10 Schritte zur Einhaltung der DSGVO in der HR-Technologie

Der erste Schritt zur Gewährleistung der DSGVO-Konformität in der HR-Technologie ist die Durchführung einer Datenprüfung.

Dokumentiere zunächst, welche Daten erfasst und verarbeitet werden. HR-Plattformen verarbeiten häufig:

• Personenbezogene Daten: Namen, Kontaktdaten, Beschäftigungsgeschichte, Gehaltsdaten
• Besondere Datenkategorien: Gesundheitsdaten, Behinderungsstatus, biometrische Daten, Diversitätsdaten

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen Datenarten zu verstehen. Während alle personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO geschützt werden müssen, gelten für Daten besonderer Kategorien aufgrund ihrer Sensibilität strengere Anforderungen. Die Verarbeitung dieser Daten erfordert in der Regel eine stärkere Rechtsgrundlage, wie z. B. eine ausdrückliche Einwilligung oder eine gesetzliche Verpflichtung, und muss mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen einhergehen, wie z. B. strengeren Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Speicherung und Übertragung sowie eingeschränktem Zugriff basierend auf den Aufgabenbereichen.

Zum Beispiel ist die Speicherung biometrischer Daten für die Zugangskontrolle von Mitarbeiter oder die Erfassung von Gesundheitsdaten für Sozialleistungen mit einem erhöhten Risiko verbunden. Bei unsachgemäßer Handhabung kann dies schwerwiegende Folgen für die betroffenen Personen und erhebliche regulatorische Strafen für das Unternehmen nach sich ziehen.

Die Durchführung einer umfassenden Datenprüfung hilft HR-Tech-Anbietern dabei, Folgendes zu ermitteln:

• Woher die Daten stammen (Bewerbungen, interne HR-Prozesse, Bewertungen durch Dritte)
• Warum sie erfasst werden (Gehaltsabrechnung, Compliance, Personalbeschaffung)
• Wie sie durch die Systeme fließen (zwischen Modulen, integrierten Plattformen, Anbietern)
• Wo sie gespeichert werden und wie lange (z. B. Cloud-Dienste, Rechenzentren, Archive)

Datenaudits sollten sowohl strukturierte Daten (z. B. Datenbankeinträge) als auch unstrukturierte Daten (z. B. E-Mail-Anhänge, hochgeladene Dokumente) umfassen. Dies ist besonders wichtig im Personalwesen, wo Lebensläufe, Verträge und gescannte Dokumente an der Tagesordnung sind.

Durch eine gründliche Datenprüfung und entsprechende Klassifizierung der Daten können HR-Technologieunternehmen gezieltere und effektivere Schutzmaßnahmen umsetzen.

Gemäß der DSGVO muss jede Datenverarbeitung eine klare rechtliche Grundlage haben.

Für HR-Technologieunternehmen sind vor allem folgende Rechtsgrundlagen relevant:

• Vertragliche Notwendigkeit – Notwendig zur Erfüllung von Arbeitsverträgen. Beispielsweise werden Gehaltsdaten verarbeitet, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen korrekt bezahlt werden.
• Gesetzliche Verpflichtung – Erforderlich, um gesetzliche Anforderungen wie die Führung von Steuerunterlagen oder die Einhaltung von Arbeitsgesetzen zu erfüllen.
• Berechtigtes Interesse – Bezieht sich auf die Verwendung von Daten zur Förderung berechtigter Geschäftsinteressen, wie z. B. die Analyse von HR-Kennzahlen zur Optimierung der Belegschaft.
• Ausdrückliche Einwilligung – Besonders relevant in Szenarien wie der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen, bei denen Kandidaten vor der Verarbeitung ihrer Daten ihre ausdrückliche Einwilligung geben müssen.

Jede Art von Daten kann eine andere Grundlage erfordern, und die Plattform muss in der Lage sein, diese Unterschiede zu verarbeiten und zu dokumentieren. Beispielsweise können Bewerberdaten, die während einer Bewerbung erhoben werden, zunächst auf einem berechtigten Interesse oder einer Einwilligung beruhen. Wird der Bewerber jedoch eingestellt, verschiebt sich die Rechtsgrundlage auf die vertragliche Notwendigkeit und die gesetzliche Verpflichtung.

Arbeitgeber sind auch auf HR-Software angewiesen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Daher ist es wichtig, dass die Plattform Transparenz und Konfigurierbarkeit bietet.

Daher sollte dein System so konzipiert sein, dass es mehrere Rechtsgrundlagen trennt und dokumentiert und die entsprechenden Einwilligungen und Begründungen für jede Datenart speichert. Das System sollte außerdem Daten kennzeichnen, für die keine gültige Grundlage vorliegt, und die weitere Verarbeitung einschränken, bis die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist.

Angesichts der Sensibilität von HR-Daten ist eine robuste Datensicherheit unverzichtbar.

Der Schutz von Mitarbeiter- und Bewerberdaten umfasst mehrere wichtige Strategien:

• Verschlüsselung, um Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung zu schützen und unbefugten Zugriff während der Speicherung und Übertragung zu verhindern
• Zugriffskontrollen, wie z. B. rollenbasierte Berechtigungen, um die Offenlegung von Daten basierend auf den Aufgabenbereichen zu beschränken und sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter:innen Informationen einsehen oder bearbeiten können
• Regelmäßige Sicherheitsaudits, einschließlich Penetrationstests und Schwachstellenanalysen, um potenzielle Sicherheitslücken zu identifizieren, bevor sie ausgenutzt werden können
• Sichere Authentifizierung, einschließlich Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Admin-Benutzer

Unternehmen müssen Sicherheit standardmäßig implementieren, was bedeutet, dass der höchste Grad an Datenschutz ohne Benutzereingriff aktiv ist. Dazu gehören sichere Standardeinstellungen für den Datenzugriff, Passwortrichtlinien und Prüfprotokolle.

Ein Plan für die Reaktion auf Datenverletzungen ist eine weitere wichtige Sicherheitsmaßnahme, die umgesetzt werden muss.

Im Falle einer Datenverletzung muss gemäß DSGVO die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden benachrichtigt werden. Darüber hinaus müssen die betroffenen Personen unverzüglich informiert werden, um mögliche Schäden zu minimieren.

Pläne für den Umgang mit Datenschutzverletzungen sollten vorhanden sein und regelmäßig getestet werden. HR-Tech-Plattformen sollten es Kund:innen außerdem ermöglichen, schnell zu beurteilen, welche Daten möglicherweise offengelegt wurden, und Benachrichtigungsworkflows zu automatisieren.

Ein klar definierter Plan für den Umgang mit Vorfällen kann auch ein Verkaufsargument für euere Software sein, da Kund:innen zunehmend nach Anbietern suchen, die Risiken proaktiv managen und potenzielle Gefahren minimieren.

Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen, die HR-Technologieplattformen nutzen, sind berechtigt, ihre DSGVO-Rechte auszuüben.

Dazu gehören:

• Recht auf Zugang – Einsicht in gespeicherte HR- und Rekrutierungsdaten
• Recht auf Berichtigung – Korrektur veralteter oder unrichtiger personenbezogener Daten
• Recht auf Löschung – Antrag auf Löschung personenbezogener Daten, sobald diese nicht mehr erforderlich sind
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Aussetzung der Datennutzung, während ein Streitfall geklärt wird
• Recht auf Datenübertragbarkeit – Erhalt einer strukturierten, maschinenlesbaren Kopie der eigenen Daten zur Übertragung an einen anderen Arbeitgeber oder ein anderes System
• Widerspruchsrecht – besonders relevant für Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses verarbeitet werden

HR-Tech-Plattformen müssen es ihren Nutzer:innen (z. B. HR-Teams) einfach machen, schnell auf diese Anfragen zu reagieren – innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Frist von einem Monat. Dazu gehören die Überprüfung der Identität des Anfragenden, die Überprüfung des Datenumfangs und die sichere Erfüllung der Anfrage.

Daher kann die Integration eines intuitiven Dashboards oder einer API für Rechteanfragen die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessern und Reibungsverluste für euere Kund:innen reduzieren.

Da viele HR-Tech-Plattformen mittlerweile KI-gestützte Tools für die Überprüfung von Lebensläufen oder die erste Bewertung von Bewerbern haben, ist es wichtig, die damit verbundenen zusätzlichen Aspekte zu besprechen.

Die DSGVO verbietet vollautomatisierte Entscheidungen, die ohne menschliches Zutun erhebliche Auswirkungen auf Personen haben, und betont die Notwendigkeit der Rechenschaftspflicht. Bewerber:innen haben das Recht, Widerspruch einzulegen und eine Überprüfung durch einen Menschen zu verlangen, wenn sie aufgrund von KI-gesteuerten Überprüfungsprozessen abgelehnt werden. Dies gewährleistet Fairness und Transparenz bei der Personalbeschaffung.

Aus diesem Grund muss deine HR-Tech-Plattform folgende Funktionen enthalten:

• Mechanismen für die Überprüfung durch Menschen
• Bereitstellung von Protokollen über automatisierte Entscheidungen
• Möglichkeit für Nutzer, KI-generierte Ergebnisse anzufechten oder zu überschreiben

Bei unsachgemäßer Verwendung können KI-Tools sowohl euer HR-Tech-Unternehmen als auch eueren Kund:innen erheblichen Compliance-Risiken aussetzen.

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen. HR-Tech-Anbieter müssen Richtlinien zur Datenaufbewahrung festlegen und durchsetzen, die auf folgenden Grundlagen beruhen:

• Gesetzliche Verpflichtungen – Bestimmte Beschäftigungs- und Finanzunterlagen müssen aufbewahrt werden, um Steuergesetze, Arbeitsvorschriften oder Meldepflichten gegenüber der Sozialversicherung einzuhalten. Diese gesetzlichen Vorschriften haben Vorrang und legen oft Mindestaufbewahrungsfristen fest. So müssen beispielsweise Lohnunterlagen je nach Land oder Rechtsordnung 5–10 Jahre aufbewahrt werden.
• Geschäftliche Anforderungen – Einige Daten werden für betriebliche Zwecke aufbewahrt, z. B. zur Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen, zur Erleichterung der internen Mobilität oder zur Verwaltung laufender Disziplinarmaßnahmen. Aber auch in diesen Fällen dürfen Daten nicht unbegrenzt gespeichert werden.
• Einwilligung des Nutzers – Wenn ein Bewerber zustimmt, für zukünftige Stellen in Betracht gezogen zu werden, können seine Daten über den unmittelbaren Bewerbungsprozess hinaus gespeichert werden. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und widerrufbar sein, und die Aufbewahrung muss auf einen festgelegten, angemessenen Zeitraum beschränkt sein.

Da manuelle Prozesse fehleranfällig und nicht skalierbar sind, sollte deine Plattform automatisierte Löschworkflows bieten, um sicherzustellen, dass veraltete oder unnötige Daten rechtzeitig und sicher entfernt werden.

Die Aufbewahrungseinstellungen sollten jedoch transparent und anpassbar sein. Füge automatische Benachrichtigungen für HR-Teams hinzu, bevor Daten gelöscht werden müssen.

HR-Tech-Plattformen arbeiten selten isoliert.

Die meisten sind auf ein Netzwerk von Drittanbietern angewiesen, wie z. B. Leistungsanbieter, Lohnbuchhalter, Cloud-Speicherplattformen und Analysetools, die ebenfalls personenbezogene Daten verarbeiten.

Nach der DSGVO werden diese Drittanbieter als Datenverarbeiter eingestuft, und das HR-Technologieunternehmen, das sie beauftragt, gilt als Datenverantwortlicher und bleibt letztendlich für Verstöße oder Nichteinhaltung verantwortlich.

Das heißt, selbst wenn eine Datenschutzverletzung oder ein Verstoß gegen die Vorschriften von einem Anbieter ausgeht, kann das HR-Tech-Unternehmen mit Strafen und Rufschädigung rechnen. Daher ist das Lieferantenmanagement nicht nur eine Aufgabe für den Einkauf oder die IT, sondern ein wichtiger Teil der DSGVO-Einhaltung.

Um sicherzustellen, dass die Beziehungen zu Drittanbietern und Lieferanten den Anforderungen der DSGVO entsprechen, sollten HR-Tech-Unternehmen Folgendes tun:

• Schließ mit allen Unterauftragsverarbeitern Datenverarbeitungsverträge (AVVs) ab, um Rollen, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsvorkehrungen klar zu definieren.
• Überprüfe Drittanbieter auf DSGVO-Konformität und achte dabei besonders auf ihre Datensicherheitspraktiken, Verfahren zur Meldung von Verstößen und Richtlinien zur Datenspeicherung.
• Führe eine zentrale, aktuelle Liste aller Unterauftragsverarbeiter und mach sie für Kund:innen zugänglich, die Transparenz für ihre eigenen Compliance-Verpflichtungen benötigen.
• Ein Programm zum Lieferantenrisikomanagement einführen, das regelmäßige Audits, Compliance-Prüfungen und die Möglichkeit zur Kündigung von Verträgen bei Nichteinhaltung der Standards umfasst. Für HR-Technologieplattformen, die diesen Prozess optimieren möchten, bietet heyData mit seiner Vendor Risk Management-Lösung strukturierte Unterstützung bei der Bewertung und Überwachung der Compliance von Drittanbietern.

Viele HR-Plattformen sind auch auf US-amerikanische Dienste angewiesen, wie Cloud-Infrastrukturanbieter oder Gehaltsabrechnungsintegrationen. Da die DSGVO die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Länder ohne angemessenes Schutzniveau einschränkt, erfordert die Nutzung dieser Dienste oft zusätzliche rechtliche Maßnahmen, wie Standardvertragsklauseln (SCCs) oder die Bewertung der Einhaltung von Rahmenwerken wie dem EU-US-Datenschutzschild.

Um die Compliance zu gewährleisten, müsst ihr die rechtlichen Entwicklungen aktiv verfolgen und euere Lieferantenstrategie flexibel gestalten. Wenn ein Rahmenwerk ungültig wird (wie im Fall des Privacy Shield), müssen HR-Technologieunternehmen in der Lage sein, ihre Datenübertragungsmechanismen ohne Unterbrechung anzupassen.

Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) sind eine zentrale Anforderung der DSGVO, wenn Datenverarbeitungsaktivitäten ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen darstellen können.

In der Praxis ist eine DSFA ein strukturierter Prozess, der Unternehmen dabei hilft, die potenziellen Auswirkungen ihrer Datenverarbeitungsvorgänge auf die Privatsphäre von Personen zu bewerten. Sie umfasst in der Regel die Abbildung des Datenflusses, die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsvorgänge, die Ermittlung von Risiken und die Planung von Strategien zu deren Minderung.

Im Bereich der HR-Technologie sind DSFA aufgrund des Umfangs und der Sensibilität der verarbeiteten Daten besonders relevant. Von der Rekrutierung und Einarbeitung bis hin zur Leistungsüberwachung und Verwaltung von Sozialleistungen verarbeiten HR-Tech-Plattformen oft sehr persönliche Daten, die bei unsachgemäßer Handhabung zu Diskriminierung, Rufschädigung oder rechtlichen Sanktionen führen können.

DSFAs sind besonders wichtig in folgenden Szenarien:

• Tools zur Mitarbeiterüberwachung – Systeme, die die Produktivität verfolgen, Tastatureingaben erfassen oder biometrische Zugangskontrollen verwenden, haben direkte Auswirkungen auf die Privatsphäre der Mitarbeiter:innen und müssen auf Verhältnismäßigkeit und Notwendigkeit geprüft werden.
• KI-gestützte Personalbeschaffung – Die automatisierte Überprüfung von Lebensläufen und die Rangfolge von Bewerber:innen können die Einstellungschancen beeinflussen. Diese Systeme müssen auf Fairness, Transparenz und Verantwortlichkeit geprüft werden.
• Groß angelegte Verarbeitung sensibler Daten – Die Erfassung und Analyse von Gesundheitsdaten für Sozialleistungen oder Wellnessprogramme für Mitarbeiter:innen umfasst oft besondere Datenkategorien, die mit erhöhten Risiken verbunden sind.

Eine gut strukturierte DSFA sollte:

• die Datenverarbeitungsaktivität, ihren Umfang und ihre Ziele beschreiben
• bewerten, ob die Verarbeitung notwendig und verhältnismäßig ist
• Potenzielle Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen Identifizieren 
• Empfehletechnische und organisatorische Maßnahmen zur Minimierung oder Beseitigung dieser Risiken.

Eine der größten Herausforderungen für HR-Tech-Unternehmen besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Transparenz am Arbeitsplatz und Privatsphäre der Mitarbeiter:innen zu finden. Tools zur Überwachung oder Bewertung der Mitarbeiterleistung können zwar betriebliche Vorteile bieten, aber auch als Eingriff in die Privatsphäre empfunden werden. Eine DSFA trägt dazu bei, dass jede Überwachung gerechtfertigt, in ihrem Umfang begrenzt und mit klaren Schutzmaßnahmen verbunden ist. Durch integrierte DSFA-Vorlagen oder Workflows in deiner Plattform kannst du deinen Kund:innen helfen, ihre Bewertungen effektiv durchzuführen und ihre gemeinsame Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO zu zeigen.

Die Durchführung einer DSFA ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein praktisches Instrument für das Risikomanagement. Sie fördert die Vorausschau bei der Systemgestaltung und schafft Vertrauen bei allen Beteiligten, einschließlich Kund:innen, Mitarbeiter:innen und Aufsichtsbehörden.

Die DSGVO verlangt von Unternehmen, den Datenschutz von Grund auf in ihre Systeme zu integrieren. Für HR-Technologie bedeutet dies, dass Compliance-Funktionen direkt in die Softwarearchitektur eingebettet werden müssen.

Für HR-Tech-Plattformen bedeutet dies:

• Funktionen zur Datenminimierung, wie die Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Bewerberdaten nach der Besetzung einer Stelle
• Granulare Einwilligungsmanagement, das optionale Daten von der notwendigen Verarbeitung trennt
• Benutzerdefinierte Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass Benutzer nur auf Daten zugreifen können, die sie für ihre Rolle benötigen
• Audit-Protokolle, die nachverfolgen, wer auf personenbezogene Daten zugegriffen oder diese geändert hat
• Datenschutzeinstellungen, die standardmäßig auf die höchste Schutzstufe eingestellt sind

Durch die Integration des Datenschutzes in die Plattform selbst könnt ihr den Kund:innen helfen, die Vorschriften mühelos einzuhalten, und gleichzeitig euere eigene Haftung reduzieren.

Da die HR-Vorschriften jedoch von Land zu Land unterschiedlich sind, müssen HR-Plattformen flexibel sein und Unternehmen die Möglichkeit bieten, Einstellungen für lokale Compliance-Anforderungen zu konfigurieren. Beispielsweise unterscheiden sich die Gesetze zur Datenaufbewahrung in Deutschland erheblich von denen in Großbritannien oder den USA.

Gemäß der DSGVO ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) obligatorisch, wenn das Unternehmen:

• Umfangreiche Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien durchführt
• Personen systematisch überwacht (z. B. Mitarbeiteraktivitäten, Leistungsüberwachung)

HR-Technologieunternehmen erfüllen besonders häufig eines oder beide dieser Kriterien. Aufgrund der Art der Software, die häufig zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung, zur Analyse der Mitarbeiterleistung oder zur Überwachung der Anwesenheit eingesetzt wird, verarbeiten sie häufig große Mengen sensibler Daten. Darüber hinaus können Funktionen wie Zeiterfassung, Produktivitätsüberwachung oder biometrische Zugangskontrollen eine systematische Überwachung im Sinne der DSGVO darstellen.

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten umfassen:

• Überwachung der Einhaltung der DSGVO
• Durchführung von Audits und Risikobewertungen
• Beratung interner Stakeholder zum Thema Datenschutz
• Funktion als Ansprechpartner für Datenschutzbehörden und betroffene Personen

DSBs tragen dazu bei, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht nachträglich berücksichtigt wird, sondern ein fester Bestandteil eueres Produkts und euerer Betriebsabläufe ist. Ein DSB kann strategische Beratung leisten, Risikobewertungen überwachen und bei komplexen Szenarien wie grenzüberschreitenden Datenübertragungen oder KI-gestützten Rekrutierungstools helfen.

Allerdings kann es für kleinere HR-Technologieunternehmen schwierig sein, einen Vollzeit-DSB zu rechtfertigen. In diesen Fällen können sie die Aufgabe an einen externen Compliance-Experten oder eine Anwaltskanzlei auslagern, sofern kein Interessenkonflikt besteht.

Anbieter wie heyData bieten erfahrene externe DSB-Dienstleistungen, die auf euere Bedürfnisse zugeschnitten sind und Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten, ohne die Kosten für die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern zu tragen. Externe Datenschutzbeauftragte bringen Fachwissen über Datenschutzgesetze und bewährte Verfahren der Branche mit und können die Funktionen, Datenflüsse und Dokumentationen euerer Plattform überprüfen, um sicherzustellen, dass die Software mit der DSGVO konform ist – insbesondere in komplexen Bereichen wie KI-gestützter Personalbeschaffung, Mitarbeiterüberwachung oder grenzüberschreitenden Datenübertragungen. Sie können auch bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, der Verwaltung von Meldungen über Datenschutzverletzungen und der Vertretung eueres Unternehmens gegenüber Aufsichtsbehörden helfen.

Selbst die bestgestaltete HR-Tech-Plattform kann versagen, wenn die internen Teams nicht über ausreichende Kenntnisse der DSGVO verfügen. Schulungen sind entscheidend, um versehentlichen Datenmissbrauch zu verhindern und eine Compliance-orientierte Kultur zu gewährleisten.

Es gibt zwei wichtige Ebenen der Schulung und Sensibilisierung, die zu berücksichtigen sind: Euer internes Team und euere kundenorientierten Funktionen, die den HR-Abteilungen bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Diese Funktionen sind zwar nicht zwingend erforderlich, können aber euer Wertversprechen erheblich verbessern. Durch die integrierte Unterstützung der Compliance-Anforderungen euerer Kund:innen kann sich euere Plattform von der Konkurrenz abheben und zu einem vertrauenswürdigen Partner im Bereich Datenschutz werden.

Was die interne Schulung betrifft, müssen euere Entwicklungs-, Produkt- und Supportteams verstehen, wie sich die DSGVO auf das Design und den Betrieb euerer Plattform auswirkt. Dazu gehört unter anderem:

• Was sind personenbezogene Daten und Daten besonderer Kategorien?
• Wie lassen sich Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Gestaltung umsetzen?
• Wie geht man mit Sicherheitsvorfällen und Anfragen betroffener Personen um?

Durch regelmäßige DSGVO-Schulungen könnt ihr euer Team auf die Compliance-Ziele ausrichten und das Risiko unbeabsichtigter Verstöße verringern.

Kunden, die deine HR-Tech-Software nutzen, brauchen auch Unterstützung beim verantwortungsvollen Umgang mit Mitarbeiter- und Bewerberdaten. Du bist zwar nicht rechtlich für deren Einhaltung verantwortlich, kannst ihnen aber hilfreiche Tools und Anleitungen zur Verfügung stellen. Erwäge Folgendes:

• Compliance-Toolkits und Schulungsmaterialien für HR-Abteilungen, die die Plattform nutzen
• Integrierte DSGVO-Anleitungen, z. B. Hinweise zum Festlegen von Aufbewahrungsregeln oder Vorlagen für DPIAs
• Onboarding-Checklisten und Erinnerungen für Kund:innen zur Konfiguration ihrer Datenschutzeinstellungen und DPAs

Diese Initiativen unterstützen nicht nur euere Kund:innen, sondern steigern auch den Wert euerer Plattform. Außerdem könnt ihr auch eine Partnerschaft mit einem externen Anbieter wie heyData in Betracht ziehen, um professionelle Schulungslösungen zur DSGVO anzubieten.

HR-Technologieunternehmen arbeiten in einem sensiblen und stark regulierten Umfeld. Im Gegensatz zu allgemeinen SaaS-Anbietern verarbeiten HR-Tech-Plattformen Mitarbeiter- und Bewerberdaten, die oft sehr persönlich und gesetzlich geschützt sind.

Die Gewährleistung der DSGVO-Konformität für HR-Technologie bedeutet, über allgemeine Best Practices hinauszugehen. Sie erfordert eine sorgfältige Datenklassifizierung, klar definierte Rechtsgrundlagen, robuste Sicherheit und die Flexibilität, unterschiedliche Arbeitsgesetze und Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen.

Ein proaktiver Ansatz zur Compliance schützt euer Unternehmen vor rechtlichen Risiken und schafft gleichzeitig langfristiges Vertrauen bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Angesichts der zunehmenden regulatorischen Kontrollen in der EU und weltweit müssen HR-Technologieanbieter einen Schritt voraus sein, indem sie Compliance in ihre Produkte, Prozesse und Unternehmenskultur integrieren.

Die nahtlose Integration von DSGVO-Sicherheitsvorkehrungen in euerer HR-Plattform kann euch dabei helfen, diese Ziele effizient und sicher zu erreichen.

Aus diesem Grund bietet heyData bereits 40 Software-Integrationen mit branchenführenden HR-Management-Plattformen wie Google Workspace, Azure Active Directory, Microsoft Dynamics 365, Okta, Personio, BambooHR und Workday an.

Mit heyData lassen sich bestehenden HR-Systeme mühelos integrieren, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist und das Risiko menschlicher Fehler erheblich reduziert wird. Das Hinzufügen oder Entfernen von Mitarbeiter:innenn wird zu einem optimierten, automatisierten Prozess, der euerem Team Zeit spart und den Weg für erweiterte Funktionen wie Mitarbeiterschulungen und Dokumentenmanagement ebnet.

Bei diesen Integrationen geht es nicht nur um Komfort – sie sind auf Sicherheit und DSGVO-Konformität ausgelegt. Durch die direkte Anbindung an führende Plattformen wie Personio, BambooHR und Workday hilft dir heyData, Mitarbeiterdaten effizient, sicher und unter vollständiger Einhaltung der gesetzlichen Standards zu verwalten. 

F: Was ist eine DSFA in der HR-Technologie?
A: Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein Prozess, um Datenschutzrisiken bei der Verarbeitung von Daten mit hohem Risiko, wie zum Beispiel bei der groß angelegten Überwachung von Mitarbeiter:innen, zu erkennen und zu minimieren.

F: Was sind die Strafen für die Nichteinhaltung der DSGVO?
A: Unternehmen können mit Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % ihres weltweiten Jahresumsatzes sowie mit Reputations- und Betriebsausfällen rechnen.