Hast du dich schon einmal gefragt, wie Unternehmen sicherstellen, dass die persönlichen Daten von Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen geschützt sind? Von Bewerbungen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu internen HR-Prozessen: Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Verantwortung gegenüber des eigenen Teams. Bei heyData nehmen wir das Thema sehr ernst und möchten dir heute zeigen, wie wir im Bereich People and Culture Datenschutz umsetzen und DSGVO konform bleiben.

Warum ist es wichtig?

People and Culture Teams sind bekannt dafür, mit vielen sensiblen Daten zu arbeiten. Von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Bewerberverwaltung. Wie man sich vorstellen kann, werden hier viele persönliche und sensible Daten gesammelt, die aber essenziell für die Arbeit im People-and-Culture-Team sind. Damit diese Daten unserer Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen gut geschützt sind, ist die richtige Nutzung von Tools wie beispielsweise unserem HR Information System (HRIS) Personio oder ein DSGVO-konformer Passwortmanager ein wichtiger Baustein unseres Datenschutzkonzepts. Uns ist es wichtig, dass sich Personio und 1Password als deutsche Unternehmen an die strengen deutschen Datenschutzgesetze und die DSGVO halten müssen, was uns zusätzliche Sicherheit gibt.

Siehe auch: Sichere Remote-Arbeit: Wichtige Tipps zur Datensicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

So sorgen wir für Datensicherheit

HRIS DSGVO-konform nutzen
Im People-and-Culture-Team bei heyData arbeiten wir hauptsächlich mit Personio, einer deutschen All-in-One-HR-Software. Mit Personio verwalten wir sämtliche HR-Prozesse zentral und effizient. Die wichtigsten Funktionen, die wir nutzen sind zum Beispiel:

  • Zentrale Datenverwaltung: Durch die zentrale Verwaltung aller Mitarbeiter:innendaten in Personio behalten wir den Überblick und minimieren Fehlerquellen.
  • Rechte- und Rollenmanagement: Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf sensible Daten. Das ausgeklügelte Rechte- und Rollenmanagement von Personio stellt sicher, dass jeder nur die Daten sieht, die er wirklich benötigt.
  • Automatisierte Prozesse: Automatisierung hilft nicht nur bei der Effizienz, sondern stellt auch sicher, dass Datenschutzrichtlinien konsequent eingehalten werden.

Datenlöschung und -aufbewahrung

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Datenschutz ist die Datenlöschung. Es ist entscheidend, dass persönliche Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, um den Datenschutz von Personen zu gewährleisten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Bei heyData haben wir klare Richtlinien und Prozesse implementiert, um dies sicherzustellen. 

  1. Regelmäßige Überprüfung: Wir überprüfen regelmäßig unsere Datenbanken, um veraltete Daten zu identifizieren.
  2. Automatisierte Löschfristen: Wir haben automatisierte Löschfristen in unseren Tools eingerichtet, die sicherstellen, dass Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Insbesondere bei Bewerberdaten ist dies wichtig.
  3. Manuelle Überprüfung: Bei Bedarf führen wir manuelle Überprüfungen und Löschungen durch, um sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten unberechtigt gespeichert werden.

Sensible Daten in sicheren Händen: So sorgen wir für Geheimhaltung

Die Geheimhaltung von Mitarbeiterdaten hat bei uns oberste Priorität. Wir haben verschiedene Maßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass diese Daten geschützt sind. Dies umfasst technische, organisatorische und personelle Maßnahmen, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten:

  • Verschlüsselung: Alle sensiblen Daten werden verschlüsselt gespeichert, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.
  • Schulung: Unsere Mitarbeiter:innen werden mithilfe der heyData Academy regelmäßig  zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit geschult, um sicherzustellen, dass sie die Bedeutung und die Best Practices kennen.
  • Zugangskontrollen: Strenge Zugangskontrollen sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben.

Teamarbeit und Datenschutz: kontinuierlich konform bleiben

Wir haben schnell gemerkt, dass Datenschutz kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess ist. Wir setzen auf bewährte Tools und haben klare Prozesse und Richtlinien, um sicherzustellen, dass wir jederzeit DSGVO-konform handeln. Datenschutz ist Teamarbeit, und jeder Einzelne in unserem Unternehmen trägt dazu bei, die Daten unserer Mitarbeiter:innen und externer Personen oder Firmen bestmöglich zu schützen. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, können ernsthafte Folgen eintreten:

  • Hohe Geldstrafen: Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Bußgeldern führen, die die finanzielle Stabilität eines Unternehmens gefährden können.
  • Verlust von Vertrauen: Datenschutzverletzungen können das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Partnern nachhaltig beschädigen, was sich negativ auf das Unternehmensimage auswirkt.
  • Betriebliche Konsequenzen: Datenschutzvorfälle können interne Abläufe erheblich stören und zu ineffizienten Prozessen sowie zusätzlichen Kosten für die Bewältigung der Situation führen.

Siehe auch: Die Folgen von Non-Compliance

Im Folgenden findet ihr eine Checkliste für euer People-and-Culture-Team mit unseren wichtigsten Tipps, um den Datenschutz in eurem Unternehmen zu verbessern und sicherzustellen, dass ihr DSGVO-konform handelt.