8 Schritte zur DSGVO- Konformität für SaaS Unternehmen

Als ersten Schritt ist die Durchführung einer Datenzuordnungsprüfung von entscheidender Bedeutung, um die Praktiken zur Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrer Organisation zu verstehen. Bei SaaS-Unternehmen ist es üblich, personenbezogene Daten in mehreren Datenbanken oder auf Plattformen von Drittanbietern zu speichern. Eine umfassende Datenprüfung hilft dabei, alle Datenquellen zu identifizieren und zu verfolgen und gibt Aufschluss über potenzielle Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden.

So wird eine Datenprüfung durchgeführt:

1. Identifizierung personenbezogener Datenquellen: Ermitteln, wo personenbezogene Daten erfasst werden, z. B. in Formularen, Datenbanken oder Diensten von Drittanbietern.
2. Dokumentation der Datenverarbeitungsaktivitäten: Aufzeichnen, was mit den Daten nach der Erfassung geschieht, einschließlich der Speicherung, Nutzung und Weitergabe.
3. Verfolgung von Datenübertragungen: Verstehen, wie Daten zwischen Abteilungen und externen Stellen übertragen werden.
4. Bewertung von Datentypen: Erkennen sensibler personenbezogener Datenkategorien, die zusätzliche Schutzmaßnahmen erfordern.
5. Bewerte Verarbeitungszwecke: Stelle sicher, dass alle Datenverarbeitungsaktivitäten mit den Grundsätzen der DSGVO wie Zweckbindung und Datenminimierung übereinstimmen.
6. Erkenne Risiken bei Verstößen: Identifiziere Bereiche, in denen die aktuellen Praktiken möglicherweise nicht den Standards der DSGVO entsprechen, und ermögliche so rechtzeitige Korrekturmaßnahmen.

Durch eine gründliche Datenprüfung kannst du potenzielle Lücken bei der Einhaltung der DSGVO proaktiv erkennen und beheben, das Risiko von Strafen minimieren und die Privatsphäre deiner Kund:innen schützen.

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO durch SaaS-Unternehmen. Für Organisationen, die die Verarbeitung großer Mengen personenbezogener Daten als Kerngeschäft betreiben oder regelmäßig und systematisch eine große Anzahl betroffener Personen überwachen, ist die Ernennung eines DSB obligatorisch.

Unabhängig davon, ob es für Ihre Organisation obligatorisch ist oder nicht, kann die Beschäftigung eines DSB einen enormen Mehrwert bei der Bewältigung der Komplexität der DSGVO bringen. Der DSB sollte über Fachwissen in Bezug auf Datenschutzgesetze und -praktiken verfügen und unabhängig sein, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können. Zu den Aufgaben eines DSB gehören die Überwachung der Datenverarbeitungsaktivitäten, die Beratung in Bezug auf Datenschutzverpflichtungen und die Funktion als Ansprechpartner für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden

Für viele Organisationen kann die Beschäftigung eines eigenen internen Datenschutzbeauftragten ressourcenintensiv sein. Hier kommt „Datenschutzbeauftragter als Dienstleistung“ ins Spiel, das fachkundige Beratung ohne den Aufwand einer Vollzeitstelle bietet. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten können Unternehmen eine maßgeschneiderte Compliance-Strategie entwickeln, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, und gleichzeitig die Verfügbarkeit einer sachkundigen Ressource sicherstellen, die sich um alle eventuell auftretenden Datenschutzprobleme kümmert.

Für Unternehmen, die eine kostengünstigere und praktischere Lösung suchen, könnte die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten der optimale Weg sein.

Das Prinzip des eingebauten Datenschutzes (Privacy by Design) betont die Integration des Datenschutzes in den Entwicklungsprozess von SaaS-Produkten. Dieser proaktive Ansatz stellt sicher, dass Datenschutzaspekte nicht erst nachträglich berücksichtigt werden, sondern ein grundlegender Aspekt des Produktdesigns sind. Dies ist für die Erreichung der Datenschutzziele im Rahmen der DSGVO unerlässlich.

Zu den wichtigsten Schritten bei der Umsetzung des eingebauten Datenschutzes gehören:

1. Berücksichtigung von Datenschutzauswirkungen: Bewertung potenzieller Datenschutzrisiken in jeder Phase der Produktentwicklung. Einsatz funktionsübergreifender Teams zur Identifizierung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Datenerfassung, -speicherung und -verarbeitung.
2. Stabile Sicherheitsmaßnahmen: Einführung starker Sicherheitsprotokolle zum Schutz von Benutzerdaten. Einsatz von Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsprüfungen.
3. Nutzerorientierte Funktionen: Entwerft Produkte, die den Nutzern die Kontrolle über ihre persönlichen Daten ermöglichen. Integriert Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, ihre Einwilligungspräferenzen zu verwalten und ihre Rechte einfach auszuüben.
4. Standard-Datenschutzeinstellungen: Stellt die Datenschutzeinstellungen standardmäßig auf die höchste Stufe ein und bietet den Nutzern so einen starken Ausgangspunkt für den Datenschutz.
5. Datenminimierung: Verfolgt einen Ansatz der minimalen Datenerfassung und sammelt nur die für den beabsichtigten Zweck erforderlichen Informationen.

Durch die Integration von „Privacy by Design“-Prinzipien in Ihre Entwicklungsprozesse verwandeln Sie die Einhaltung von Vorschriften von einer regulatorischen Belastung in einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Die Einholung der ausdrücklichen und informierten Zustimmung der Benutzer:innen ist ein Eckpfeiler der DSGVO-Konformität. Sie stellt sicher, dass die Benutzer:innen wissen, wie ihre Daten erfasst, verarbeitet und genutzt werden. Um diese Anforderung effektiv zu erfüllen, implementieren Sie ein System zur Verwaltung der Benutzereinwilligung.

Ein zuverlässiges System zur Verwaltung der Benutzereinwilligung sollte Folgendes umfassen:

• Transparenz: Einwilligungsmanagementsysteme sollten klar darlegen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Dabei sollten eine einfache Sprache und leicht verständliche Begriffe verwendet werden.
• Flexibilität: Nutzer:innen sollten die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung jederzeit problemlos zu erteilen oder zu widerrufen. Dies erfordert Systeme, die eine nahtlose Aktualisierung der Einwilligungspräferenzen ermöglichen.
• Granulare Einwilligung: Nutzer:innen sollten die Möglichkeit erhalten, ihre Einwilligung für verschiedene Arten der Datenverarbeitung separat zu erteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nutzer:innen die Kontrolle darüber haben, wie ihre Daten verwendet werden.
• Dokumentation: Führe Aufzeichnungen über die Zustimmung der Benutzer:innen, einschließlich Datum, Uhrzeit und spezifischer vereinbarter Bedingungen. Diese Dokumentation ist für den Nachweis der Einhaltung bei Audits von entscheidender Bedeutung.

Zu den bekanntesten Plattformen für das Einwilligungsmanagement gehören Usercentrics, CookieYes oder consentmanager. Diese Plattformen bieten umfassende Funktionen, die Unternehmen bei der Erfüllung der DSGVO-Anforderungen für Einwilligungen unterstützen.

Die Rechte der betroffenen Personen gemäß der DSGVO ermöglichen es Einzelpersonen, ihre personenbezogenen Daten zu kontrollieren. Dazu gehören das Recht, die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten einzusehen, das Recht, Ungenauigkeiten in ihren Daten zu korrigieren, und das „Recht auf Vergessenwerden“, das es Einzelpersonen ermöglicht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen.

Die effiziente Bearbeitung dieser Anfragen ist für die Einhaltung der Vorschriften, die Kundenzufriedenheit und die Vermeidung von Bußgeldern von entscheidender Bedeutung. Die Schaffung klarer Prozesse für die Bearbeitung dieser Anfragen wird die Reaktionsfähigkeit und Rechenschaftspflicht Ihrer Organisation verbessern.

Führe die folgenden Schritte aus, um einen Prozess für die effiziente Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen einzurichten:

1. Bestimme einen Datenschutzbeauftragten (DSB) oder ein zuständiges Team: Durch die Benennung einer Person oder eines Teams, die/das Anfragen betroffener Personen bearbeitet, wird sichergestellt, dass es eine zentrale Anlaufstelle für diese Anfragen gibt. Stelle sicher, dass diese Person oder dieses Team mit den Anforderungen der DSGVO und den Verfahren für die Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen vertraut ist. Dadurch wird die Einheitlichkeit der Antworten und die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen sichergestellt.
2. Entwickle klare und transparente Verfahren: Erstelle Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Empfang, die Bewertung und die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen. Dadurch wird der Prozess optimiert und das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen minimiert.
3. Richte einen sicheren Kanal für den Empfang von Anfragen ein: Stelle eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein Online-Formular zur Verfügung, über das Einzelpersonen ihre Anfragen sicher einreichen können. Stelle sicher, dass dieser Kanal regelmäßig überwacht wird und die Antworten innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens von einem Monat bereitgestellt werden.
4. Überprüfe die Identität des Antragstellers: Es ist wichtig, die Identität der Person zu überprüfen, die den Antrag stellt, um sich vor unbefugtem Zugriff auf personenbezogene Daten zu schützen. Setze robuste Methoden ein, wie z. B. die Anforderung zusätzlicher Ausweisdokumente, bevor du Informationen preisgibst.
5. Führe gründliche Aufzeichnungen: Führe detaillierte Aufzeichnungen über alle Anfragen betroffener Personen, einschließlich der Art der Anfrage, der ergriffenen Maßnahmen und des gesamten Kommunikationsaustauschs. Diese Dokumentation ist für den Nachweis der Einhaltung bei Audits von entscheidender Bedeutung.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen kann Ihre Organisation Anfragen von betroffenen Personen effektiv bearbeiten und gleichzeitig die Rechte des Einzelnen gemäß der DSGVO wahren.

Angesichts einer 30-prozentigen Zunahme der weltweiten Cyberangriffe im zweiten Quartal 2024 ist die Umsetzung angemessener Sicherheitsmaßnahmen für SaaS-Unternehmen unerlässlich, um personenbezogene Daten wirksam zu schützen und die DSGVO einzuhalten. Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können zu Datenschutzverletzungen führen, die wiederum zu unbefugtem Zugriff, Datenverlust, Rufschädigung und Bußgeldern führen können.

Die folgenden Strategien gewährleisten eine robuste Datensicherheit:

• Verschlüsselung – Verwende starke Verschlüsselungsmethoden sowohl für gespeicherte als auch für übertragene Daten. Dies verhindert unbefugten Zugriff und stellt sicher, dass personenbezogene Daten vertraulich bleiben.
• Sichere Speicherlösungen – Richte sichere Speicherverfahren ein, einschließlich der Nutzung von Cloud-Diensten, die den DSGVO-Standards entsprechen. Prüfe diese Dienste regelmäßig auf Schwachstellen.
• Zugriffskontrollen – Implementiere strenge Zugriffskontrollen, um die Anzahl der Personen, die auf personenbezogene Daten zugreifen können, zu begrenzen. Dazu gehören die Implementierung einer mehrstufigen Authentifizierung, eine rollenbasierte Zugriffskontrolle und die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Benutzerberechtigungen.
• Überwachung – Implementiere robuste Überwachungstools und -systeme, um unbefugte Zugriffe oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Überprüfe regelmäßig Protokolle und führe Audits durch, um Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beheben.
• Verwende mehrere Authentifizierungsmethoden – Herkömmliche Passwörter werden zunehmend unzureichend, da bei über 80 % der Datenschutzverletzungen kompromittierte Anmeldedaten im Spiel sind. Setze auf passwortlose Multifaktor-Authentifizierung, um die Abhängigkeit von Passwörtern durch die Verwendung von zwei oder mehr Authentifizierungsmethoden zu beseitigen.

Implementiere diese Sicherheitsmaßnahmen für deine SaaS-Organisation, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.

SaaS-Unternehmen verlassen sich bei verschiedenen Dienstleistungen oft auf externe Anbieter:innen. Externe Parteien wie Anbieter:innen, Lieferanten, Partner:innen und Subunternehmer:innen arbeiten häufig mit sensiblen Daten, wodurch potenzielle Sicherheitslücken entstehen, die Angreifer ausnutzen könnten. Solche Cybersicherheitsvorfälle können nicht nur für eure Anbieter, sondern auch für eure eigene Organisation zu erheblichen finanziellen und rufschädigenden Schäden führen.

Da die Nichteinhaltung der Vorschriften durch Lieferanten rechtliche Konsequenzen für deine Organisation nach sich ziehen kann, ist es unerlässlich, die Einhaltung der DSGVO von bestehenden und potenziellen Lieferanten zu überprüfen.

Schütze deine Organisation vor Risiken im Zusammenhang mit Lieferanten, indem Sie folgende Vorsichtsmaßnahmen ergreifen:

1. Vendor Due Diligence: Setze bei der Auswahl von Lieferanten auf Due Diligence. Bewerten deren Ruf, die bisherige Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheitsmaßnahmen, bevor du Partnerschaften eingehst.
2. Klare Vereinbarungen: Schließe umfassende Verträge mit Drittanbietern ab, in denen die Datenschutzverpflichtungen ausdrücklich dargelegt sind. Füge Klauseln hinzu, die die Verantwortlichkeiten des Anbieters in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Einhaltung der DSGVO festlegen.
3. Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV): Schließe AVVs mit allen Anbietern ab, die in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Diese Vereinbarungen sollten den Umfang der Datenverarbeitungsaktivitäten, die vom Anbieter ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen, die Verfahren für die Meldung von Datenschutzverletzungen sowie die Rechte und Pflichten beider Parteien in Bezug auf betroffene Personen detailliert beschreiben
4. Regelmäßige Audits: Führe regelmäßige Überprüfungen von Drittanbietern durch, um die fortlaufende Einhaltung der DSGVO-Standards sicherzustellen. Dazu gehört die Bewertung ihrer Sicherheitspraktiken, des Umgangs mit personenbezogenen Daten und der Einhaltung vereinbarter Richtlinien.
5. Benachrichtigungen bei Verstößen: Füge eine Anforderung hinzu, dass Anbieter deine Organisation im Falle eines Datenverstoßes unverzüglich benachrichtigen müssen. So kannst du geeignete Maßnahmen ergreifen und deinen Verpflichtungen im Rahmen der DSGVO nachkommen.

Durch die Umsetzung dieser Praktiken kannst du die mit der Datenverarbeitung durch Dritte verbundenen Risiken mindern. Wenn du fachkundige Unterstützung bei der Verwaltung deiner Anbieterrisiken benötigst, hilft dir unsere Lösung für das Risikomanagement von Anbietern bei der Bewertung, Überwachung und Minderung der mit Drittanbietern verbundenen Risiken, um die vollständige Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten und dein Unternehmen zu schützen.

Eine Datenschutzverletzung kann für jedes SaaS-Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Wenn kein klar definierter Reaktionsplan vorhanden ist, wird die Reaktion mit ziemlicher Sicherheit verzögert, was zu einer längeren Gefährdung, Bußgeldern und einer verstärkten Kontrolle führt.

Die DSGVO schreibt vor, dass Organisationen betroffene Personen und Aufsichtsbehörden innerhalb von 72 Stunden über eine Datenschutzverletzung informieren müssen, was die Notwendigkeit eines schnellen und effizienten Reaktionsprozesses bei Vorfällen unterstreicht.

Um auf solche Situationen vorbereitet zu sein, ist es unerlässlich, einen Reaktionsplan zu erstellen, der die Schritte festlegt, die im Falle einer Datenschutzverletzung zu ergreifen sind.

Der Reaktionsplan sollte folgende Schlüsselkomponenten enthalten:

• Identifizierung: Implementierung von Tools und Systemen zur Reaktion auf Vorfälle, die eine rechtzeitige Erkennung von Verstößen ermöglichen.
• Eindämmung: Isolierung betroffener Systeme oder Daten, um weiteren Schaden oder unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Untersuchung: Durchführung gründlicher Untersuchungen, um die Ursache, den Umfang und die Auswirkungen der Datenschutzverletzung zu ermitteln.
• Benachrichtigung: Benachrichtige die zuständigen Behörden, wie z. B. Datenschutzbehörden und betroffene Personen, innerhalb der erforderlichen Fristen.
• Behebung: Ergreife umgehend Maßnahmen, um den Verstoß zu mindern, z. B. durch Behebung von Schwachstellen, Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen oder das Angebot von Kreditüberwachungsdiensten für betroffene Personen.
• Kommunikation: Entwickle eine klare und transparente Kommunikationsstrategie, um die Beteiligten über den Vorfall und die zu seiner Behebung ergriffenen Maßnahmen auf dem Laufenden zu halten.
• Evaluierung: Führe nach einem Vorfall eine Überprüfung durch, um verbesserungswürdige Bereiche in deinem Reaktionsplan zu ermitteln und die erforderlichen Maßnahmen zur Verbesserung deiner Sicherheitslage zu ergreifen.

Durch einen proaktiven Ansatz und die Integration dieser Schritte in deinen Reaktionsplan für Vorfälle kann dein SaaS-Unternehmen effektiv mit Datenschutzverletzungen umgehen und gleichzeitig die Verpflichtungen der DSGVO einhalten.

Wenn dein SaaS-Unternehmen diese acht Schritte befolgt, kann es sein Engagement für den Datenschutz unter Beweis stellen, das Vertrauen der Kund:innen gewinnen und den Ruf des Unternehmens verbessern. Auf dem heutigen datenschutzbewussten Markt kann die Einhaltung der DSGVO als wichtiges Unterscheidungsmerkmal dienen und dir dabei helfen, datenschutzbewusste Kund:innen zu gewinnen und dauerhaftes Vertrauen aufzubauen.

Unternehmen, die über die grundlegenden Compliance-Anforderungen hinausgehen und den Datenschutz zu einem zentralen Unternehmenswert machen, verzeichnen häufig eine höhere Kundenbindung, stärkere Partnerschaften und eine bessere Marktpositionierung. Dieses Engagement für den Datenschutz kann Türen zu neuen Geschäftsmöglichkeiten öffnen, insbesondere in Branchen, in denen die Datensicherheit von größter Bedeutung ist.

Die Einhaltung der DSGVO erfordert zwar möglicherweise eine anfängliche Investition in Form von Ressourcen und Zeit, aber unsere All-in-One-Compliance-Lösung hilft dir, Datenschutzbestimmungen einfach in deinem Unternehmen umzusetzen und dabei Zeit und Kosten zu sparen.