Ein neuer Markt, ein zusätzlicher Marketingkanal oder eine neue Funktion im Onlineshop: Bei HOLY gehören Veränderungen zum Alltag. Mittlerweile laufen zahlreiche Prozesse über verschiedene Kanäle und Länder hinweg. Und überall dort, wo Kundendaten verarbeitet werden, spielt auch Datenschutz eine Rolle.

Lange Zeit lief das Thema eher nebenher. Einzelne Anforderungen wurden intern gelöst, wenn sie aufkamen. Doch mit dem Wachstum wurde schnell klar: Einzelfalllösungen reichen nicht mehr aus. 

Gemeinsam mit heyData hat das Unternehmen dafür die Zusammenarbeit neu aufgestellt. Heute gibt es klare Abläufe, feste Ansprechpartnerinnen und eine Anlaufstelle für Datenschutzfragen, die im Tagesgeschäft tatsächlich weiterhilft.

HOLY: eine Marke mit vielen Kontaktpunkten

HOLY entwickelt moderne Alternativen zu klassischen Softdrinks – von Energy und Hydration über Iced Tea bis hin zu Milkshakes und Sirup. Ein wichtiger Teil der Marke ist die HOLY Squad, die Community rund um die Produkte.

Für den Datenschutz bedeutet das eine Vielzahl unterschiedlicher Berührungspunkte mit Kundendaten: vom Onlineshop über E-Mail- und WhatsApp-Marketing bis hin zum Rewards-Programm, Reviews und Marktplätzen. 

HOLY ist mittlerweile in mehreren EU-Ländern und Großbritannien aktiv. Damit steigen auch die Anforderungen an den Datenschutz: Neben den übergreifenden DSGVO-Vorgaben müssen länderspezifische Regelungen berücksichtigt werden.

Mit dem Wachstum steigen die Anforderungen an den Datenschutz

In den ersten Jahren konzentrierte sich HOLY vor allem auf grundlegende Datenschutzmaßnahmen. Dazu gehörten Mitarbeiterschulungen und eine Datenschutzerklärung. Einzelne Anfragen oder Probleme wurden intern und je nach Situation gelöst. Eine feste Struktur für das Thema gab es zunächst nicht.

Der entscheidende Wandel kam, als HOLY weiter wuchs: mehr Produkte, mehr Märkte, mehr Mitarbeitende und immer mehr eingesetzte Tools.

Statt nur auf einzelne Anforderungen zu reagieren, wollte HOLY Datenschutz daher gezielt weiterentwickeln und langfristig in die eigenen Abläufe integrieren. Gefragt war eine Kombination aus fachlicher Expertise, einer Plattform für die Dokumentation und persönlicher Unterstützung bei konkreten Fragestellungen.

“Da wir die Expertise intern nicht hatten, war klar, dass es ein externer sein wird. Und wenn schon extern, dann gleich als 360-Grad-Service, der uns bei allen DSGVO-Themen unterstützt und nicht nur auf dem Papier steht.” - Fabian Plato, (Interim) General Counsel bei HOLY

Genau diese Verbindung bietet heyData: einen externen Datenschutzbeauftragten, eine zentrale Plattform und Expertise, die nicht nur rechtliche Anforderungen einordnen, sondern konkrete Handlungsempfehlungen geben. Dabei geht heyData auf die individuellen Prozesse von HOLY ein und entwickelt gemeinsam mit dem Team passende Lösungen.

Schnellere Einschätzungen und mehr Sicherheit bei konkreten Datenschutzfragen

Wie sich die Zusammenarbeit im Alltag auswirkt, zeigt sich vor allem bei konkreten Datenschutzanfragen. Geht eine Auskunfts- oder Löschanfrage ein oder muss ein möglicher Datenschutzvorfall bewertet werden, weiß das HOLY-Team heute, wie es vorgehen muss. 

Und zwar: statt sich bei jedem Fall selbst in die rechtlichen Anforderungen einarbeiten zu müssen, erhält das Team zeitnah eine fundierte Einschätzung von heyData. Dadurch lassen sich Tickets schneller und mit mehr Sicherheit bearbeiten.

“Seit wir mit heyData arbeiten, wächst unser Datenschutz mit dem Unternehmen mit, egal ob neuer Markt, neues Tool oder neuer Prozess.” - Fabian Plato, (Interim) General Counsel bei HOLY

Die operative Umsetzung bleibt weiterhin bei HOLY. Der Unterschied: Das Team muss nicht mehr jede Fragestellung von Grund auf selbst recherchieren und kann sich bei der Bewertung auf externe Expertise verlassen.

Parallel dazu wurde auch die Grundlage für die Datenschutzarbeit verbessert. Die Datenschutzerklärungen wurden aktualisiert und für die verschiedenen Märkte lokalisiert. Auch die Datenschutzprozesse rund um den Shop wurden klarer aufgesetzt.

Datenschutz aus einer Hand: Warum HOLY seit Jahren auf heyData setzt

HOLY und heyData arbeiten bereits seit mehreren Jahren zusammen. In dieser Zeit ist auch HOLY gewachsen: neue Märkte, zusätzliche Tools und immer komplexere Prozesse. Die Zusammenarbeit hat sich entsprechend weiterentwickelt – von einer zunächst eher reaktiven Unterstützung hin zu einer proaktiven Begleitung durch heyData.

Heute schätzt HOLY vor allem die Kombination aus externem Datenschutzbeauftragten, einer Plattform für die Dokumentation und festen Ansprechpartner, die bei konkreten Fragen pragmatische Lösungen anbieten.

“Bei heyData bekommst du gleich alles aus einer Hand: den DSB, eine Plattform, auf der alles dokumentiert ist, und feste Ansprechpartner:innen, die dir bei konkreten Fällen pragmatisch sagen, was zu tun ist, statt dir nur Paragrafen zu schicken. Gerade wenn man schnell wächst und keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen will, ist das ein echter Hebel.” - Fabian Plato, (Interim) General Counsel bei HOLY

Eine Erkenntnis aus der Zusammenarbeit: Externe Unterstützung kann viel auffangen, braucht aber auch ein internes Gegenüber. Erst als die Legal-Funktion bei HOLY die Verantwortung für das Thema übernommen hat, wurde Datenschutz stärker in die Unternehmensprozesse eingebunden.

Was HOLY anderen wachsenden Unternehmen deshalb mitgeben würde? Datenschutz nicht auf Dokumente zu reduzieren:

“Der Fehler, den man sich sparen sollte: Datenschutz nur auf Dokumente zu reduzieren. Eine gute Datenschutzerklärung bringt wenig, wenn eine Löschanfrage nicht in jedem System ankommt, also in Shop, E-Mail-Tool, WhatsApp und Reviews. Die Prozesse müssen sitzen.” - Fabian Plato, (Interim) General Counsel bei HOLY

Die Entwicklung bei HOLY zeigt, wie sich Datenschutz Schritt für Schritt in den Unternehmensalltag integrieren lässt. Mit einer klaren internen Verantwortung, verlässlichen externen Ansprechpartnerinnen und Prozessen, die auch bei weiterem Wachstum funktionieren.

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