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Der externe Datenschutzbeauftragte: Die optimale Lösung für dein Unternehmen

Der externe Datenschutzbeauftragte: Die optimale Lösung für dein Unternehmen
21.06.2023

Einleitung

Der Schutz personenbezogener Daten gewinnt in der heutigen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung. Um den komplexen Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, kann die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten eine effektive Lösung sein. In diesem Blogbeitrag möchten wir dir die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten näherbringen und erklären, warum heyData die ideale Wahl für dein Unternehmen ist.

Der externe Datenschutzbeauftragte: Warum du ihn brauchst

Als Unternehmen möchtest du sicherstellen, dass der Datenschutz gewährleistet ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Rolle eines externen Datenschutzbeauftragten kann hierbei eine entscheidende Unterstützung bieten. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist die richtige Wahl, wenn du aus zeitlichen oder finanziellen Gründen die komplexe Materie des Datenschutzes nicht intern abdecken kannst oder möchtest. Er stellt eine problemlose, sichere und kostengünstigere Lösung dar. Als benannte Person ist der externe Datenschutzbeauftragte verantwortlich für den betrieblichen Datenschutz und bietet deinem Unternehmen optimale Beratung basierend auf den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen. Durch kontinuierliche Weiterbildung bleibt er stets auf dem neuesten Stand und kann dich umfassend unterstützen. Neben der Beratung gibt er dir praktische Beispiele und bespricht mit dir deren Umsetzung. Zudem übernimmt er professionell die Auskunftspflichten, sodass du dich auf dein Tagesgeschäft konzentrieren kannst.

Der externe Datenschutzbeauftragte analysiert dein Unternehmen und wendet seine Fachkenntnisse in Bereichen wie Marketingkampagnen, Kundenbetreuung, Vertragsüberprüfung und Erstellung aller notwendigen Datenschutzdokumente wie Datenschutzerklärungen, Verarbeitungserzeichnisse, Einwilligungserklärungen usw. Zu Beginn seiner Tätigkeit führt er eine Bestandsaufnahme durch und bewertet den Datenschutz in deinem Unternehmen (Datenschutzaudit). Dabei überwacht und berät er in allen datenschutzrechtlichen Belangen und steht bei Bedarf als Ansprechpartner für Datenschutz-Folgenabschätzungen zur Verfügung. Ein deutlicher Vorteil besteht darin, dass der externe Datenschutzbeauftragte dich vor internen Interessenkonflikten schützt und somit eine unvoreingenommene Arbeit gewährleistet. Standardisierte Verfahren und Dokumente runden das Gesamtbild ab. Durch interne Mitarbeiterschulungen sensibilisiert er deine Mitarbeiter und informiert sie umfassend. Der externe Datenschutzbeauftragte vermittelt deiner Belegschaft, dass er auch für ihre Anliegen zuständig ist und vertritt ein europäisches Grundrecht, das in der Arbeitsumgebung der Mitarbeiter durchgesetzt wird. Wenn dieser Grundgedanke in deiner Firma konsequent unterstützt wird und der externe Datenschutzbeauftragte die komplexe Thematik für deine Mitarbeiter verständlich macht, entsteht aus dieser Zusammenarbeit auch eine neue Wertschöpfung. Der externe Datenschutzbeauftragte sollte als neuer, externer Mitarbeiter betrachtet werden, und die Zusammenarbeit sollte auf kollegialer Ebene erfolgen.

Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt wichtige Aufgaben, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen datenschutzkonform agiert. Hier sind einige Beispiele:

  1. Regelmäßige Schulung deiner Mitarbeitenden: Ein externer Datenschutzbeauftragter führt Schulungen durch, um deine Mitarbeiter für datenschutzrelevante Themen zu sensibilisieren und sie mit den neuesten Bestimmungen vertraut zu machen.
  2. Datenschutz-Audit deines Unternehmens: Zu Beginn seiner Tätigkeit führt ein externer Datenschutzbeauftragter eine Bestandsaufnahme durch und bewertet den aktuellen Stand des Datenschutzes in deinem Unternehmen. Dadurch können potenzielle Schwachstellen identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
  3. Ansprechpartner für deine Mitarbeitenden: Der externe Datenschutzbeauftragte steht deinen Mitarbeitenden als kompetenter Ansprechpartner für alle datenschutzbezogenen Fragen zur Verfügung. Dadurch wird gewährleistet, dass Datenschutzbelange angemessen berücksichtigt werden.
  4. Erstellung der Pflichtdokumente: Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt dich bei der Erstellung aller erforderlichen Datenschutzdokumente, wie Verarbeitungsverzeichnisse und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM). Dadurch wird sichergestellt, dass deine Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
  5. Kontakt mit der Datenschutzbehörde: Der externe Datenschutzbeauftragte übernimmt die Kommunikation mit der Datenschutzbehörde und stellt sicher, dass dein Unternehmen jederzeit mit den geltenden Datenschutzvorschriften übereinstimmt.
  6. Beratung von Geschäftsleitung und Fachabteilung: Der externe Datenschutzbeauftragte steht der Geschäftsleitung und den Fachabteilungen mit seinem Fachwissen zur Verfügung und berät sie in allen datenschutzrelevanten Angelegenheiten.

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet eine Reihe von Vorteilen für dein Unternehmen:

  1. Fachwissen und aktuelles Know-how: Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein Experte auf seinem Gebiet und immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzvorschriften. Durch ständige Weiterbildung gewährleistet er eine optimale Beratung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
  2. Entlastung deines Unternehmens: Durch die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten kannst du dich vollständig auf das Kerngeschäft deines Unternehmens konzentrieren, während der Datenschutzbeauftragte sich um alle datenschutzrelevanten Belange kümmert. Das entlastet dein Unternehmen und ermöglicht eine effiziente Ressourcenverteilung.
  3. Unabhängigkeit und Neutralität: Ein externer Datenschutzbeauftragter ist unabhängig und neutral. Dadurch wird gewährleistet, dass er objektive Entscheidungen zum Schutz personenbezogener Daten trifft und keine internen Interessenkonflikte besteht.
  4. Kostenersparnis: Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten kann kosteneffizienter sein als die Einstellung eines internen Mitarbeiters. Du sparst Kosten für Gehalt, Sozialleistungen und Schulungen und zahlst stattdessen eine fest vereinbarte Gebühr an den externen Datenschutzbeauftragten.
  5. Flexibilität: Ein externer Datenschutzbeauftragter kann je nach Bedarf engagiert werden. Du kannst die Zusammenarbeit flexibel anpassen, z. B. bei Änderungen im Umfang deiner Geschäftstätigkeit oder wenn zusätzliche Datenschutzexpertise erforderlich ist.
  6. Vermeidung von Interessenkonflikten: Wenn du einen internen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten ernennst, besteht die Gefahr von Interessenkonflikten, da er möglicherweise in anderen Bereichen des Unternehmens involviert ist. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist von solchen Konflikten befreit und kann objektive Entscheidungen treffen.

Die Kostenfrage: Warum ein externer Datenschutzbeauftragter kostengünstiger ist

In Bezug auf die Kosten ist ein externer Datenschutzbeauftragter in der Regel die günstigere Option. Die Ausbildung eines internen Datenschutzbeauftragten erfordert in der Regel spezielle Schulungen und Zertifizierungen, die mit Kosten verbunden sind. Darüber hinaus muss der interne Datenschutzbeauftragte kontinuierlich auf dem neuesten Stand bleiben und regelmäßige Weiterbildungen absolvieren, um mit den sich ständig ändernden Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten.

Ein weiterer Kostenfaktor bei einem internen Datenschutzbeauftragten sind die Personal- und Gehaltskosten. Du musst nicht nur das Gehalt des Datenschutzbeauftragten berücksichtigen, sondern auch Sozialleistungen, Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie mögliche Fortbildungskosten. Dies kann insbesondere für kleinere Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.

Im Gegensatz dazu arbeitet ein externer Datenschutzbeauftragter in der Regel auf Basis eines Dienstleistungsvertrags oder einer Beratungsvereinbarung. Du zahlst eine fest vereinbarte Gebühr oder Stundensätze für die erbrachten Leistungen. Dadurch entfallen die Kosten für die Ausbildung und kontinuierliche Weiterbildung, da der externe Datenschutzbeauftragte bereits über das erforderliche Fachwissen verfügt.

Zusätzlich kannst du die Dienste eines externen Datenschutzbeauftragten je nach Bedarf flexibel nutzen. Bei geringerem Beratungsbedarf oder in Zeiten, in denen keine Datenschutzprojekte anstehen, kannst du die Kosten reduzieren oder die Zusammenarbeit sogar vorübergehend aussetzen. Dies bietet eine höhere finanzielle Flexibilität im Vergleich zur Beschäftigung eines internen Datenschutzbeauftragten, bei dem die Kosten kontinuierlich anfallen.

Ein weiterer Vorteil eines externen Datenschutzbeauftragten ist die Effizienz und Spezialisierung. Da externe Datenschutzbeauftragte in der Regel mehrere Unternehmen betreuen, verfügen sie über umfassende Erfahrungen und Kenntnisse aus verschiedenen Branchen. Sie können bewährte Verfahren und bewährte Methoden anwenden, um Datenschutzprozesse effizient zu gestalten und Zeit zu sparen. Zudem haben sie in der Regel Zugang zu einem Netzwerk von Datenschutzexperten, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen können.

Insgesamt bietet ein externer Datenschutzbeauftragter eine kostengünstigere Lösung für Unternehmen, insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um einen internen Datenschutzbeauftragten einzustellen und zu unterhalten. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens zu bewerten und die Vor- und Nachteile einer internen oder externen Lösung abzuwägen, um die beste Entscheidung für den Datenschutz deines Unternehmens zu treffen.

Warum heyData der richtige externe Datenschutzbeauftragte für dich ist

Wenn du nach einem zuverlässigen und kompetenten externen Datenschutzbeauftragten suchst, ist heyData die ideale Wahl. Hier sind einige Gründe, warum du dich für heyData entscheiden solltest:

  1. Erfahrung und Expertise: heyData verfügt über umfangreiche Erfahrung im Bereich Datenschutz und kennt die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze genau. Ihre Experten sind stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Bestimmungen und können dein Unternehmen optimal beraten.
  2. Individuelle Lösungen: heyData entwickelt maßgeschneiderte Datenschutzlösungen, die auf die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens zugeschnitten sind. Sie analysieren den Ist-Zustand deines Unternehmens, identifizieren Schwachstellen und erarbeiten konkrete Maßnahmen, um den Datenschutz zu verbessern.
  3. Kontinuierliche Unterstützung: heyData steht dir nicht nur bei der anfänglichen Umsetzung des Datenschutzes zur Seite, sondern begleitet dich kontinuierlich. Sie bieten Schulungen für deine Mitarbeiter, unterstützen bei der Erstellung von Dokumenten und stehen als Ansprechpartner für Fragen und Probleme zur Verfügung.
  4. Hohe Servicequalität: heyData legt großen Wert auf eine hohe Servicequalität und Kundenzufriedenheit. Sie garantieren eine professionelle und zuverlässige Zusammenarbeit und stellen sicher, dass du jederzeit den bestmöglichen Datenschutz erhältst.
  5. Aktive Überwachung und Aktualisierung: heyData überwacht kontinuierlich die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in deinem Unternehmen und aktualisiert die Maßnahmen bei Bedarf. Dadurch bleibst du immer auf dem neuesten Stand und minimierst das Risiko von Datenschutzverstößen.
  6. Kosteneffizienz: heyData bietet transparente und faire Preismodelle an. Du zahlst nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen und hast volle Kostenkontrolle. Dadurch kannst du Kosten sparen und gleichzeitig einen erstklassigen Datenschutz genießen.
  7. Schnelle Reaktionszeit: Bei heyData wissen wir, wie wichtig eine zeitnahe Kommunikation ist. Deshalb garantieren wir unseren geschätzten Kunden eine prompte Reaktion. Als Enterprise-Kunde erhältst du innerhalb von 24 Stunden an Arbeitstagen eine Antwort, während unsere Professional-Kunden innerhalb von 48 Stunden eine Rückmeldung erwarten können. Mit heyData kannst du darauf vertrauen, dass deine Fragen nicht unbeantwortet bleiben - wir sind für dich da, wenn du uns am meisten brauchst.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein externer Datenschutzbeauftragter die optimale Lösung für dein Unternehmen sein kann. Er bietet einen umfassenden Schutz, bringt Fachwissen und Erfahrung mit und ist flexibel anpassbar. Durch die Auslagerung des Datenschutzes sparst du Kosten und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Um den richtigen externen Datenschutzbeauftragten zu finden, solltest du verschiedene Anbieter vergleichen und darauf achten, dass sie zu deinen individuellen Anforderungen passen. So kannst du sicherstellen, dass der Datenschutz in deinem Unternehmen professionell und effektiv umgesetzt wird.Darüber hinaus bietet die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten wie heyData viele Vorteile, darunter Expertise, Unabhängigkeit, Kosteneinsparungen und Flexibilität. Wenn du nach einem vertrauenswürdigen Partner für den Datenschutz suchst, ist heyData die richtige Wahl.


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