes in größeren Betrieben, in denen die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass eine größere Menge an Daten und komplexere Datenverarbeitungssysteme vorhanden sind. Es ist unerlässlich, dass diese Unternehmen die DSGVO-Bestimmungen streng einhalten, um hohe Strafen zu vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner zu bewahren.
Trotzdem ist es aufgrund der komplizierten Vorschriften der DSGVO für alle Unternehmensgrößen ratsam, ein solches Verzeichnis (VVT) zu haben. Das VVT zeigt, dass die Firma den Datenschutz einhält und ermöglicht einen klaren Überblick über alle Datenverarbeitungsaktivitäten im Unternehmen.
Warum ist ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) wichtig?
Transparenz
Schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern durch klare Darstellung der Datenverarbeitungsprozesse.
Compliance
Verhindert mögliche Strafen durch Einhaltung der DSGVO-Anforderungen.
Effizienz
Identifiziert Optimierungspotenziale und steigert die Produktivität durch strukturierte Prozesse.
Checkliste: So erstellst du dein Verarbeitungsverzeichnis
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Definiere, wer die Daten verarbeitet, inklusive Kontaktinformationen und ggf. Vertreter.
Zwecke der Verarbeitung
Liste die rechtmäßigen Gründe und Zwecke für die Verarbeitung der Daten.
Datenkategorien
Führe auf, welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden (z. B. Name, Adresse, Geburtstag).
Betroffenengruppen
Identifiziere, welche Gruppen betroffen sind (z. B. Kunden, Mitarbeiter).
Empfänger der Daten
Dokumentiere, wer Zugriff auf die Daten hat (z. B. Dienstleister, Behörden).
Löschfristen
Definiere klare Fristen für die Löschung der Daten.
Datenübermittlung in Drittländer
Beschreibe Übermittlungen außerhalb der EU/EWR und die angewendeten Schutzmaßnahmen.
Schutzmaßnahmen
Erkläre, wie die Daten gesichert werden (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen).
Besondere Datenkategorien
Vermerke besonders schützenswerte Daten oder automatisierte Entscheidungsfindungen (z. B. politische Überzeugungen, Gesundheit).
Höre es von unseren Kunden
"heyData hat uns mit ihrer digitalen Software-Lösung und Fachkompetenz überzeugt. Wie auch wir ist heyData digitaler Vorreiter in einer eher traditionellen und wenig digitalen Industrie. heyData ist ein starker Partner für die BRZ-Gruppe."
Markus Schobert
Leiter Kundenservice bei BRZ Gruppe
"heyData ist eine große Hilfe für uns und macht das Thema Datenschutz wirklich einfach. Mit dem digitalen Audit, den Online-Trainings und dem Kundensupport sind wir sehr zufrieden."
Leonard von Kleist
CTO und Co-Founder bei Hive Technologies GmbH
"Ich schätze diese Funktion für ihre Fähigkeit, die Bewertung von Lieferantenrisiken zu vereinfachen. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der sich mit Datenkonformität in der Europäischen Union und der Schweiz befasst."
Jan Stephan
Head of Legal Affairs bei Learnship
“Als Kunde haben wir nur gute Erfahrungen mit dem Support und der Kommunikation von heyData gemacht. Fragen wurden ausführlich beantwortet, die Antworten kamen immer prompt und auch der persönliche 1-1-Support ist kein Problem.“
Roman Georgi
Director Of Customer Support bei AMBOSS
"Was heyData auszeichnet, ist die Reaktionsfähigkeit und die schnelle Umsetzung."
Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland
“Wir werden von heyData immer kompetent und zeitnah beraten und konnten bisher zu jeder Fragestellung in Bezug auf die DSGVO bzw. Datenschutz allgemein eine zufriedenstellende Lösung finden.”
Nikolai
CTO bei Instaffo GmbH
Das Verarbeitungsverzeichnis und der Datenschutzbeauftragte
Ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter hilft dir, die Prozesse zu analysieren und das Verzeichnis effizient zu erstellen. Expertenrat unterstützt dich dabei, datenschutzrechtliche Anforderungen optimal umzusetzen.
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Kostenlose Erstberatung!Warum heyData für deine Verarbeitungsverzeichnisse wählen?
1
Intuitive Verwaltung
Digitale und rechtssichere Erstellung und Aktualisierung deines VVT.
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Umfassende Übersicht
Alle Datenverarbeitungsprozesse auf einen Blick.
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Expertenberatung
Zugang zu erfahrenen Datenschutzanwälten für individuelle Unterstützung.
4
Rechtssicherheit
Sicherstellung der DSGVO-Compliance ohne Aufwand.
Vorteile eines digitalen Verarbeitungsverzeichnisses
Traditionelle Methode
Digitale Lösung (heyData)
Bearbeitungszeit
Zeitaufwendig, manuelle Updates
Automatische Aktualisierungen in wenigen Klicks
Fehleranfälligkeit
Hohe Fehlerquote durch manuelle Eingabe
Fehlerreduzierung durch automatisierte Prozesse
DSGVO Compliance
Schwierig zu überprüfen
DSGVO-Compliance Score in Echtzeit
Zugänglichkeit
Lokale Speicherung, begrenzt verfügbar
Cloud-basiert, von überall und jederzeit zugänglich
Teamzusammenarbeit
Schwierige Integration von Teammitgliedern
Kollaborative Plattform mit Zugriffsrechten
Es ist empfehlenswert, ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) so früh wie möglich zu erstellen, idealerweise bereits bei Beginn deiner Geschäftstätigkeit. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du von Beginn an die DSGVO-Vorschriften erfüllst und so das Risiko von Verstößen erheblich reduzierst.
Ein Verarbeitungsverzeichnis bietet einige entscheidende Vorteile. Es hilft, Datenschutzverletzungen zu minimieren, was potenzielle finanzielle Strafen und Reputationsverluste verhindert. Außerdem fördert es das Vertrauen deiner Kunden und Partner, was langfristige Beziehungen und eine positive Unternehmensreputation begünstigt. Darüber hinaus sorgt es für eine klare interne Dokumentation, die für Datenschutz-Audits und die Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden von Vorteil ist.
Die Komplexität hängt von der Größe und dem Umfang des Unternehmens ab. Für kleine und mittlere Unternehmen kann er überschaubar sein, während größere Unternehmen mehr Aufwand betreiben müssen. Aus diesen Gründen wenden sich unsere Kunden sehr oft an uns, wenn sie schnelle und effektive Unterstützung benötigen, damit sie nicht Wochen mit der Erstellung dieser Dokumente verbringen müssen.
Ja, ein Verarbeitungsverzeichnis sollte regelmäßig aktualisiert werden. Da sich Geschäftsprozesse ändern können und neue Datenschutzanforderungen entstehen, ist es wichtig, das Verzeichnis auf dem neuesten Stand zu halten. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung gewährleistet, dass Datenschutzrisiken weiterhin angemessen bewertet und verwaltet werden.
Obwohl die Begriffe “Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ und „Verfahrensverzeichnis“ oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied zwischen beiden.
Ein Verarbeitungsverzeichnis, wie bereits beschrieben, ist eine detaillierte Auflistung aller Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten in einem Unternehmen gemäß den Anforderungen der DSGVO. Es enthält Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung, die beteiligten Personen und die vorgesehenen Aufbewahrungsfristen, um nur einige zu nennen.
Ein Verfahrensverzeichnis hingegen stammt aus der Zeit vor der DSGVO und war eine Anforderung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Es hatte einen ähnlichen Zweck wie das Verarbeitungsverzeichnis, war jedoch weniger detailliert und umfassend.