Bio-Compliance: Biolands Erfolgsgeschichte mit heyData

Bioland ist der mitgliederstärkste Verband für Biolandbau in Deutschland. Er nimmt ausschließlich Betriebe aus Deutschland und Südtirol auf und ist damit der regionalste der großen Bio-Verbände. Über 8.700 Bio-Betriebe aus der Landwirtschaft, der Imkerei sowie dem Weinbau und 1.400 Partnerbetriebe aus Verarbeitung und Handel gehören der Wertegemeinschaft an, die nach strengen Richtlinien arbeitet. Diese gehen über die gesetzlich vorgeschriebenen Kriterien für das EU-Bio-Siegel hinaus. Bioland steht für eine transparente Herkunft der Rohstoffe und Lebensmittel sowie für regionale Lieferketten. Das Ziel des Verbands: Bio für alle möglich machen und durch eine verantwortungsvolle Land- und Lebensmittelwirtschaft unsere Lebensgrundlagen schützen. Mit dem Ziel, den Status von 100 % Bio zu erreichen, wird der Verband von einem Team von über 300 engagierten Mitarbeiterinnen unterstützt, die sich jeden Tag für die Interessen der Bioland-Mitglieder und Partner einsetzen.

Als Teil der Rechtsabteilung von Bioland stellt Sandra die Einhaltung der Compliance- und Datenschutzrichtlinien sicher. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Bewältigung der komplexen Herausforderungen, die mit der Vielzahl von Mitgliedern, verschiedenen Datenquellen und dem Bedarf an vereinfachten Compliance-Prozessen einhergehen. Ihr besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Betriebsabläufen von Bioland, die die Kernwerte im Umgang mit sensiblen Daten widerspiegeln und den Compliance-Standards entsprechen. 

Nach den ersten Monaten der Zusammenarbeit mit heyData haben wir uns an Sandra gewandt, um sie nach ihren Erfahrungen mit unserer Lösung zu fragen.

„Bei Bioland sind Datenschutz und Compliance nicht nur Kästchen, die angekreuzt werden müssen; sie sind in unsere Kernwerte eingebettet. Vertrauen und Integrität in allen Bereichen unserer Operationen sind unverhandelbar.“

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Sandra betont: „Den Datenschutz für den gesamten Verband zu überwachen, stellt bedeutende Herausforderungen dar und erfordert erhebliche Zeit und Ressourcen.“ Damit stand Bioland vor mehreren Compliance-Herausforderungen, insbesondere der Navigation durch komplexe Vorschriften sowie die Integration von Compliance in seine vielfältigen operativen Bereiche. 

Der Verband ist sehr vielfältig. Verschiedene Betriebe, Abteilungen und Partner haben unterschiedliche Bedürfnisse, auf die man sich bestmöglich einstellen will.

„Mit heyData haben wir uns für eine neue organisatorische und konzeptionelle Struktur mit einer neuen Ausführungsebene entschieden.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Einen wichtigen Schritt für die Verbandsentwicklung ging Bioland, als er die Notwendigkeit eines strukturierteren und konzeptionell anderen Ansatzes für die Verwaltung des Datenschutzes innerhalb des Verbandes erkannte.

„Als wir ein System wie heyData fanden, das zu unseren Bedürfnissen passte, wussten wir, das passt perfekt zu uns. Wir waren von der Effektivität der Plattform angenehm überrascht!“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Die Entscheidung von Bioland, heyData zu nutzen, wurde durch die Fähigkeit der Plattform, seine spezifischen Herausforderungen anzugehen und die Operationen effektiv zu optimieren, vorangetrieben. Die zentralisierte Natur von heyData und die Möglichkeit, alles von Mitarbeiterinformationen bis hin zu unterzeichneten Dokumenten nahtlos in die Plattform zu integrieren, machten sie zur idealen Lösung für die vielfältigen Anforderungen des Bioland-Verbands. Sandra drückt ihre Zufriedenheit aus: „Die Plattform hat uns wirklich überzeugt, wie sie unsere Arbeit unterstützt. Die Bequemlichkeit, alles an einem Ort zu haben, von der Mitarbeiterverwaltung über die Handhabung unterzeichneter Dokumente und Verwaltungsaufgaben, stach als entscheidender Faktor heraus.“ 

Diese Lösungen von heyData entsprechen nicht nur den aktuellen Anforderungen von Bioland, sondern legen auch den Grundstein für eine nachhaltige, operationale Effektivität.

„Was heyData auszeichnet, ist die Reaktionsfähigkeit und die schnelle Umsetzung.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

• Organisationsstruktur und Mitarbeiterzuweisung: Die Plattform von heyData bot einen umfassenden Überblick über die gesamte Unternehmensstruktur, erleichterte die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Dokumenten und Schulungen an seine Mitarbeiter.
• Schnelligkeit und Effizienz: Die Fähigkeit der Lösung, dringende Compliance-Bedürfnisse innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden schnell anzugehen und innerhalb dieses Zeitrahmens greifbare Ergebnisse zu liefern, ist eine große Unterstützung. 
• Ganzheitliche Unterstützung und Beratung: Die Verfügbarkeit umfassender Beratung und Unterstützung in verschiedenen Bereichen war entscheidend für die Entscheidungsfindungsprozesse.

„Der Experten-Beratungsdienst, der mit der heyData-Plattform einhergeht, ist ein erstaunliches Asset für uns. Die Bequemlichkeit, eine kurzfristige Option für Koordination und Beratung zu haben, hat unsere Abläufe erheblich verbessert.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

• Umfassendes Verständnis und pragmatischer Ansatz
• Effektive Kommunikation und lösungsorientierte Diskussionen
• Optimierte interne Kommunikationsunterstützung

„heyData zeichnet sich als eine qualitativ hochwertige Plattform aus, die sowohl pragmatisch als auch lösungsorientiert ist.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Bioland hat einen praktischen Ansatz gewählt, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren und umsetzbare Lösungen zu implementieren. Das schnelle Verständnis von heyData für die Abläufe bei Bioland unterstützte diesen praktischen Problemlösungsansatz, bei dem der Schwerpunkt eher auf der praktischen Umsetzung als auf theoretischen Ratschlägen lag. Die Plattform bot nicht nur maßgeschneiderte Lösungen, sondern auch rechtliche Unterstützung, die den spezifischen Bedürfnissen von Bioland entsprach. Ihre effektive Kommunikation und lösungsorientierte Methoden gewährleisteten eine prompte Lösung von Anliegen und vermieden langwierige Diskussionen oder typische vage rechtliche Antworten. Dieser Schwerpunkt auf praktische Lösungen passte gut zu Biolands Bedarf an schnellen und verständlichen Problemlösungen, die für alle anwendbar sind.
 

Die Verfügbarkeit von strukturierten Schulungen und umfassender rechtlicher Unterstützung durch heyData wurde für Bioland zu einem entscheidenden Faktor, insbesondere wenn es darum ging, die Herausforderungen der eigenständigen Verwaltung von Tochtergesellschaften zu bewältigen. Sandra betont die Vorteile und erklärt: „Die Kombination aus gut organisierten Prozessen, strukturierten Schulungen und rechtlicher Unterstützung in verschiedenen Bereichen bei heyData war vorteilhaft, insbesondere wenn es darum ging, die erhebliche Herausforderung der eigenständigen Verwaltung aller Tochtergesellschaften bei Bioland zu bewältigen.“ 

Eine bemerkenswerte Auswirkung war die erhebliche Reduzierung der Arbeitsbelastung für das Team von Bioland, gepaart mit einer deutlichen Verbesserung der Qualität ihrer Datenschutzpraktiken. 

Bioland erlebte greifbare Vorteile wie schnellere Reaktionszeiten auf Bedenken und eine bessere Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Datenschutzanforderungen.  Insgesamt stärkte die vielseitige Unterstützung der heyData-Lösung die operationale Effizienz von Bioland durch das Verständnis und die Optimierung seiner Prozesse, was letztendlich zu einem konformeren Arbeitsumfeld führte.

„Die rechtliche Unterstützung der Plattform ist wirklich beeindruckend. Die enge Zusammenarbeit mit Regina Frey, Leiterin des Privacy Success-Teams bei heyData, hat einen großen Unterschied gemacht. Ihr schnelles Verständnis unserer Herausforderungen und ihr pragmatischer Ansatz sind von unschätzbarem Wert.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

• Konsolidierung interner Prozesse
• Verbesserte Koordination und erhöhte Qualität
• Auswirkungen auf die Datenschutzschulung
• Erhöhte Datenschutz-Awareness im Unternehmen
• Reduzierte Arbeitsbelastung

„Es ist eine große Erleichterung zu wissen, dass ich ein Team von Experten an meiner Seite habe, um die verschiedenen Aspekte der Compliance effektiv zu koordinieren, innerhalb einer Plattform, die Dokumentationen, Schulungen, Audits und das Risikomanagement von Lieferanten integriert.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Die Lösung von heyData half Bioland, Compliance-Aufgaben zu vereinfachen, indem sie diese zentralisierte. Alles von der Mitarbeiterverwaltung über die Dokumentenspeicherung bis hin zur Verwaltung wurde auf einer einzigen Seite zugänglich und verwaltbar, was die Koordination im gesamten Unternehmen verbesserte. Dies führte zu einer besseren Qualitätskontrolle und einer erhöhten Effizienz. 

Die Neuorganisation der Datenschutzschulungen für Mitarbeiter hat Bioland geholfen, die Schulungen im gesamten Unternehmen zu standardisieren und ein einheitliches Verständnis und Bewusstsein für die Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Sandra bemerkte den positiven Einfluss: „Nach der Verwendung von heyData sind die Mitarbeiter sich noch mehr der Compliance bewusst.“ Dies hat zu mehr Anfragen, einer positiven Veränderung im Verhalten der Mitarbeiter und einem proaktiven Ansatz zur Behebung von Non-Compliance geführt. 

Insgesamt umfassten die Ergebnisse eine erhebliche Reduzierung der Arbeitsbelastung, eine optimierte Verwaltung durch eine zentralisierte Plattform und eine verbesserte Koordination in der Compliance – was sich positiv auf den gesamten Datenschutz und die operationale Effizienz innerhalb des Verbands auswirkte.

„heyData hat eine erhebliche Effizienz gebracht, indem sie verschiedene Aspekte nahtlos koordiniert und deutlich die Arbeit erleichtert haben. Ich bin fest davon überzeugt, dass sie auch die Gesamtqualität der Abläufe von Bioland verbessert haben.“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland

Basierend auf den aktuellen Erfahrungen erwartet Bioland gespannt die zukünftige Situation, in der fast alle Mitglieder und Mitarbeiter aktiv an der Lösung von heyData beteiligt sind, und betont dabei das Interesse daran, die Transformation in der Funktionalität der Plattform in Zukunft zu beobachten.

Derzeit unterstützt heyData Bioland weiterhin, indem es unverzichtbare Datenschutzberatung für deren Kollaboration mit Partnern, Regulierungsbehörden und verschiedenen anderen Verbänden zur Verfügung stellt. Die Partnerschaft beinhaltet eine enge Zusammenarbeit, wobei heyData umfassende Anleitung in allen Bereichen bietet, in denen Compliance eine Rolle spielen kann.

Da der Verband weiter wächst, sind wir bestrebt, Bioland dabei zu helfen, zukünftige Compliance-Herausforderungen zu bewältigen, insbesondere in Bezug auf die Mitarbeiterbeteiligung und -koordination.

„Jenseits einer reinen Plattform sind die personalisierte Lösung, rechtliche Beratung und schnelle Unterstützung von heyData echte Game Changer für uns bei Bioland und bringen unsere Arbeit auf ein völlig neues Niveau!“

 

Sandra Scherzer
Rechtsabteilung bei Bioland